Tiered Approach / Approche Tiers
Conformément à l'engagement pris de préserver les capacités et de soutenir le personnel déjà en poste au sein de l'Organisation, la majorité des postes vacants au PNUD, au FENU et au programme VNU sont publiés selon un processus de candidature à plusieurs niveaux, dans le cadre duquel :
- Niveau 0 : Personnel international du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA), dont les postes seront supprimés, ou dont les contrats seront résiliés ou non renouvelés en 2026
- Niveau 1 : Autre personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat permanent (PA) ou à durée déterminée (FTA)
- Niveau 2 : Personnel du PNUD/FENU/VNU titulaire d'un contrat temporaire (TA), personnel sous contrat PSA régulier, et Volontaires des Nations Unies Experts et Spécialistes
- Niveau 3 ou aucun niveau indiqué : Tous les autres types de contrat du PNUD/FENU/VNU et d'autres agences, ainsi que les candidats externes
Veuillez prendre note du ou des niveaux indiqués dans l'intitulé du poste vacant, le cas échéant, et vous assurer que vous remplissez les conditions requises pour postuler.
I. Contexte organisationnel
Dans le but de renforcer l’efficacité et l’efficience de ses opérations et ses capacités d’exécution, le Bureau pays du PNUD en Haïti recrute un (e) Associé-e administratif (ve) qui aura pour objectif de gérer la cession des actifs et le renouvellement ultérieur des données d'inventaire ; et administre et exécute les processus et les transactions, garantissant ainsi la qualité et l'exactitude du travail. L'Associé-e administratif (ve) peut superviser le personnel de soutien administratif. Il promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.
II. Objectif du poste
Sous la direction et la supervision générales du DRR, du Responsable des opérations ou de l'Associé administratif, l'Associé administratif chargé de la gestion des actifs soutient la gestion et le contrôle globaux des actifs consomptibles et non consomptibles du PNUD, gère la cession des actifs et le renouvellement ultérieur des données d'inventaire ; et administre et exécute les processus et les transactions, garantissant ainsi la qualité et l'exactitude du travail. L'Associé administratif peut superviser le personnel de soutien administratif. Il promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats
L'Associé-e administratif (ve) travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, ainsi qu'avec le personnel d'autres agences des Nations Unies, afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.
Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d'atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est amené à travailler au sein d'équipes multidisciplinaires inter-unités, fonctions, équipes et projets afin de renforcer et de favoriser la collaboration horizontale.
III. Fonctions /Résultats Clés attendus
1.) Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles conformes aux règles et réglementations en vigueur et en mettant l'accent sur la cohérence et la qualité.
Exemple de fonctions:: • Assurer la pleine conformité de la gestion administrative et de l'inventaire en veillant à ce que la gestion appropriée des actifs soit effectuée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD, et que les procédures d'inventaire soient respectées dans toutes les unités du bureau de pays.
• Fournir des contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
2.) Soutenir la gestion des actifs.
Exemple de fonctions:
• Assister le responsable de l'exploitation dans la mise en place des procédures de gestion des actifs au bureau de pays ; préparer, certifier et soumettre les rapports d'inventaire dans les délais.
• Recevoir, inspecter et vérifier l'ensemble des équipements, meubles et fournitures entrants ; étiqueter tous les meubles et équipements dès réception du fournisseur. Mettre à jour les inventaires des biens durables et saisir dans la plateforme de ressources d'entreprise (PRE) du PNUD toutes les informations nécessaires à la gestion des actifs. Planifier les livraisons aux utilisateurs et suivre les mouvements du mobilier.
• Capitaliser les éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d'actifs, la durée de vie utile estimée et les éléments de coût ; et aux profils « Actifs immobilisés (CAP) » et « Actifs non immobilisés (NONCAP) » du budget d'appui biennal (BSB). Utiliser le PRE, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l'amortissement ; et pour comptabiliser les éléments en charges, conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.
• Apporter un soutien à la gestion de la cession des actifs physiques. Examiner les actifs et recommander leur cession. Préparer la documentation à soumettre au CAP ; assurer le suivi des demandes et assurer la liaison avec l'unité demandeuse ; tenir des registres des cessions et saisir dans l'ERP tous les détails nécessaires à leur enregistrement. Superviser la cession des articles et l'exactitude des données d'inventaire.
• Participer à la reconstitution de l'exercice annuel de vérification de l'inventaire physique afin de garantir l'exactitude des registres et la localisation des biens. S'assurer que les responsables approuvent le décompte physique et l'exactitude de la base de données du système d'inventaire.
• Identifier les points faibles du système d'inventaire afin de garantir la fiabilité des informations extraites du système (par exemple, la saisie et la conversion des données saisies dans le système, la maintenance du système et les mesures correctives prises).
3.) Fournir un soutien au contrôle administratif et financier efficace dans le bureau de pays.
Exemple de fonctions:
• Participer à la préparation du budget de l'unité et y contribuer.
• Tenir à jour les registres de contrôle administratif, notamment les engagements et les dépenses.
• Examiner, vérifier et rapprocher diverses données et rapports afin de garantir leur exactitude et leur conformité aux règles et réglementations administratives.
• Consolider et préparer les états récapitulatifs à inclure dans les états financiers.
4) Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays
Exemple de fonctions:: • Former le personnel de bureau/projet et les points focaux de gestion des actifs chargés de la réalisation des inventaires physiques.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
Exemple de fonctions::
Le titulaire s'acquitte d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Peut superviser le personnel de soutien administratif.
IV. Exigences :
Education
• Un diplôme d'études secondaires est requis.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera considéré comme un atout, mais n'est pas obligatoire.
• Des certifications en administration et en approvisionnement sont souhaitables.
• Des experts-comptables partiellement qualifiés, issus d'un institut de comptabilité reconnu internationalement, constituent un atout majeur.
Expérience, connaissances et compétences
• Minimum de 6 ans (diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (licence) d'expérience pertinente en administration ou en services de soutien aux programmes.
• Expérience de l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion en ligne tels que les logiciels de gestion intégrés (ERP).
• La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
Langues :
• La maîtrise du français est requise
• La maîtrise et du créole est requise
• Une bonne connaissance de l’Anglais sera un atout
Compétences attendues
clés
Obtenir des résultats NIVEAU 2: Augmentez l'échelle des solutions et simplifiez les processus, équilibrez la rapidité et la précision dans l'exécution du travail
Penser de manière innovante NIVEAU 2: Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu: NIVEAU 2: Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
S'adapter avec agilité NIVEAU 2: Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination NIVEAU 2: Capable de persévérer et de gérer plusieurs sources de pression simultanément
S'engager et collaborer NIVEAU: Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l'inclusion NIVEAU2: Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte les différences dans la prise de décision
People Management
Compétences transversales et techniques
Domaine thématique Noms Definition
Gestion d'entreprise Satisfaction client/Gestion de la clientèle
• Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée, avec un sens de l'urgence, à proposer des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre aux besoins réels des clients.
• Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service client.
• Rechercher des solutions pour apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
• Capacité à anticiper les besoins et préoccupations futurs des clients.
Gestion d'entreprise Gestion des opérations
• Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l'organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux et de la manière la plus efficiente.
• Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Gestion d'entreprise Communication
• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; capacité à adapter les messages et à choisir les modes de communication en fonction du public.
• Capacité à gérer la communication interne et externe, via les médias, les réseaux sociaux et autres canaux appropriés.
Administration et opérations Gestion d'actifs
• Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans l'ERP, effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs afin de garantir l'exhaustivité et l'exactitude des informations sur les actifs
Administration et opérations Gestion des stocks
• Chaque bureau doit s'assurer que suffisamment d'articles en stock sont disponibles pour utilisation, ainsi que de signaler les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de 5 000 $ et plus
Finance Rapports et analyses financiers :
• Comprendre l'évolution des cadres réglementaires, juridiques et éthiques et des normes de reporting financier dans le secteur public. Être capable d'extraire et d'évaluer des données financières, d'en tirer des conclusions pertinentes et de les présenter de manière pertinente et cohérente afin de faciliter la prise de décision et le suivi de la performance.
• Comprendre les avantages du reporting intégré, notamment en ce qui concerne les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel, ainsi que la performance environnementale et de gouvernance.
V. Mots-clés
Comptabilité
Finance
Gestion d'actifs
Égalité des chances
En tant qu'employeur souscrivant au principe de l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité en tant qu'expression de la multiplicité des nations et des cultures où nous opérons et, à ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler à des postes au sein de l'organisation. Nos décisions d'embauche sont fondées sur le mérite et l'aptitude au poste, sans discrimination.
Le PNUD s'engage également à créer un lieu de travail inclusif où tout le personnel est habilité à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficie d'opportunités de carrière ouvertes à tous.
Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité
Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination et l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés sont donc soumis à des contrôles pertinents et doivent respecter les normes et principes respectifs.
Droit de sélectionner plusieurs candidats
Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de vacance de poste. Nous pouvons également retenir les candidatures et prendre en considération les candidats qui postulent à ce poste pour d'autres postes similaires au PNUD, au même niveau et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducationnelles similaires.
Alerte aux escroqueries
Le PNUD ne facture aucune redevance à aucun stade de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter www.undp.org/scam-alert.