Fleet Assistant

Job Description

Introduction

Contexte organisationnel et champ d’action

Sous la supervision générale Chef de la gestion des ressources (Head of Resource Management) et la supervision directe du Chargé de la chaîne d’approvisionnement (Supply Chain Officer), le/la titulaire du poste sera chargé(e) de fournir un appui efficace et efficient aux activités de transport de la mission, conformément aux procédures, règles et règlements de l’OIM. Plus précisément, le/la candidat(e) retenu(e) exercera les fonctions suivantes :

Responsibilities

1. Assister le Supply Chain Officer dans la coordination des mouvements de tous les véhicules de la mission en République centrafricaine. Préparer le programme quotidien des mouvements des véhicules en coordination avec les responsables de programmes et les chefs d’unité.

2. Assurer l’immatriculation et l’obtention des licences des véhicules et veiller à ce qu’elles soient toujours à jour.

3. Assurer le suivi du système de carnets de bord pour l’ensemble des véhicules. Vérifier et valider l’exactitude des informations saisies dans les carnets de bord par les chauffeurs et les membres du personnel international autorisés par le Chef de Mission à conduire les véhicules de l’OIM.

4. Assurer le suivi de l’entretien et de la maintenance des véhicules.

5. Assurer le suivi du ravitaillement en carburant des véhicules. Les véhicules doivent être ravitaillés chaque week-end et le dernier jour de chaque mois.

6. Veiller à la réalisation des contrôles hebdomadaires des véhicules.

7. Assurer la gestion et l’analyse des données relatives à la consommation des véhicules.

8. Assurer le suivi des documents liés aux achats ainsi que l’archivage des documents des véhicules (assurances, cartes grises, rapports d’accident, ordres de réparation, factures de réparation, carnets de bord, rapports, etc.). Tenir à jour les registres des véhicules.

9. Veiller à ce que tous les véhicules de la mission soient maintenus propres (intérieur et extérieur), correctement entretenus et en bon état de fonctionnement en permanence.

10. Signaler immédiatement à l’Assistant principal de flotte tout problème lié au transport ou à la répartition des véhicules.

11. Vérifier que tous les membres du personnel international disposent d’un permis de conduire valide (de préférence un permis national, un permis de conduire international ou un permis délivré par leur pays d’origine).

12. Vérifier et faciliter le signalement, par les chauffeurs et les membres du personnel international conduisant les véhicules de l’OIM, de tout accident impliquant un véhicule ou de toute observation concernant ses performances, dans les meilleurs délais.

13. Gérer la petite caisse de la section de gestion de flotte et veiller à la soumission en temps voulu des rapports de liquidation à l’unité des finances.

14. Assister l’Assistant principal de flotte dans la supervision des chauffeurs.

15. Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée

Qualifications

Required Qualifications and Experience

FORMATION

• Diplôme d’études secondaires avec quatre (4) années d’expérience professionnelle pertinente, ou

• Diplôme universitaire administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe délivré par un établissement académique accrédité avec deux (2) années d’expérience professionnelle pertinente.

• Une certification en achats, logistique ou gestion de la chaîne d’approvisionnement constitue un atout.

Les universités accréditées sont celles figurant dans l' UNESCO World Higher Education Database.

Experience

• Expérience dans les domaines des achats et de la logistique ainsi que dans les relations avec les fournisseurs et prestataires de services;

• Expérience dans les processus de gestion des actifs ;

• Une expérience de travail avec les règles et procédures de l’OIM ou des Nations Unies en matière d’achats et de logistique constitue un atout ;

• Une expérience au sein d’une organisation internationale constitue un atout.

Compétences

• Connaissances en mécanique automobile ;

• Permis de conduire valide ;

• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office (Excel, Word) ;

• Capacité à travailler en équipe, à gérer des situations stressantes et à évoluer dans des environnements parfois difficiles ;

• Capacité à respecter les délais et à travailler sous pression
   

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, quelle que soit leur catégorie, doivent avoir une parfaite maîtrise de l’une des langues officielles de l’Organisation (anglais, français ou espagnol).

Pour ce poste, maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit est requise

La connaissance pratique de l’anglais, langues locales et l’arabe constitue un atout.

Compétences requises

Le cadre de compétences de l’OIM est disponible à Competency_Framework-EN.pdf

Valeurs  - Tous les membres du personnel de l’OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs:

• Inclusion et respect de la diversité: Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion..
• Intégrité et transparence: Maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes/règles organisationnels et aux normes de conduite.
• Professionnalisme: Démontrer sa capacité à travailler de manière posée, compétente et engagée et faire preuve de discernement dans les défis quotidiens.
• Courage: Démontre sa volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie: Fait preuve de compassion envers les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement

Compétences de base- Indicateurs comportementaux – Niveau 1

• Travail d’équipe: Développer et promouvoir une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d’atteindre des objectifs communs et d’optimiser les résultats.
• Obtention de résultats: Produire et fournir des résultats de qualité en temps opportun et en fonction du service. Est orienté vers l’action et s’engage à atteindre les résultats convenus.
• Gestion et partage des connaissances: Cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover
• Responsabilité: S’approprier la réalisation des priorités de l’Organisation et assumer la responsabilité de ses propres actions ainsi que du travail qui lui est délégué
• Communication : Encourage et contribue à une communication claire et ouverte. Explique des questions complexes de manière informative, inspirante et motivante. 

Notes

Veuillez consulter ce lien pour obtenir des informations sur les catégories d’emplois de l’OIM link 

Toute offre d’emploi faite au candidat retenu dans le cadre du présent avis de vacance de poste est soumise à la confirmation du financement.

Ce processus de sélection pourra être utilisé pour pourvoir des postes similaires dans différents lieux d’affectation. Les candidats recommandés resteront éligibles à une nomination à un poste similaire pendant une période de 24 mois.

La nomination sera soumise à la certification de l’aptitude médicale du candidat, à l’accréditation requise, au respect des exigences en matière de résidence ou de visa, ainsi qu’à l’obtention des habilitations de sécurité nécessaires.

L’OIM applique une politique de tolérance zéro à l’égard de tout comportement incompatible avec les buts et objectifs des Nations Unies et de l’OIM, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité ainsi que toute forme de discrimination fondée sur le genre, la nationalité, l’âge, la race, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique ou religieuse, ou le handicap.

L’OIM ne perçoit aucun frais à quelque étape que ce soit du processus de recrutement (candidature, entretien, traitement du dossier, formation ou tout autre frais). L’OIM ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats.

L’OIM n’accepte que les candidatures dûment complétées et soumises par le biais du système de recrutement en ligne de l’ IOM e-Recruitment (pour les candidats internes, veuillez consulter le lien correspondant here). Cet outil en ligne permet également aux candidats de suivre l’état d’avancement de leur candidature

Aucune candidature reçue après la date limite ne sera prise en considération. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Pour de plus amples informations et pour consulter d’autres avis de vacance de poste, nous vous invitons à visiter notre site web: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info