Asistente de Apoyo Operativo (Logística) SSA4

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

CONTEXTO ORGANIZATIVO
Este puesto se encuentra adscrito a la Oficina País, dentro del área de Logística, brindando apoyo operativo y administrativo a los procesos relacionados con importaciones, gestión de inventarios, commodity accounting, soporte a sistemas institucionales (LESS, SUNAGRO, EDP) y otras actividades logísticas, en coordinación con distintas áreas de la oficina (Programas, Finanzas, Adquisiciones y socios externos).
El/la titular del puesto rendirá cuentas al Oficial de Logística. El trabajo se desarrollará con supervisión directa, ejecutando tareas operativas y administrativas estándar que requieren precisión, organización y coordinación continua con actores internos y externos.
En este nivel, se espera que el/la Auxiliar de Apoyo Operativo contribuya al funcionamiento eficiente de las operaciones logísticas mediante la correcta ejecución de procesos definidos, el mantenimiento de registros confiables y el apoyo oportuno a la resolución de incidencias operativas.
 

FINALIDAD DEL PUESTO
Brindar apoyo operativo y administrativo especializado a la unidad de Logística de la Oficina País, contribuyendo a la correcta gestión de procesos de importación, inventarios, commodity accounting y soporte a sistemas institucionales, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y facilitando la continuidad de las operaciones logísticas de la Oficina País.
 

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
(Lista indicativa y no exhaustiva)
1. Soporte a Commodity Accounting y sistemas institucionales
• Apoyar la identificación y revisión de errores operativos en LESS (ERP) relacionados con operaciones logísticas.
• Dar seguimiento administrativo a tickets LESS (ERP) (ajustes por redondeo, creación de kits, loading/unloading points y food delivery points).
• Apoyar la actualización de tablas maestras y el registro de información estándar en coordinación con Programas y Logística.
• Apoyar la descarga, organización y consolidación de reportes logísticos y de commodity accounting para fines operativos.

2. Apoyo a conciliaciones y reportes operativos
• Apoyar el registro y seguimiento de información para conciliaciones de inventarios y commodities (LESS (ERP), PICC, OTAS).
• Colaborar en el seguimiento de diferencias identificadas con Programas y en la organización de documentación de soporte.
• Apoyar la recopilación de información para reportes operativos y KPIs logísticos

3. Apoyo a procesos de importación y desaduanaje
• Apoyar la revisión y organización de documentos de importación, asegurando su integridad y conformidad con los requisitos establecidos.
• Colaborar en el armado de expedientes para solicitudes de Franquicia Diplomática y permisos ante COMEX.
• Apoyar la gestión y seguimiento de solicitudes ante Cancillería y portales oficiales correspondientes, bajo supervisión.
• Compartir documentación con agentes aduanales, superintendentes y otras contrapartes, dando seguimiento administrativo a los procesos.
• Apoyar la revisión de prefacturas de desaduanaje y el envío de información para la creación de órdenes de compra (PO) y SES relacionadas con servicios logísticos.

4. Apoyo a la gestión logística e inventarios
• Apoyar la actualización y mantenimiento de cuadros de arribo de mercancías, inventarios y registros logísticos.
• Brindar soporte en la certificación de inventarios y en la revisión de reportes de inspección de commodities.
• Apoyar la revisión, seguimiento y corrección de diferencias de inventario, bajo la guía del supervisor.
• Colaborar en la organización de documentación física y digital (carpetas y SharePoint) relacionada con importaciones y logística.

5. Apoyo a procesos institucionales y coordinación externa
• Apoyar actividades administrativas relacionadas con SUNAGRO, incluyendo registro de entes, seguimiento básico de inventarios y organización de información.
• Apoyar la elaboración de comunicaciones y cartas dirigidas a instituciones del Estado, según instrucciones del supervisor.
• Colaborar en la coordinación logística de actividades específicas como misiones, inspecciones o procesos especiales (PICC, track & trace), cuando sea requerido.

6. Apoyo transversal a la Oficina País
• Coordinar con distintas áreas para facilitar el flujo de información y documentación logística.
• Mantener registros organizados, confiables y actualizados en los sistemas y archivos de la unidad.
• Realizar otras tareas operativas y administrativas afines que le sean asignadas, de acuerdo con las necesidades de la Oficina País.
OTROS REQUISITOS DEL PUESTO
(El/la responsable del puesto determinará los detalles)
El puesto puede requerir apoyo temporal reforzado en períodos de incremento de importaciones, apertura de nuevos puntos de atención (EDP, FDP) o implementación de nuevas herramientas y procesos operativos

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.