Business Support Assistant

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TITULO DE LA POSICIÓN: Business Support Assistant

TIPO DE CONTRATO: Service Contract L4

UNIDAD/DIVISIÓN: Programme

DUTY STATION: San Salvador, El Salvador

DURACIÓN: 12 meses

CONTEXTO ORGANIZATIVO Y FINALIDAD DEL PUESTO:

El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición, fortalecer los sistemas alimentarios y desarrollar resiliencia.

El WFP en El Salvador implementa su Plan Estratégico de País (CSP) 2022-2027, cuyo objetivo es fortalecer las capacidades nacionales para alcanzar sistemas alimentarios más inclusivos, resilientes y sostenibles. Como parte de este esfuerzo, el WFP apoya la implementación y fortalecimiento de programas de alimentación escolar como una plataforma clave para mejorar la nutrición, promover la asistencia escolar, fomentar hábitos alimentarios saludables y contribuir al desarrollo del capital humano.

La finalidad de este puesto es diligenciar a buen término y con alta calidad, los servicios administrativos ejecutados, realizándolos con optimización y coherencia con las políticas y normativas brindadas, sin dejar de lado la capacidad de relacionarse interpersonalmente con tacto, respeto y cordialidad, enfocándose en la atención al cliente interno y con proveedores para conseguir la eficiencia en sus procesos. Esta posición reporta directamente a la posición del Jefe de Programas, bajo la dependencia técnica del área de Servicios de Soporte

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva)

1. Coordinar y dar seguimiento a los servicios operativos y administrativos de la unidad, incluyendo la gestión de viajes nacionales e internacionales de personal, consultores, participantes y socios gubernamentales, la preparación y seguimiento de Travel Authorisations, arreglos logísticos, avances de viaje, conciliaciones, actividades de protocolo y otros procesos de apoyo, coordinando con las áreas correspondientes para asegurar una prestación oportuna y eficaz de los servicios e informando cualquier discrepancia al supervisor, a fin de facilitar la implementación eficiente de las actividades de la unidad..

2. Apoyar la planificación y coordinación logística y administrativa de talleres, reuniones, misiones, visitas de campo y eventos vinculados a la implementación de programas.

3. Mantener y actualizar herramientas de seguimiento, bases de datos, matrices de planificación y reportes, consolidando información y facilitando la coordinación y el seguimiento oportuno de procesos administrativos y programáticos con las distintas unidades de apoyo.

4. Reunir información destinada a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.

5. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, así como al seguimiento y coordinación de procesos con las unidades correspondientes, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.

6. Apoyar en los procesos necesarios para llevar a cabo las labores administrativas a su cargo (entre los cuales temas relacionados a instalaciones, activos de oficina, cumplimiento de políticas, etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.

7. Elaborar requisiciones y órdenes de compra relacionadas con los servicios administrativos consolidados de la organización.

8. Encargarse del mantenimiento de los sistemas, archivos estándar, herramientas de seguimiento y registros establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate, manteniendo actualizados los procesos administrativos que queden a su cargo, apoyando la implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad, logrando así cumplimiento pleno con las políticas y directrices exigidas por WFP.

9. Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.

10. Encargarse de la integridad, consolidación y disponibilidad de los datos para facilitar el acceso a información precisa en los sistemas institucionales y herramientas de gestión.

11. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.

12. Realizar otras funciones afines requeridas por la Unidad de Programas.

CAPACIDADES FUNCIONALES

Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes

Da muestras de gran capacidad para determinar las necesidades a nivel de país y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica conclusiones basadas en datos de una manera muy impactante y adaptada al público destinatario.

Controles internos y gestión de riesgos

Utiliza su comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles internos para seguir de cerca los proyectos y programas con el fin de confirmar el cumplimiento de las normas y garantizar la integridad de los datos y la satisfacción del cliente.

Gestión de recursos

Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal directivo del programa y a los clientes principales. El candidato relaciona recursos materiales como económicos y financieros en su gestión.

Conocimientos especializados en servicios administrativos

Demuestra un conocimiento general o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos administrativos, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del WFP en su esfera de responsabilidad, y aplica todo ello para garantizar la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces.

Atención prioritaria al cliente
Se ocupa del seguimiento y la supervisión del trabajo administrativo, cotejándolo con las normas y los protocolos establecidos para prestar servicios de excelencia. Vela por que los problemas del cliente se detecten y resuelvan, tomando importancia significativa y prioritaria.

Capacidad de Análisis

Los planteamientos e insumos para la toma de decisión provienen de una verificación objetiva de documentos, cifras y variables, planteando una postura en base a los mismos y a supuestos calzados, reales, racionales y con apego a políticas; sabiendo identificar variaciones, rutas críticas y tendencias para dicha toma de decisión.

Pensamiento Estratégico

La gestión debe ser siempre acompañada de soluciones que estén enfocadas en contribuir a la estrategia global de la organización en políticas y acercamiento, es decir, las soluciones no deben ser aisladas ni elaboradas en base a fundamentos no indexados a la estrategia.

Comunicación asertiva

La gestión de las labores a su cargo debe ser constantemente comunicada de manera oportuna para reforzar los procesos y tomar acciones oportunas en cada caso.

Planificación y Organización.
Toda gestión debe partir de la raíz de planificación para asegurar la sostenibilidad

MARCO DE LIDERAZGO DEL WFP: NORMAS COMUNES DE COMPORTAMIENTO

Liderar con ejemplo y con integridad

Defender los valores, principios y normas del WFP. Demostrar los valores, principios y normas del WFP, y alentar a los demás a defenderlos

Respetar a los demás y valorar la diversidad. Valorar la diversidad mediante el uso de lenguaje respetuoso e inclusivo, y alentar a los demás a hacer lo mismo Mantener la concentración y la calma bajo presión.

Mantener la concentración y la calma bajo presión y alentar a los demás a hacer lo mismo Demostrar humildad y voluntad de aprendizaje.

Mostrar humildad voluntad de aprender y compartir conocimientos; solicitar la opinión dellos demás y actuar en consecuencia; y aprovechar oportunidades de desarrollo.

Generación de resultados y cumplimiento de los compromisos

Generar resultados de máximo impacto. Hacerse responsable de los resultados o rendir cuenta a los demás sobre ellos

Delegar tareas de forma apropiada. Generar resultados a través de tareas delegadas y solicitar orientación y ayuda cuando sea necesario Adaptarse fácilmente al cambio: Adaptarse fácilmente a los cambios y ajustar el trabajo según las necesidades.

Fomentar el trabajo en equipo inclusivo y colaborativo

Practicar la inclusión y colaboración: Fomentar el trabajo en equipo, inclusivo y la seguridad psicológica; compartir ideas y plantear problemas abiertamente

Aportar críticas constructivas y oportunas.

Apoyar el desarrollo de los demás mediante críticas constructivas y oportunas

Construir y compartir nuevas perspectivas: Prestar atención a los demás con el objeto de captar, conocer, construir y compartir nuevas perspectivas

Uso de pensamiento estratégico.

Comunicar y cumplir la visión del WFP Cumplir la visión del WFP y ser capaz de explicar la forma en que sus objetivos propios respaldan dicha visión.

Alentar la curiosidad y los nuevos métodos de trabajo. Demostrar curiosidad y proponer nuevos métodos de trabajo cuando sea pertinente.

Analizar y evaluar los datos: Recopilar datos y compartir conocimientos para guiar la toma de decisiones del equipo.

Tener en cuenta las consecuencias de cualquier decisión. Poner decisiones en marcha y hacer preguntas para comprender el impacto sobre objetivos de más largo alcance.

Establecimiento y mantenimiento de asociaciones sostenibles.

Establecer asociaciones: Establecer asociaciones mediante la búsqueda de oportunidades de colaboración.

Colaborar para lograr objetivos comunes: Colaborar con socios mediante el intercambio de información y el trabajo conjunto para lograr objetivos comunes

DESTREZAS DESEADAS:

CUALIFICACIONES REQUERIDAS:

Competencias:

· Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes informáticos, como Microsoft Word.

· Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar procesos con supervisión mínima.

· Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.

· Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.

· Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno

Educación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas o equivalente en otro campo relacionado con la gestión y administración de oficinas.

Experiencia:

Cuatro años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidad de cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.

Idiomas:

Español: Dominio avanzado oral y escrito.

Inglés: Deseable nivel intermedio oral y escrito.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

Click here to access WFP Leadership Framework

REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.