Asistente Ejecutiva

UN Women is the United Nations organization dedicated to promoting gender equality and women's empowerment. As a global advocate for women and girls, UN Women was established to accelerate the progress it will lead to improving women's living conditions and to respond to the needs they face around the world.

UN Women supports UN Member States in setting international standards to achieve gender equality and works with governments and civil society to create the laws, policies, programmes and services needed to ensure that standards are implemented effectively and that they truly benefit women and girls around the world. It works globally to make the Sustainable Development Goals a reality for women and girls, and promotes women's equal participation in all walks of life.

ONU Mujeres, fundamentada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja por la eliminación de la discriminación contra las mujeres y las niñas; el empoderamiento de las mujeres; y el logro de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria, la paz y la seguridad. Bajo la supervisión de la Representante de ONU Mujeres en Ecuador, la/el Asociada/o Ejecutiva/o es responsable de brindar una variedad de apoyo administrativo ejecutivo a la Representante de ONU Mujeres, manteniendo plena confidencialidad en todos los aspectos de la asignación y, en estrecha coordinación con el área de operaciones y el personal, de gestionar el flujo eficiente de información y comunicaciones para garantizar la difusión expedita de la información, la acción oportuna y el cumplimiento de los plazos establecidos.

1. Brindar apoyo general administrativo y operativo a la Representante de ONU Mujeres, en cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas y procedimientos de ONU Mujeres:

• Organizar y mantener actualizada la agenda de la Representante de ONU Mujeres.

• Gestionar reservas de viajes y hoteles, preparar autorizaciones de viaje, procesar solicitudes de visas y de dietas diarias de subsistencia (DSA), tarjetas de identificación y otros documentos; actuar como responsable de la gestión de viajes en el sistema.

• Organizar envíos, gestionar trámites de despacho aduanero y preparar la documentación correspondiente para los envíos de ONU Mujeres, tanto recibidos como enviados.

• Realizar los arreglos logísticos, administrativos y financieros necesarios para la organización de reuniones, eventos y talleres.

• Organizar y asistir a reuniones y eventos, así como preparar actas, minutas y resúmenes.

• Preparar y compilar materiales informativos y presentaciones en PowerPoint para reuniones, misiones y otros eventos clave.

• Organizar y dar seguimiento al sistema de archivo de la oficina; mantener actualizado el listado de contactos de la oficina de Ecuador; actualizar las listas electrónicas de distribución.

• Dar seguimiento a plazos, compromisos y tareas pendientes.

• Gestionar los archivos administrativos relacionados con los viajes de misión y los informes de misión de la Representante.

• Monitorear la gestión logística del transporte, en coordinación con el conductor de la oficina.

2. Brindar apoyo efectivo en comunicación y gestión de información a la Oficina de Ecuador:

• Facilitar el flujo de información y comunicación entre la Oficina de la Representante de ONU Mujeres y otras unidades dentro o fuera de ONU Mujeres.

• Revisar, priorizar y canalizar la correspondencia dirigida a la Oficina de la Representante de ONU Mujeres y enviada desde esta; realizar seguimiento proactivo y mantener informado al personal correspondiente; contestar y filtrar llamadas para la Representante con tacto y discreción.

• Responder consultas o derivarlas a las unidades correspondientes para asegurar una acción o respuesta oportuna.

• Preparar correspondencia rutinaria y circulares internas; revisar documentos e informes para asegurar la corrección de ortografía, puntuación y formato.

• Mantener y organizar archivos físicos y electrónicos actualizados para facilitar su acceso y recuperación; garantizar la custodia segura de materiales confidenciales.

• Apoyar en la preparación y finalización de traducciones informales; actuar como intérprete cuando sea requerido.

3. Brindar apoyo a las actividades de relaciones externas de la Oficina de Ecuador:

• Facilitar la interacción de la Representante con diversos socios externos mediante comunicación escrita, verbal y electrónica, así como mediante relaciones colaborativas y proactivas con contrapartes y colegas de oficinas asociadas.

• Verificar la numeración actualizada de la correspondencia y asegurar que los archivos se mantengan al día.

• Recibir y dar la bienvenida a altas autoridades, funcionarios/as de alto nivel y visitantes.

• Atender asuntos de protocolo, recibir a visitantes y autoridades de alto nivel, y coordinar los arreglos logísticos relacionados con sus visitas.

4. Desempeñar otras funciones dentro de su perfil funcional, según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y de la Organización.