Supply Officer – Contrats et Achats de biens et services

Update

L’affectation vise à renforcer, pour une durée de douze (12) mois, les capacités de la Section Supply de l’UNICEF Niger en matière de planification, de conduite et de suivi des processus d’achats de biens et de services, avec un accent particulier sur la contractualisation, la gestion des contrats institutionnels, les accords à long terme (LTA), la conformité documentaire et le suivi de la performance des fournisseurs. Le/la VNU International(e) appuiera les programmes et les opérations dans la définition des besoins, la préparation des dossiers de sollicitation, l’analyse des offres, la formulation des recommandations d’attribution, l’émission et le suivi des contrats, ainsi que le renforcement des pratiques de gestion contractuelle, conformément aux règles, procédures et principes d’achats de l’UNICEF.
Le/la Volontaire des Nations Unies sera placé(e) sous la supervision directe du/de la Supply Specialist ou de toute autre personne désignée au sein de la Section Supply. Une séance d’orientation sera organisée au démarrage de l’affectation afin de présenter le mandat de l’UNICEF, les procédures internes, les outils institutionnels, les responsabilités du poste, les règles de conduite, les normes de sauvegarde et les exigences de sécurité. Le/la VNU bénéficiera d’un encadrement régulier, de réunions de suivi, d’un accès aux formations pertinentes et d’un cadre de travail favorisant l’apprentissage, la redevabilité, la collaboration avec les sections programmatiques et le respect du devoir de protection.

. Appuyer l’élaboration, la mise à jour et le suivi du plan d’achats de la Section Supply, en coordination avec les sections programmes et opérations, afin d’anticiper les besoins en biens, services et travaux.
• Contribuer à la définition des besoins, à la revue des spécifications techniques, des termes de référence, des cadres de devis et des critères d’évaluation pour les achats de biens et services.
• Préparer et appuyer les processus de sourcing, les demandes de cotation, les appels d’offres, les demandes de propositions et les autres méthodes de sollicitation, conformément aux procédures applicables.
• Appuyer l’analyse administrative, technique et financière des offres, la consolidation des rapports d’évaluation ainsi que la préparation des recommandations d’attribution et des documents de revue contractuelle.
• Préparer, suivre et administrer les bons de commande, contrats institutionnels, amendements et accords à long terme, en veillant à la cohérence entre les documents de sollicitation, les offres retenues et les obligations contractuelles.
• Appuyer la gestion contractuelle après attribution, notamment le suivi des livrables, des délais, des paiements, des garanties, de la performance des fournisseurs, des avenants, de la clôture des contrats et de l’archivage des dossiers.
• Assurer un appui technique aux sections requérantes sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des contrats de services, y compris la mise en place de mécanismes de suivi de performance et de réception des livrables.
• Contribuer aux études de marché, à l’identification et à l’évaluation de fournisseurs potentiels, y compris la mise à jour de la base de données fournisseurs et la promotion de l’enregistrement sur UNGM.
• Promouvoir l’intégration des principes de transparence, d’intégrité, de concurrence équitable, de meilleure valeur pour l’argent, d’achats durables, de prévention des conflits d’intérêts et de sauvegarde dans l’ensemble des processus d’achats.
• Produire des tableaux de bord, notes de suivi, analyses de performance, points d’alerte et rapports périodiques sur les dossiers d’achats et les contrats en cours.

13. Résultats attendus :
• Les processus d’achats de biens et services sont planifiés, documentés et exécutés dans les délais, conformément aux procédures de l’UNICEF.
• Les dossiers de sollicitation, d’évaluation, d’attribution et de contractualisation sont complets, cohérents et prêts pour revue ou approbation.
• Les contrats institutionnels, bons de commande et LTA sont suivis de manière proactive, avec des alertes sur les échéances, livrables, risques et actions correctives nécessaires.
• La collaboration entre la Section Supply et les sections requérantes est renforcée, notamment sur la définition des besoins, la réception des livrables et la gestion de la performance fournisseurs.
• Les informations fournisseurs, rapports de suivi, tableaux de bord et dossiers d’archivage sont régulièrement mis à jour et disponibles pour faciliter la prise de décision.
• Les principes d’éthique, de transparence, de concurrence équitable, de meilleure valeur pour l’argent, de sauvegarde et d’achats durables sont systématiquement intégrés dans les activités quotidiennes.