Fuel Management Assistant SC4, Jeremie, Haiti

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Titre du poste : Assistant(e) de gestion du carburant

Grade : SC4
Unité/Division : Administration/Logistique

Lieu d’affectation (ville, pays) : Jérémie, Haiti

Durée : 12 mois (renouvelable)

Date limite de candidature : 31 mai 2026

Ce poste est ouvert uniquement aux ressortissant(e)s haïtien(ne)s. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

Le FMS Assistant officiellement recruté, est un (e) des staffs privilégié(e)s du PAM pour assurer la saisie, la validation et la réconciliation des données de carburant dans FleetWave, le système de gestion de flotte du PAM.

OBJECTIF DU POSTE

Le Point Focal Data/FMS est chargé de la collecte, de la vérification, de la validation et de la saisie des documents de carburant dans Excel Outil et FleetWave. Il/elle assure également la réconciliation mensuelle des données et la production de rapports d’analyse de consommation de carburant.

KEY RESPONSIBILITIES (not all-inclusive, nor exhaustive):

Sous la supervision directe de l’administration et du chef du sous-bureau, ses responsabilités principales sont :

1. Collecte et saisie des documents

• Responsable de la collecte quotidienne des documents de carburant (bons de sortie, bons de livraison, bons de transfert).

• Assurer la mise à jour du système de gestion des rentrées et sorties des pièces de rechange des véhicules.

• Préparer les besoins des pièces de rechange en collaboration avec le mécanicien.

• Procéder à la création des Job Cards.

• Faire des inspections des stocks et préparer des rapports sur la quantité et la qualité des pièces reçues.

• Saisir les documents dans Excel Outil et FleetWave le jour même de leur réception.

• Valider les données de distribution d’Excel Outil et soumises via l’application mobile FMS :

  • Par les chauffeurs de véhicules légers du PAM.

  • Par les Fuel Attendants pour les services aux partenaires, générateurs et véhicules non-PAM.

2. Vérification et correction des erreurs

• Examiner les documents pour détecter d’éventuelles erreurs ou incohérences.

• Comparer les données saisies en Excel Outil et avec les photos et informations soumises via l’application FMS.

• Corriger toute anomalie avant validation finale dans Excel Outil et FleetWave.

3. Réconciliation mensuelle et rapportage

• Responsable de la réconciliation mensuelle entre :

  • Les données d’Excel Outil et de FleetWave.

  • Les niveaux physiques de carburant (jaugeages).

  • Le rapport mensuel Excel.

  • Les registres de carburant tenus par le Fuel Attendant.

• Produire un rapport d’analyse de consommation pour le site assigné au plus tard le 5 de chaque mois.

• Si basé à Port-au-Prince, produire un rapport consolidé pour l’ensemble du Bureau Pays.

4. Coordination et conformité

• Collaborer avec le Fuel Attendant pour résoudre les écarts de données.

• Être consulté pour les processus de certification et de réconciliation.

• Participer aux audits et inspections en fournissant les données numériques requises.

5. Exigences principales en matière de rapportage

• Saisie quotidienne complète et exacte dans Excel Outil et FleetWave.

• Rapport mensuel d’analyse de consommation basé sur les données consolidées.

• Archivage numérique des documents de carburant.

6. Autres tâches

• Réaliser, sur demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Education : Achèvement des études secondaires. Un certificat d’études post-secondaires dans le domaine administratif, finances, gestion ou autre domaine similaire

Expérience : Au moins quatre (4) ans d'expérience dans un poste lié à la gestion du carburant, ou dans un autre domaine de travail connexe, la réconciliation mensuelle des données et la production de rapports analytiques.

Knowledge and Skills:

• Bonne maîtrise des outils informatiques : logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word), de tablettes et de la navigation sur Internet

• Expérience en gestion de flotte, logistique ou saisie de données.

• Connaissance d’Excel et de FleetWave ou d’un système similaire est un atout.

• Rigueur et précision dans la saisie des données.

• Sens de l’organisation et respect des délais.

• Capacité à identifier et corriger les erreurs.

• Bonnes compétences en communication et en travail d’équipe.

Language: La maîtrise de l'anglais et du français, à l'écrit comme à l'oral, est requise.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

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All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

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