Job description
*Purpose of consultancy:
Appuyer l'Unité SRH afin de renforcer l'efficacité de la coordination, de la planification, de la gestion administrative et opérationnelle. À cet effet, le/la consultant(e) contribuera à la gestion des correspondances internes et externes de l'unité, à la coordination logistique et administrative des réunions, ateliers, missions et autres activités organisées par l'Unité SRH ainsi que par les partenaires de mise en œuvre du secteur de la santé. Il/elle apportera également un appui à la préparation, à la consolidation, au suivi et à l'actualisation des Plans de Travail Annuels (PTA), des Formulaires de Transaction (FT) et des autres outils de planification, de gestion et de suivi des activités, sous la supervision et la coordination des chargés de programme, en veillant au respect des procédures institutionnelles, des délais et des exigences des partenaires.
*Scope of work: (Description of services, activities, or outputs :
1. Appui à la gestion des correspondances et de la documentation du programme
● Assurer la rédaction, la mise en forme, la saisie et la finalisation des correspondances administratives, des notes, des rapports et de tout autre document de l'Unité Santé Reproductive (SRH).
● Rédiger les correspondances courantes à partir des orientations des chargés de programme et assurer leur suivi jusqu'à leur transmission aux destinataires.
● Gérer efficacement le circuit des correspondances entrantes et sortantes du Bureau du Représentant Adjoint, en veillant au respect des délais de traitement.
● Préparer les dossiers de correspondance conformément aux procédures en vigueur et les soumettre pour validation et signature auprès des superviseurs concernés et du Représentant.
● Assurer un système de classement physique et électronique fiable, permettant une conservation sécurisée et un accès rapide aux documents du programme.
● Organiser l'archivage périodique des dossiers administratifs et techniques conformément aux politiques de gestion documentaire de l'UNFPA.
● Veiller à la confidentialité et à la protection des informations et documents traités dans le cadre des activités de l'Unité SRH.
2. Appui à la coordination logistique, administrative et au suivi des activités du programme
● Assurer le suivi administratif de la gestion des Plans de Travail Annuel (PTA) afin de contribuer à leur mise en œuvre dans les délais prévus ( FT, Eface, listes de transaction).
● Coordonner la planification des rendez-vous, réunions et autres engagements au sein de l'Unité SRH, ainsi que les principales activités de l'unité.
● Assurer l'organisation logistique et administrative des réunions, ateliers, missions, revues de programme et autres événements de l'Unité SRH. ● Préparer les dossiers de réunion, élaborer les ordres du jour en collaboration avec les équipes concernées, assurer la prise de notes et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions.
● Appuyer la préparation et le suivi des retraites institutionnelles, revues périodiques et réunions de coordination du Bureau.
● Maintenir à jour une base de données des contacts institutionnels comprenant les représentants du Gouvernement, des agences des Nations Unies, des partenaires techniques et financiers, des ONG, des projets et autres parties prenantes.
● Préparer, finaliser et assurer le circuit de validation des mémorandums internes, notes de service et autres documents administratifs de l'Unité SRH.
*Duration and working schedule : 6 mois
* Place where services are to be delivered : Kinshasa, avec des déplacements dans les bureaux décentralisés en cas de besoin
*Delivery dates and how work will be delivered : Le rapport de la consultation sera délivré au plus tard le 05 janvier 2027 en copie électronique
*Monitoring and progress control, including reporting requirements, periodicity format and deadline:
A la fin de chaque mois une synthèse des tâches accomplies sera soumis au superviseur pour approbation et soumission à l’administration
*Supervisory arrangements:
Le/la consultant(e) travaillera sous la supervision directe du Chargé de Programme Santé Maternel, néonatal et Reproductive et sous la supervision générale de la chef d’unité SR.
Il/Elle collaborera étroitement avec les autres Assistantes au programme GBV, PD, l’unités des Opérations ainsi qu'avec les partenaires de mise en œuvre
*Expected travel: Des appuis au niveau du terrain peuvent être requis par le chef d’unité ou le superviseur.
*Required expertise, qualifications and competencies, including language requirements:
Qualifications et expertise
Diplôme universitaire (minimum Bac+3) en Administration, Gestion, Secrétariat de direction, Management, Gestion de projets, Economie, Santé publique ou domaine équivalent.
Au moins cinq (5) années d'expérience dans l'appui administratif et opérationnel de programmes de développement.
Expérience dans une agence des Nations Unies ou une organisation internationale constituant un atout important.
Bonne connaissance des procédures administratives et financières. Expérience dans l'organisation d'ateliers, missions et réunions.
Excellentes capacités rédactionnelles en français.
Bonne maîtrise de l'anglais constituant un atout.
Compétences
Excellentes capacités organisationnelles,Sens élevé de la confidentialité,Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément. Maîtrise des outils Microsoft Office. Bonne maîtrise de Quantum ou d'un ERP similaire.
Esprit d'équipe et excellentes aptitudes relationnelles. Sens de l'initiative et orientation résultats.
Bonne capacité d'analyse et de résolution de problèmes