Business Support Assistant (DCD Support Services) SC5, Port-au-Prince, Haiti

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Ce poste est basé à Port-au-Prince, Haïti, et relève du Directeur pays adjoint (Services de support). Le titulaire fournit un appui de haut niveau au front office afin d’assurer la coordination efficace des priorités, la gestion des flux d’information et la bonne conduite des processus administratifs au sein du bureau.

À ce niveau, le titulaire est appelé à assumer la responsabilité d’un ensemble d’activités complexes d’appui aux opérations, nécessitant l’interprétation des politiques et procédures établies. Le rôle implique une gestion autonome des priorités, une garantie de l’exactitude et de la ponctualité des informations, ainsi qu’une coordination avec de multiples parties prenantes internes et externes. Le titulaire est également appelé à formuler des recommandations pour appuyer la prise de décision et peut encadrer ou coordonner le travail de collègues plus juniors.

OBJECTIF DU POSTE

Assurer la mise en œuvre d’un large éventail de processus et d’activités d’appui administratif et opérationnel dans un domaine fonctionnel spécifique, afin de garantir la qualité et l’efficacité des services fournis.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (liste non exhaustive, dans le cadre des responsabilités déléguées)

Sous la supervision du Directeur pays adjoint, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :

• Fournir un appui exécutif complet au Directeur pays adjoint, en assurant une gestion efficace des priorités, des flux de travail et des opérations quotidiennes.

• Gérer et coordonner l’agenda du DCD, en veillant à la préparation en temps opportun, au contrôle qualité et à l’alignement des documents et notes de briefing avec les parties prenantes concernées.

• Coordonner les déplacements officiels et les aspects logistiques, en collaboration avec les unités Fleet, Administration et les partenaires externes, afin d’assurer des missions efficaces et conformes aux procédures.

• Mettre en place et maintenir des systèmes structurés de classement, d’archivage et de bases de données, en garantissant l’exactitude, l’accessibilité et la conformité aux politiques organisationnelles.

• Préparer, réviser et consolider des rapports, correspondances, notes de briefing et autres documents, y compris la réalisation de recherches de fond et le respect des standards institutionnels.

• Répondre à des demandes complexes d’appui administratif, en fournissant des réponses précises, rapides et orientées vers des solutions.

• Superviser et garantir l’intégrité des processus administratifs et des systèmes de gestion des données, contribuant ainsi à une prise de décision efficace et à une bonne circulation de l’information.

• Réviser et assurer la qualité des documents et correspondances, en formulant des recommandations pour améliorer leur clarté, exactitude et conformité.

• Identifier, évaluer et recommander des améliorations des processus et procédures d’appui, afin d’accroître l’efficacité et la qualité des services.

• Fournir une gamme complète de services d’appui administratif complexes et coordonnés, contribuant au bon fonctionnement des opérations et au soutien de la direction.

• Assurer le suivi et la gestion de systèmes de traçabilité pour les documents nécessitant l’approbation du DCD (demandes de voyage, bons de commande, SOA, workflows DocuSign, etc.), en garantissant un suivi en temps opportun et une transparence adéquate.

• Appuyer l’organisation et la coordination des réunions, comités et événements, y compris le comité de bien-être, en assurant la planification, la documentation et le suivi adéquats.

• Fournir un appui de coordination et des orientations aux collègues plus juniors, afin d’assurer la cohérence et la qualité des services d’appui.

• Exécuter toute autre tâche connexe requise pour appuyer les priorités du bureau.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

Formation : Diplôme de fin d’études secondaires requis. Un diplôme universitaire d’un établissement reconnu en administration des affaires ou dans un domaine connexe est hautement souhaité.

Expérience : Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle progressive dans un domaine pertinent, incluant une expérience en appui administratif général.

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

• Connaissance des pratiques et méthodes administratives courantes, acquise à travers une formation technique et une expérience professionnelle pertinentes.

• Capacité à établir et maintenir des relations de travail avec divers interlocuteurs afin de fournir un service d’appui de qualité.

• Capacité à effectuer des analyses de données de base et à résoudre de manière autonome des problèmes nécessitant une attention particulière.

• Aptitude à suivre et enregistrer des transactions financières.

• Bonnes compétences en communication pour échanger des informations et interagir avec différents interlocuteurs.

• Capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.

LANGUES : La maîtrise de l’anglais et du français est requise.