SVN 012-GN10-2026- Exécutive Assistant G5

Job Description

Introduction

Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.

IOM is committed to ensuring a workplace where all employees can thrive professionally, while working towards harnessing the full potential of migration. Read more about IOM's workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates.

Organizational Context and Scope

En Guinée, l’OIM intervient dans plusieurs domaines, notamment dans l’assistance et la protection des migrants de retour vulnérables ainsi que de leurs communautés d’origine. Cette action vise à réduire la migration irrégulière, qui affecte particulièrement ces populations et les expose à des parcours migratoires dangereux, avec de nombreux risques et conséquences négatives.

C’est dans ce cadre que l’OIM guinée recrute un(e) assistant(e) exécutif de la cheffe de mission. En effet, l’assistant(e) exécutif devra avoir une compréhension extensive de l'organisation, de ses acteurs internes comme externes, ainsi que de ses objectifs et de sa mission.

Responsibilities

1. Sous la supervision hiérarchique et générale de la Cheffe de Mission (CdM), dans lecadre des activités de la mission de l’OIM en Guinée, l’assistant(e) exécutif seraresponsabledestâchessuivantes:                                                     

3. Fournirlesoutienadministratifnécessaireaubureaudel’OIMGuinée,permettant à la Cheffe de Mission de tirer le meilleur parti de son temps sur leleadershipstratégique;

4. Servirdepointdecontactprincipalpourlespartiesprenantesinterneset externessur lesquestions relativesàlamission;

5. Soutenir la Cheffe de Mission dans la planification inter-organisationnelle, ycompris le suivides initiativesinter-organisationnelles,des rassemblementset des réunions de coordination avec des ordres du jour établis et le suivi desactions;

6. Aider à garantir le fonctionnement harmonieux et efficace du bureau en tantqueliaisonprincipale,engageretinformertouteslespartiesprenantes,concevoir des systèmes de travail efficaces dans le maintien des calendriers,lapréparationlesréunions,lesuivis,etleclassementdesnotesenconséquence;

7. Gérer les affaires administratives quotidiennes de la mission, y compris lecalendrier de la cheffe de mission ; la planification de tous les rendez-vous /engagementsetfournirdesrappelspourles principauxsuivis.

8. Préparerdesprésentations,desnotesd'informationetdesrésumésderéunions pourlemanagement ;

9. Élaborationdes procès-verbaux desréunionsetsuivides actions;

10. Organiseretgérerlespréparatifsdevoyage(nationaux etinternationaux);

11. Servirdeliaisonaveclesdépartements,organisations,bureauxgouvernementauxetautres parties prenantes ;

12. D'autres tâchesquicorrespondentglobalementauxprincipalescontributions ci-dessustellesqu'attribuées.

Qualifications

Required Qualifications and Experience

Education

• Être titulaire d’un diplôme universitaire, en relation internationale, communication ou sciencesociales ou diplôme équivalent ;

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experience

• Expérience professionnelle documentée.

• Minimum de 3 ans d’expérience avec succès dans des emplois similaires.

• Avoir une expérience opérationnelle et sur le terrain des questions liées aux réfugiés et à la migration.

• Connaissance approfondie des outils électroniques AMADEUS, MIMOSA, I-Gator et SIMA ;

• Expérience l’organisation logistique des retours des migrants,

• Expérience dans les questions liées à la migration de réfugiés, l'élaboration de projets et la liaison avec les autorités gouvernementales et diplomatiques ainsi qu'avec les institutions internationales et les ONG.

Skills

Le/la candidat (e) doit démontrer les compétences suivantes :

• Excellentes compétences rédactionnelles et analytiques

• Solides compétences interpersonnelles et aptitude à la communication   interculturelle.

• Capacité de travailler sous pression

• Savoir interagir avec tous les niveaux de personnel, y compris le personnel des sous -bureaux et de la région.

• Surmonter les obstacles en utilisant des pratiques éthiques

• Excellente organisation, souci du détail et contrôle de la qualité, compétences avancées en gestion du temps, capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.

• Avoir une bonne connaissance des procédures administrative locale

• Connaissance approfondie des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint etc.)

• Respect du secret professionnel et de garantie de la confidentialité

• Protection des données du migrant,

Languages

• Pour tous les candidats, la maîtrise du Français est requise (oral et écrit).

• Avoir une connaissance en anglais et d’une des langues locales de la Guinée serait un atout.                

All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.

• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.               

Core Competencies – behavioural indicators Level 1

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.                                                                               

Managerial Competencies – behavioural indicators Level 2, if with direct reports

• Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
• Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
• Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
• Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
• Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings. 

Notes

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.

This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.

Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.

IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.

IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.

IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.

No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info