Assistant(e) de gestion SC-4

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WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Intitulé du poste : Assistant(e) de gestion SC-4

Lieu d’affectation : Port au Prince, Haiti

Unité/Division : Administration

Type de contrat :Contrat de service

Durée : 1 an renouvelable

Superviseur : Responsable de l’Administration

Contexte et objectif

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) a besoin d’un appui administratif et logistique efficace pour garantir le bon fonctionnement de ses opérations. L’Assistant Administratif (SC4) soutiendra la gestion, le contrôle des stocks, la distribution et le suivi des articles non alimentaires (NFI) et des fournitures de bureau, afin d’assurer leur disponibilité en temps opportun et leur traçabilité dans l’ensemble des opérations du PAM.

Ce rôle contribue au maintien de l’efficacité opérationnelle et au respect des procédures administratives du PAM.

Objectifs de Poste

• Assurer une gestion efficace des stocks de NFI et de fournitures de bureau
• Soutenir l’approvisionnement et le réapprovisionnement en temps opportun
• Maintenir des systèmes d’enregistrement, de suivi et de reporting fiables
• Garantir des mécanismes appropriés de stockage, distribution et contrôle
• Renforcer la conformité aux politiques du PAM et aux contrôles internes

Fonctions et responsabilités

- Gestion des stocks

• Tenir à jour les registres d’inventaire de tous les NFI et fournitures de bureau à l’aide des systèmes et utils du PAM.
• Effectuer des inventaires physiques réguliers (mensuels/trimestriels) et rapprocher les écarts.
• Suivre les niveaux de stock et initier les demandes de réapprovisionnement en temps utile.
• Assurer la classification, l’étiquetage et l’organisation adéquats des stocks.

- Appui aux achats

• Aider à la préparation des demandes d’achat pour les NFI et fournitures de bureau.
• Suivre l’état des achats et coordonner avec les unités d’approvisionnement.
• Assurer le suivi des livraisons et vérifier la conformité des articles reçus avec les bons de commande.

- Stockage et coordination des entrepôts

• Veiller à des conditions de stockage appropriées pour les NFI et les fournitures de bureau.
• Maintenir des installations de stockage sûres, sécurisées et ordonnées conformément aux normes du PAM.
• Appuyer les processus de sortie des stocks et la documentation associée.

- Distribution et délivrance

• Traiter et suivre les demandes de fournitures et de NFI des différentes unités.
• Assurer une distribution rapide et maintenir une documentation adéquate (bons de sortie, etc.).
• Suivre les tendances de consommation et identifier les inefficacités potentielles.

- Tenue des registres et rapports

• Maintenir des registres précis et à jour (manuels et électroniques).
• Préparer des rapports périodiques sur les stocks et la consommation.
• Appuyer les audits en fournissant les documents requis et les explications nécessaires.

- Conformité et contrôles

• Veiller au respect des règles administratives, financières et d’approvisionnement du PAM.
• Mettre en œuvre des mesures de contrôle interne pour prévenir les pertes, abus ou fraudes.
• Signaler toute anomalie ou irrégularité au superviseur.

- Appui administratif

• Fournir un appui administratif général au bureau selon les besoins.
• Contribuer à la coordination logistique des activités et événements du bureau.
• Maintenir les systèmes d’archivage et de documentation.

- Résultats attendus

• Base de données d’inventaire des NFI et fournitures à jour
• Rapports mensuels de stock et de consommation
• Suivi précis et ponctuel des processus d’approvisionnement
• Registres de stockage et de gestion des stocks correctement tenus
• Documentation conforme et prête pour les audits

EXPÉRIENCE REQUISE POUR LE POSTE

Formation

• Diplôme de fin d’études secondaires
• Une certification en administration, logistique ou chaîne d’approvisionnement est un atout

Expérience

• Minimum de 4 ans d’expérience pertinente en administration, gestion des stocks ou logistique
• Une expérience des systèmes de gestion des stocks est souhaitable
• Une expérience au sein d’organisations internationales ou ONG constitue un avantage

Compétences

• Solides capacités d’organisation et de tenue des registres
• Maîtrise des outils MS Office (Excel, Word)
• Grande attention aux détails et à la précision
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais
• Bonnes compétences en communication et en travail d’équipe
• Connaissance des systèmes et procédures du PAM est un atout

Langues

• Maîtrise de francais (écrit et oral)
• Une connaissance de base de l'anglais est un atout
• La connaissance des langues locales est un atout

Indicateurs de performance

• Exactitude des registres d’inventaire
• Rapidité des processus d’approvisionnement et de réapprovisionnement
• Respect des procédures du PAM
• Qualité et ponctualité des rapports
• Réduction des écarts et pertes de stocks

Conditions de travail

• Poste basé au bureau avec interactions fréquentes avec les zones de stockage/entrepôts
• Possibilité d’heures supplémentaires lors des audits ou des périodes d’activité intense et visites sur le terrain.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

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REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

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• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.