Assistant(e) aux achats

Our vision is a world where people can live full lives supported by sustainable, resilient and inclusive infrastructure and by the efficient, transparent use of public resources in procurement and project management.

L’unité des achats soutient l’acquisition efficace et transparente de biens, de travaux et de services conformément aux règles et procédures de l’UNOPS. L’Assistant(e) aux achats appuiera l’équipe dans les activités quotidiennes liées aux achats et acquerra une expérience pratique des processus de passation des marchés publics.

UNOPS soutient les partenaires du développement et du secteur public en Tunisie à travers la mise en œuvre de services liés aux achats, aux infrastructures et à la gestion de projets, visant à renforcer les capacités institutionnelles et à améliorer la prestation des services. En Tunisie, UNOPS joue un rôle clé dans la mise en place de processus d’achats efficaces, transparents et conformes pour les projets financés par le gouvernement et les partenaires internationaux au développement.

Dans ce contexte, l’Assistant(e) aux achats appuiera l’Unité des achats dans la mise en œuvre des activités quotidiennes liées aux achats, en veillant au respect des règles et procédures de l’UNOPS, tout en contribuant à la livraison dans les délais des biens, travaux et services nécessaires aux projets en cours. Cette mission s’inscrit dans l’objectif plus large de l’UNOPS visant à renforcer le rapport qualité-prix, la redevabilité et l’efficacité opérationnelle au service des priorités de développement de la Tunisie.

L’objectif de ce poste est de soutenir l’Unité des achats dans les tâches administratives et opérationnelles, tout en offrant au candidat une exposition aux processus de planification des achats, de sollicitation, d’évaluation et de gestion des contrats.

Cette mission de volontariat est soutenue par l’Ambassade de Suisse en Tunisie, dans le cadre d’une initiative menée en partenariat avec le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU/UNV), visant à renforcer l’inclusion des jeunes, avec un accent particulier sur l’inclusion des jeunes en situation de handicap (2024–2026).

Par conséquent, les candidatures de jeunes en situation de handicap répondant aux qualifications requises sont fortement encouragées.

Sous l’autorité déléguée et sous la supervision du/de la Spécialiste des achats ou de son/sa représentant(e) mandaté(e), le/la Volontaire des Nations Unies (UNV) – Assistant(e) aux achats apportera un appui général aux activités du service achats, notamment à travers les contributions suivantes :

1. Appui à la préparation des documents d’achats
Contribuer à la préparation des documents standards d’achats (RFQ, ITB, RFP) sous guidance de l’équipe
Appuyer la mise en forme et la relecture des dossiers d’achats afin d’assurer leur conformité administrative
Aider à la compilation des pièces nécessaires aux différents processus de passation de marchés

2. Soutien au processus de sélection et d’évaluation
Appuyer la préparation des documents d’ouverture et d’évaluation des offres
Participer aux sessions d’évaluation en tant qu’observateur(trice), lorsque pertinent et autorisé
Contribuer à la documentation des étapes du processus d’évaluation

3. Appui à la gestion des fournisseurs et études de marché
Soutenir les recherches initiales pour l’identification de fournisseurs potentiels
Contribuer à la collecte d’informations de base dans le cadre des études de marché
Aider au suivi des échanges avec les fournisseurs pour la réception de documents ou clarifications

4. Appui à la gestion administrative des contrats et commandes
Assister dans la préparation des bons de commande et projets de contrats
Contribuer à la mise à jour des informations contractuelles sous supervision
Appuyer le suivi administratif des engagements contractuels en cours

5. Suivi, systèmes et mise à jour des données
Aider à la saisie et à la mise à jour des données dans les systèmes d’achats (ex. ERP/OneUNOPS)
Contribuer à l’actualisation des tableaux de suivi des achats et des contrats
Appuyer le suivi de base des indicateurs et échéances liés aux achats

6. Archivage et gestion documentaire
Assister dans l’organisation et le classement des dossiers d’achats (formats papier et électronique)
Contribuer au maintien d’un système d’archivage structuré et accessible
Appuyer la conservation des documents conformément aux procédures internes

7. Appui administratif et reporting
Contribuer à la préparation de notes de synthèse et rapports simples liés aux activités d’achats
Fournir un appui administratif général à l’équipe selon les besoins opérationnels
Participer aux tâches de coordination interne pour faciliter le bon déroulement des activités"