Business Support Assistant SC4 Management Service

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

CONTEXTE ADMINISTRATIF

Le Business Support est chargé d’appuyer l’Assistant au Management Services du Bureau de Goz Beida dans le suivi et de la coordination de la gestion quotidienne des véhicules et de la programmation des chauffeurs, de la gestion administrative des locaux et des Guest Houses, de la gestion des stocks (eau, carburant, fournitures de bureaux), de la gestion des équipements de bureau et de leur renouvellement, de la gestion des archives et assurer l’intérim de l’Assistant Management Services et financier en l’absence de ce dernier.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE

Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans le domaine du Management Services pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)

Sous la supervision directe du Chef de sous bureau de Goz Beida et la supervision générale de l’Assistant Admin/Fin et en coordination avec l'ensemble du personnel du sous bureau et de l’Unité Administration, le titulaire s'acquittera des tâches suivantes :

1. Contribuer au plan pays du PAM, y compris les processus administratifs alignés avec les stratégies et politiques nationales plus élargies du PAM pour faciliter des services administratifs efficaces et efficients.

2. Rassembler les données et préparer l'analyse des données pour fournir à la hiérarchie des informations et des rapports fiables pour une planification et une prise de décision efficaces (gestion des baux, données statistiques sur les charges de fonctionnement, données sur l’utilisation des véhicules, la gestion des Assets, etc.)

3. Soutenir le sous bureau dans la gestion des ressources existantes dans le domaine de sa responsabilité (Optimisation de l’utilisation des moyens mis à la disposition du sous bureau, suivi de la maintenance des équipements et des locaux, etc.) et aider à l'identification de nouvelles exigences visant l'efficacité, la rentabilité et la gestion en temps des opérations et des services.

4. Veiller à la programmation des missions des véhicules et des chauffeurs dans le respect des procédures et des SOPs en place.

5. S’assurer que tous les contrats de maintenance sont exécutés conformément aux clauses contractuelles et solliciter des contrats pour les besoins identifiés non couverts.

6. Veiller au maintien au renouvellement réguliers des stocks au niveau du sous bureau pour éviter des ruptures et renseigner les différentes plateformes dédiées au suivi et à la gestion des stocks dans les délais.

7. Prendre les dispositions nécessaires pour s’assurer de la protection du patrimoine mobilier et immobilier du PAM à Goz Beida en lien avec sa hiérarchie et le bureau de pays.

8. Assurer la gestion du stock de carburant au niveau du sous bureau et renseigner la plateforme FMS dans les délais requis.

9. Veiller à l’archivage des documents du sous bureau en lien avec le bureau de pays.

10. Assurer la gestion générale du Guest House en veillant à la propreté et l’hygiène, l’équipement et la disponibilité des consommables

11. Coordonner les réservations des chambres du Guest House par les visiteurs dans le système (UN Booking),

12. Accueillir les clients du Guest House, faire leur enregistrement et le briefing sur les conditions d’hébergement et de restauration

13. Recouvrir les frais d’hébergement au Guest House des clients et les reverser chaque fin de mois sur le compte du PAM

14. Faire le rapport mensuel de gestion du Guest house

15. Assurer en cas de besoin l’intérim du Finance/Assistant du bureau de Goz Beida et apporter un soutien aux autres sous bureaux de l’Est en cas de besoin

16. S'acquitter de toutes autres tâches demandées par le superviseur direct ou de la hiérarchie

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS

Formation:

- Avoir achevé le cycle des études secondaires.

- Avoir un diplôme post-universitaire en administration et autre disciplines connexes serait un plus

Expérience professionnelle:

- Avoir au moins quatre ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

- Avoir acquis une expérience basique en Administration et finance

- Avoir démontré un niveau élevé de maîtrise des normes de fonctionnement administratif dans le travail quotidien.

Acquis une expérience dans la gestion de clients externes et/ou de partenariats

Connaissances et compétences:

• Etre rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

Connaissances linguistiques:

-  Maîtrise du français

- Maîtrise de l'anglais comme seconde langue de travail.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.