The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
APERÇU DU POSTE
Le/la Responsable Financier(ère) – Comptabilité est un poste clé qui apporte un soutien aux programmes de l'IRC dans le cadre de la réponse Ebola. Le poste assure la supervision financière de la comptabilité de l'IRC. Il/elle sera chargé(e) du renforcement des capacités de l'équipe financière et non financière afin d'améliorer leur gestion financière et leur capacité administrative. Basé(e) au bureau de Bunia, il/elle supervise les opérations financières quotidiennes. Il/elle travaille avec l'équipe Comptabilité et Partenariats pour assurer la tenue et la supervision de la comptabilité, de la trésorerie et des exigences de reporting financier, afin de s'assurer que toutes les opérations financières sont effectuées conformément aux politiques et procédures de l'IRC.
Ce poste relève techniquement du Directeur Adjoint des Finances d'Urgence.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
Gestion financière interne
Effectuer la vérification financière des Bons d'Achat (BA) et des analyses d'offres en s'assurant de l'exactitude du codage, de la disponibilité des fonds et du respect des procédures IRC pour toutes les transactions liées aux comptes fournisseurs.
Effectuer la vérification des dépenses de paiements, de voyages et d'avances afin de s'assurer de l'adéquation des pièces justificatives et de la conformité avec les politiques et procédures de l'IRC pour toutes les transactions liées à la gestion des partenaires et non-partenaires.
Préparer et téléverser dans Integra tous les journaux de rapports financiers et les écritures de journaux de paiements, en vérifiant leur exhaustivité et leur exactitude avant la validation.
Tenir à jour le suivi des avances de tout le personnel et des fournisseurs ainsi que les liquidations de dépenses, et travailler en étroite collaboration avec le Directeur Adjoint des Finances et les autres officiers de terrain pour rapprocher tous les avances.
Veiller à ce que le rapport financier de gestion issu de l'analyseur Excel soit partagé avec le DAF pour le SMT.
Solliciter auprès du Directeur Adjoint des Finances des orientations sur les questions de comptabilité et de contrôle interne.
Gestion des partenariats
Gestion financière des partenaires
Veiller à ce que la gestion des partenaires soit conforme au manuel PEERs (sélection, renforcement des capacités, reporting, suivi et vérifications, groupe de travail, etc.).
Participer à l'Évaluation de la Capacité des Partenaires (ECP) des partenaires potentiels selon les besoins et contribuer aux efforts d'analyse collaborative et de gestion des risques matériels identifiés.
Travailler en collaboration et de manière solidaire avec les partenaires pour élaborer et finaliser les budgets et les amendements budgétaires, ainsi que (dans le cas d'accords de partenariat basés sur des jalons) pour déterminer le chiffrage des jalons.
Examiner les projets de clauses des accords de partenariat relatifs aux avances, au reporting et à toutes conditions spéciales liées aux finances.
Pour les accords de partenariat à remboursement de coûts, convenir avec les partenaires des pièces justificatives spécifiques requises pour chaque type de coût, en adaptant les exigences standard au contexte opérationnel et au partenaire.
Participer aux Réunions d'Ouverture, de Suivi et de Clôture des Projets de Partenariat, notamment pour examiner les succès, défis et leçons apprises avec le partenaire, et capitaliser les bonnes pratiques financières pour les futurs partenariats.
Travailler en collaboration avec les partenaires pour assurer la mise à disposition en temps voulu des financements conformément à l'accord de partenariat afin d'assurer la continuité du programme, en garantissant une communication claire avec le partenaire et une résolution efficace lorsque cela n'est pas possible pour quelque raison que ce soit.
Collaborer avec les partenaires pour assurer l'exhaustivité, l'exactitude et la correction des rapports financiers et des demandes de trésorerie.
Examiner les rapports financiers des partenaires (et les rapports narratifs pour cohérence) ainsi que les pièces justificatives afin de vérifier la conformité avec l'accord de partenariat, les réglementations des bailleurs et les politiques de l'IRC, et fournir un retour au partenaire selon le cas.
Suivre les budgets des partenaires et les dépenses réelles en collaboration avec les coordinateurs techniques, identifier les problèmes et travailler de manière proactive et collaborative avec les partenaires pour les résoudre.
Piloter la vérification et la réflexion financières (suivi) en temps voulu et de manière efficace, identifier les actions de suivi appropriées, et fournir les rapports complétés au Responsable des Partenariats.
Contribuer à la clôture des accords de partenariat, notamment en matière de vérification financière et de confirmation des actifs.
Participer à l'évaluation de la performance du partenaire, de l'IRC et du partenariat, notamment les succès, défis et leçons apprises.
Examiner le système interne de conservation des documents des partenaires pour assurer la conformité avec les politiques de l'IRC et les lois locales.
S'assurer que les partenaires disposent de procédures suffisantes pour la conservation des documents, un classement approprié et systématique facilitant l'accès.
Examiner et consolider les projections de trésorerie soumises par tous les partenaires et les partager avec le/la Coordinateur/trice Financier(ère).
Veiller au transfert de trésorerie dans les délais aux partenaires.
Être membre de droit du Groupe de Travail sur les Partenariats (GTP) et participer activement à toutes les réunions.
Autres tâches comptables
Superviser et veiller à ce que les opérations comptables quotidiennes et les activités de trésorerie du programme pays soient effectuées conformément aux politiques et procédures de l'IRC.
S'assurer que toutes les pratiques en pays sont conformes aux politiques et procédures de l'IRC et des bailleurs.
Vérifier les transactions financières pour s'assurer de la disponibilité de pièces justificatives adéquates.
Veiller à l'enregistrement précis des transactions financières dans leurs centres d'imputation de coûts respectifs.
Tenir à jour le système comptable de l'IRC en s'assurant que toutes les données comptables sont mises à jour, rapprochées et correctement justifiées.
Superviser la formation du personnel financier et leur apporter un soutien technique.
Rapprocher les comptes du bilan et s'assurer que tous les soldes en suspens sont apurés dans le même mois.
Calculer et apurer l'allocation des coûts mutualisés chaque mois.
Servir de point focal pour les procédures de clôture de fin de mois et veiller au partage dans les délais du fichier de package analytique avec le siège dans le délai imparti.
Assurer le suivi des PRTS avec le personnel concerné de la Chaîne d'approvisionnement et des autres départements pour garantir la clôture correcte des subventions, en vérifiant que toutes les dépenses ont été saisies et rapportées avec précision.
Examiner la paie du personnel national préparée par les RH, pour l'exactitude des calculs et l'exhaustivité.
Préparer le bon de journal de paie mensuel à saisir dans le logiciel comptable.
Générer les rapports comptables et financiers du Système Integra nécessaires pour la clôture mensuelle.
Autres responsabilités
Toute autre tâche pertinente assignée par le/la Directeur/trice Adjoint(e) des Finances.
EXIGENCES DU POSTE
Master en comptabilité, finance et économie ou équivalent.
Expérience significative d'au moins quatre (4) ans à un poste similaire.
Bonne expérience du travail dans des interventions de développement ou humanitaires, incluant au moins cinq ans d'expérience de vie et de travail sur le terrain dans des pays en développement et en transition.
Connaissance des procédures des bailleurs tels qu'ECHO, SIDA, UE, USAID, CDCS, etc.
Connaissance des systèmes ERP (Microsoft Dynamics 365).
Capacité à assumer des responsabilités de manière autonome avec un minimum de soutien technique.
Capacité à travailler en équipe, à la gérer et à s'engager dans la formation et le développement du personnel.
Capacité à opérer efficacement dans un environnement complexe.
Capacité à identifier les priorités appropriées et à répondre efficacement à des besoins multiples et simultanés.
Bonne maîtrise de l'anglais et du français (bonnes compétences en communication écrite et orale).
Très bonnes compétences organisationnelles.
Proactif(ve) et autonome.
Compétences interpersonnelles avérées permettant d'interagir avec des personnes de différentes cultures.
Courtoisie et bonne communication écrite et orale.
Agir avec intégrité dans l'exercice des fonctions au nom de l'IRC et dans le strict respect des valeurs IRC.
Maîtrise des outils informatiques.
LANGUES
Une maîtrise professionnelle à l'oral et à l'écrit du français et de l'anglais est requise.
PROFESSIONAL STANDARDS
All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.
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