Asistente Administrativo SSR

La posición:

El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación de Naciones Unidas cuyo objetivo es contribuir a que cada embarazo sea deseado, cada parto sea sin riesgos y cada persona joven alcance su pleno desarrollo. Su trabajo se rige por las convenciones internacionales de Derechos Humanos y equidad de género en especial los acuerdos mundiales en temas de población recogidos en el Programa de Acción de la Conferencia Internacional de Población y de Desarrollo (CIPD) y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). En el Programa País, firmado por el Gobierno y UNFPA para el periodo 2023-2026, cuenta con cuatro componentes: (a) salud sexual y reproductiva; (b) adolescentes y jóvenes; (c) igualdad entre los géneros y empoderamiento de la mujer; (d) dinámica de población, sin embargo, la oficina país también desarrolla acciones en el ámbito humanitario, cada vez más enfocada en lograr el NEXUS. 

Se espera que el/la Asistente Administrativo/a se asegure de que los procesos operativos, financieros y logísticos se ejecuten de manera eficiente, transparente y oportuna, aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA. Esto sirve como un instrumento fundamental para garantizar el monitoreo, seguimiento y rendición de cuentas de los proyectos (especialmente en la respuesta humanitaria y en el apoyo a los socios implementadores), y contribuyendo al cumplimiento efectivo y de calidad de los objetivos programáticos de la Oficina.

Cómo puedes hacer la diferencia:

El UNFPA es el organismo principal de las Naciones Unidas encargado de lograr un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes alcancen su pleno potencial.  El plan estratégico del UNFPA (2022-2025) reafirma la pertinencia de la orientación estratégica actual del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; poner fin a las necesidades insatisfechas en materia de planificación familiar; y poner fin a la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados reflejan nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la consecución de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que nos lleva hasta 2030. Nuestro plan estratégico insta a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas a «reconstruir mejor», al tiempo que se abordan los efectos negativos de la pandemia de COVID-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, se recuperan los avances perdidos y se alcanzan nuestros objetivos.

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales, y que los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatas y candidatos que transformen, inspiren y logren resultados de gran impacto y sostenidos; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la gestión de los recursos que se le confían y que se comprometa a alcanzar la excelencia en los resultados de los programas.

Objetivo del puesto:

El / La LSC apoyará a la Oficina País de UNFPA Venezuela, específicamente en el área de administración contribuyendo con el seguimiento cercano de la implementación de los proyectos. 

Serás responsable de:

El / La LSC apoyará a la Oficina País de UNFPA Venezuela, específicamente al componente de Salud Sexual y Reproductiva (SSR), con las siguientes actividades: 

• Apoyo en la contabilidad financiera del proyecto que se le asigne. 
• Apoyo en la revisión, contabilidad financiera de la ejecución de los socios implementadores que se le asigne, incluyendo verificación de facturas y otros anexos. 
• Apoyo técnico para la rendición de cuentas a socios implementadores. 
• Apoyo en los procesos administrativos en la selección de socios implementadores, proveedores, consultores.
• Gestión administrativa para la realización de envíos por encomienda a terreno. 
• Preparar informes, incluido el desglose financiero. 
• Asistir en la contratación de servicios individuales para realizar tareas de duración determinada y ajenas al personal y, en caso de que se trate, el proceso de contratación de consultores. 
• Asistir en el proceso de adquisición de bienes y servicios, analizar y comparar cotizaciones y preparar las solicitudes de órdenes de compra / servicio.
• Preparar solicitudes de pago y garantizar información de soporte y documentos de soporte precisos. 
• Supervisar y confirmar la entrega y el estado adecuados de los bienes y servicios. 
• Realizar acciones para brindar la logística de conferencias, talleres o seminarios acompañando a la unidad de SSR en el proceso de selección de proveedores de servicios, materiales y bienes requeridos para eventos en general. 
• Respaldo en otras actividades administrativas cuando sea necesario. 
• Llevar a cabo cualquier tarea relacionada con la Oficina, según lo requiera el UNFPA. 
• Brindar apoyo administrativo para cumplir con los requisitos y procedimientos oficiales de viaje. 
• Ayudar en el proceso de planificación de viajes y actividades relacionadas, como preparar un presupuesto de viaje, hacer reservas, comprar billetes de avión, etc. 
• Mantener un registro de las actividades oficiales relacionadas con los viajes y realizar un seguimiento de su finalización.  
• Recopilar todos los documentos y transacciones relacionados.
• Otras según requerimientos específicos.

Cualificaciones y experiencia:

Formación académica:  

• Título superior universitario en administración de empresas, contaduría, finanzas o carreras afines. 

Experiencia, conocimiento, habilidades deseadas: 

• Experiencia con manejo de datos y sistematización de la información. 
• Experiencia en seguimiento financiero e inventarios de los proyectos.
• Experiencia en los procesos de procura y cadena de suministro y capacidad de interlocución y manejo de proveedores.
• Experiencia en la elaboración de informes periódicos o especiales de ejecución administrativa y financiera. 
• Conocimientos sobre la estructura humanitaria y experiencia en el trabajo de la respuesta humanitaria constituye una ventaja; 
• Conocimiento del funcionamiento de la cooperación internacional y, en especial, de las Naciones Unidas constituye una ventaja; 
• Capacidad de interlocución con autoridades y funcionarios del Estado y organizaciones de la sociedad civil.
• Competencias informáticas: manejo avanzado del paquete Microsoft Office: Word, Power Point, Excel.
• Conocimientos de la Suite de Google: Drive, Gmail, Google docs, Google Sheets, Google slides, Google Meet, etc. 
• Deseables conocimientos de Adobe.
• Conocimiento y experiencia con plataformas de gestión ERPs. 
• Conocimiento del sistema QUANTUM será valorado. 

Idiomas:

• Fluidez en el idioma español es un requerimiento. 
• Conocimiento básico del idioma inglés (deseable).

Competencias Requeridas: 

Valores:

• Ser un ejemplo de integridad,
• Demostrar compromiso con el UNFPA y el Sistema de las Naciones Unidas,
• Valorar la diversidad cultural,
• Aceptar el cambio

Competencias básicas: 

• Obtener resultados, 
• Asumir responsabilidades,
• Desarrollar y aplicar conocimientos profesionales y visión empresarial,
• Pensar de forma analítica y estratégica,
• Trabajar en equipo y gestionar nuestro propio rendimiento y nuestras relaciones,

Competencias Funcionales: 

• Gestionar eficazmente su tiempo y realizar un trabajo de alta calidad. 
• Asumir la responsabilidad de obtener los resultados esperados.
• Reconocer sus defectos y los del equipo, y aplicar las lecciones aprendidas para mejorar.
• Analizar las necesidades de la situación, pensar en las consecuencias de las distintas acciones y extraer conclusiones lógicas. 
• Ser conscientes de su papel y aceptarlo, y contribuir constructivamente al trabajo del equipo.
• Tolerar condiciones de estrés, incertidumbre o ambigüedad, y mantener una actitud positiva y trabajo de forma productiva.
• Fomentar una cultura de comunicación regular y predicar con el ejemplo, comunicándose externamente siendo proactivos y utilizando «una sola voz», e internamente compartiendo las mejores prácticas y conocimientos entre oficinas y equipos.

Competencias directivas (si procede):

• Aportar visión y enfoque estratégicos; 
• Liderazgo; 
• Relacionamiento y comunicación con socios y aliados (internas y externas); 
• Toma de decisiones

Remuneración y prestaciones:

Este puesto ofrece un atractivo paquete retributivo que incluye días de vacaciones, seguro médico y pagos adicionales para pensiones y cotizaciones a la seguridad social.

Entorno laboral del UNFPA:

El UNFPA ofrece un entorno laboral que refleja los valores de igualdad de género, diversidad, integridad y un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal. Estamos comprometidos con garantizar la paridad de género en la organización y, por lo tanto, animamos a las mujeres a presentar su candidatura. Se anima encarecidamente a presentar su candidatura a personas de la comunidad LGBTQIA+, grupos étnicos minoritarios, poblaciones indígenas, personas con discapacidad y otros grupos infrarrepresentados. Se pueden proporcionar adaptaciones razonables a los solicitantes con discapacidad que lo soliciten, para facilitar su participación en el proceso de selección. El UNFPA promueve la igualdad de oportunidades en materia de nombramiento, formación, remuneración y selección para todos, independientemente de las características personales y las dimensiones de la diversidad. La diversidad, la equidad y la inclusión son fundamentales para la plantilla del UNFPA: haga clic aquí para obtener más información.

Aviso legal:

La selección y contratación de personal de LSC puede estar sujeta a comprobaciones de antecedentes y referencias, autorización médica y otros requisitos administrativos.

El UNFPA no cobra ninguna tasa de solicitud, tramitación, formación, entrevista, prueba u otra tasa relacionada con el proceso de solicitud o selección, y no recaba información sobre las cuentas bancarias de los candidatos.