Assistant, Fleet (Responsable de la flotte)

Sous la supervision directe du Responsable de la Logistique et l'appui technique du Global Fleet and Logistics Hub, l'agent chargé de la flotte facilitera et coordonnera la gestion de la flotte en assurant une utilisation optimale de la flotte de véhicules sur le terrain. Le titulaire du poste sera basé a Bunia et coordonnera l’ensemble de la flotte se trouvant a Bunia, Mungbwalu et Beni.

Job Duties and Responsibilities

Gestion de la flotte

• Fournir un soutien aux Sociétés nationales pour améliorer leurs capacités de gestion de la flotte.
• Promouvoir activement les services de flotte auprès des Sociétés nationales, y compris l'accès au PRV, les dispenses d'achat, la gestion opérationnelle de la flotte et les conseils.
• Soutenir l'enregistrement des véhicules, l'entretien, les demandes de réparation et le renouvellement des assurances.
• Rapports sur les accidents/incidents de véhicules pour la FICR et les membres.
• Enregistrement des données de la flotte (carburant et kilométrage, entretien, accident, détails du conducteur)
• Rapport mensuel sur le carburant et l'entretien - feuille Excel
• Création et mise à jour des dossiers des véhicules et des conducteurs de la FICR
• Contrôle global et rotation de la flotte de véhicules et des conducteurs
• Gestion de la répartition des véhicules et du transport, y compris le suivi des mouvements des véhicules.
• Gestion des performances des conducteurs
• Coordination des demandes de carburant et d'entretien des véhicules avec le responsable des services de soutien
• Gérer les procédures d'utilisation des véhicules par les personnes autorisées à utiliser les véhicules du PRV conformément aux " Règles et règlements des conducteurs ".
• Fournir un soutien et des conseils aux délégués, au personnel national, au personnel des Sociétés nationales et aux volontaires sur les procédures de conduite des véhicules de la Fédération et la formation des conducteurs.
• Rapport mensuel des demandes de transport - format feuille Excel

Traitement des paiements

• S'assurer que les factures en lien avec les réparations des véhicules et la fourniture de carburant et les bons de livraison sont enregistrées sur Apple Payment System pour le traitement des factures.
• Télécharger toutes les pièces justificatives sur chaque facture et les soumettre pour approbation et paiement.
• Assurer le suivi jusqu'à ce que le paiement, en lien avec la flotte, soit effectué.

Job Duties and Responsibilities (continued)

• Travailler activement à la réalisation des objectifs du Secrétariat de la Fédération
• Respecter les principes et les règles de conduite de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge et travailler conformément à ceux-ci.
• S'acquitter de toutes les autres tâches et responsabilités liées au travail qui peuvent lui être confiées par son supérieur hiérarchique.

Education

• Diplôme en gestion logistique. Formation post-universitaire souhaitée
• Qualification professionnelle en mécanique, en gestion de flotte et ou de transport

Experience

• Un minimum de 3 ans d’expérience en gestion de la flotte et dispatching dans un domaine humanitaire
• Très bonnes notions en mécanique et gestion du transport
• Expérience dans le travail de la Croix-Rouge/Croissant-Rouge est un atout
• Expérience dans le travail humanitaire

Knowledge, Skills and Languages

• Autonomie en informatique (Windows, tableurs, traitement de texte et PowerPoint)
• Connaissance du fonctionnement des équipements de bureau de base tels que les scanners, les photocopieurs, les téléphones et les imprimantes.
• Compétences et aptitudes mécaniques
• Bonne connaissance et familiarité avec les voyages et la conduite en RDC et bonne connaissance des routes de la RDC, plus particulièrement du Nord-Kivu, du Sud-Kivu, Tanganyika et du Kasai.
• Bonne connaissance des normes de la flotte de l'IFRC (procédures, outils et directives
• Capacité à traiter les gens de manière professionnelle dans tous types de situations.
• Capacité à identifier et à signaler les problèmes mécaniques, électriques ou de sécurité potentielle sur les véhicules.
• Capacité à travailler dans un environnement interculturel et interfonctionnel.
• Solides compétences interpersonnelles et bonne compréhension de l'organisation mondiale
• Compétences en communication écrite et verbale requises pour les interactions à tous les niveaux
• Capacité à effectuer des calculs mathématiques simples et à rédiger des rapports.
• Aptitudes à la négociation et à la persuasion
• Compétences en gestion (capacité à gérer les chauffeurs) et à assurer le suivi de la répartition des véhicules.
• Bon niveau de français parlé et écrit
• La connaissance intermédiaire de l’anglais est necessaire