Tiered Approach
In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:
- Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
- Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
- Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
- Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates
Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.
Esta contratación sería por un período de 4 meses , tal vez con posibilidades de extensión hasta 6 meses.
La Oficina de PNUD Costa Rica en su compromiso intrínseco con la igualdad y la no discriminación, aspira a fortalecer una cultura organizacional pluralista, inclusiva, diversa, respetuosa de las diferencias y sin dejar a nadie atrás.
Por esto invita a participar en los procesos de contratación a personas indígenas, afrodescendientes, con discapacidad, migrantes, LGTBIQ+, entre otras personas, grupos y poblaciones históricamente excluidas. Especialmente se insta a las mujeres en esta diversidad a presentar sus postulaciones.
El PNUD rechaza la violencia contra las mujeres, el hostigamiento sexual y la explotación sexual en cualquiera de sus formas, así como el acoso, la discriminación y el abuso de autoridad, por lo que las personas colaboradoras deben mostrar un historial intachable al respecto y una conducta integra y basada en el respeto y la no discriminación.
Background
Como agencia líder de las Naciones Unidas en desarrollo internacional, el PNUD trabaja en 170 países y territorios para erradicar la pobreza y reducir la desigualdad. Ayudamos a los países a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo, habilidades de asociación, capacidades institucionales y a desarrollar resiliencia para lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
El mandato del PNUD es poner fin a la pobreza, construir una gobernanza democrática, un estado de derecho e instituciones inclusivas. Abogamos por el cambio y conectamos a los países con el conocimiento, la experiencia y los recursos para ayudar a las personas a construir una vida mejor.
Trabajamos en Gobernanza para forjar sociedades pacíficas, justas e inclusivas, así como en Naturaleza, Clima y Energía, siempre con la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres como nuestro centro.
En Costa Rica las acciones del PNUD tienen como objetivo principal la promoción del desarrollo y los derechos humanos, la protección del ambiente y el apoyo al país para lograr la inclusión social de todas las poblaciones del país, así como el fortalecimiento de su sistema democrático.
Este enfoque implica una drástica modificación de los enfoques tradicionales del desarrollo, fuertemente ligados al logro del crecimiento económico. Esta visión tiene claros puntos de contacto con la experiencia costarricense en las últimas décadas, que le hace figurar hoy en la vanguardia del mundo en desarrollo en materia de bienestar para su población
Bajo la orientación y supervisión directa del/a Representante Residente, la/el Asistente Ejecutiva/o asegura el funcionamiento efectivo y eficiente de la oficina del RR, manteniendo absoluta confidencialidad en todos los aspectos de la asignación, garantizando el cumplimiento de los procedimientos de protocolo, la adecuada gestión del flujo de información y el seguimiento oportuno a los plazos y compromisos asumidos.
La posición trabaja en estrecha colaboración las áreas de Programa, Operaciones, así como con agencias del Sistema de las Naciones Unidas y autoridades nacionales, con el fin de asegurar un flujo eficiente de información, el seguimiento de instrucciones, la preparación de agendas y la coordinación de acciones prioritarias.
Se espera que la persona titular demuestre iniciativa, una actitud positiva y una fuerte orientación al cliente. Asimismo, podrá asumir ocasionalmente funciones temporales de supervisión de contrataciones de corto plazo o apoyar otras tareas emergentes y responsabilidades adicionales que sean requeridas por la supervisión directa o la gerencia senior.
Duties and Responsibilities
La/él Asistente Ejecutiva/o trabajará a tiempo completo en procesos relacionados con la coordinación ejecutiva, la administración de agenda, la organización de reuniones, el manejo de correspondencia, el seguimiento a compromisos, la preparación de documentos y notas de apoyo, así como la gestión de información sensible y confidencial. Dada la naturaleza estratégica de la oficina, se requiere una persona con alto nivel de organización, discreción, juicio y capacidad de coordinación interinstitucional.
1.Brindar apoyo ejecutivo y administrativo integral a la Representante Residente para asegurar la gestión eficiente de la oficina.
- Gestionar de manera eficiente y discreta la agenda de la Representante Residente, procurando una carga equilibrada, puntualidad en los compromisos y una imagen profesional de la oficina.
- Revisar las comunicaciones entrantes, establecer prioridades y canalizar oportuna y adecuadamente la correspondencia saliente para firma, visto bueno o seguimiento por parte de las áreas correspondientes.
- Organizar reuniones regulares y ad hoc; preparar minutas y resúmenes de acciones; dar seguimiento al progreso de temas acordados y a los puntos focales correspondientes.
- Redactar correspondencia rutinaria, circulares internas, notas informativas, documentos, reportes, minutas de reuniones y traducciones, cuando se requiera.
- Mantener el sistema de archivo, garantizando la custodia de materiales confidenciales y el uso de sistemas automatizados de gestión documental.
- Asegurar el cumplimiento de los lineamientos de protocolo y correspondencia institucional al interactuar con Gobierno y otros socios externos.
2.Coordinar y dar seguimiento a la información, la comunicación institucional y las actividades de apoyo a la gestión de la oficina.
- Facilitar el intercambio de información con las áreas de Management Support, Business Development, Programme y Operations, promoviendo una coordinación oportuna y efectiva.
- Mantener información actualizada sobre actividades e iniciativas del Equipo de País de Naciones Unidas (UNCT), los grupos temáticos y otros mecanismos de coordinación relevantes para la oficina.
- Brindar apoyo en la preparación, seguimiento, gestión y monitoreo de presupuestos, así como en la formulación de ajustes presupuestarios conforme a los procedimientos establecidos. Incluyendo la preparación de informes financieros y revisión de datos y ajustes en Quantum.
- Elaboración de presentaciones audiovisuales y materiales de apoyo para reuniones, misiones y eventos.
- Brindar apoyo en la organización de eventos de incidencia, representación o posicionamiento institucional, cuando sea requerido. Realizar y asegurar todos los arreglos logísticos requeridos para la planificación y ejecución de eventos, talleres, reuniones, giras o actividades similares.
- Apoyar en los procesos de adquisiciones y contratación de bienes, servicios y consultorías, asegurando el cumplimiento de los procedimientos establecidos y dando seguimiento al estado y pagos de los contratos.
- Elaborar y gestionar la documentación necesaria para la ejecución administrativa de la oficina, estarás tareas incluyen realizar: solicitudes de pago, solicitudes de contrato, solicitudes de cotización, términos de referencia, requisiciones, solicitudes de creación de supplier, elaboración de actas, solicitud de micro-compras, elaboración de cuadros comparativos, hacer arreglos de viajes, gestionar solicitudes de viajes, pago de viáticos, liquidaciones, pólizas de seguro, control de activos, aplicación correcta del reglamento de uso de vehículos oficiales, informes narrativos, etc., asegurando el cumplimiento de los estándares del PNUD.
3.Contribuir al cumplimiento de los estándares institucionales y de los principios del PNUD.
- Impulsar en el desarrollo de sus tareas y responsabilidades, la promoción de los Derechos Humanos, la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres y las niñas, así como la búsqueda del cumplimiento de los objetivos de desarrollo sostenible y la agenda 2030.
- Desempeñar otras funciones afines dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y de la Organización.
Acuerdo Institucional
Se requiere una persona que trabaje tiempo completo, a fin de alcanzar los resultados esperados. La persona contratada trabajará bajo la supervisión directa de la Representante Residente. La evaluación del desempeño de la persona que asuma este cargo se realizará con base en todas las actividades y competencias descritas en estos TDRs, siendo el cabal cumplimiento de las funciones y competencias, indispensable para obtener una evaluación satisfactoria de desempeño.
Competencies
Esenciales:
Lograr Resultados:NIVEL 1: Demostrar un enfoque claro en la consecución de resultados de calidad e impacto
Pensar de Forma Innovadora:NIVEL 1: Explorar enfoques innovadores y métodos no convencionales.
Aprender de forma Continua:NIVEL 1: Buscar activamente oportunidades de aprendizaje y autodesarrollo profesional y personal.
Adaptarse con Agilidad:NIVEL 1: Tener una actitud flexible ante los cambios y adoptar nuevas ideas, enfoques y formas de trabajar.
Actuar con Determinación: NIVEL 1: Abordar cada situación con motivación e impulso
Hacer Alianzas y Colaborar:NIVEL 1: Actuar de manera que demuestre empatía e inteligencia emocional, y mostrar consideración por las necesidades y los sentimientos de los demás.
Propiciar la Diversidad y la Inclusión:NIVEL 1: Tratar a todas las personas con respeto, tener en cuenta las implicaciones éticas y responder con tacto a todas las diferencias entre las personas
Competencias Transversales y Técnicas
Adquisiciones/Gestión de contratos: Conocimiento de los conceptos, principios y métodos de gestión de contratos, y capacidad para aplicarlos a situaciones estratégicas y/o prácticas.
Administración y Operaciones/Gestión de eventos (incluyendo retiros, capacitaciones y reuniones):Capacidad para gestionar eventos, incluyendo la identificación del lugar, el alojamiento, la logística, el catering, el transporte y los desembolsos de efectivo, etc.
Dirección y estrategia Institucional/Toma de Decisiones Eficaz:Tomar decisiones de forma oportuna y eficaz, en consonancia con la autoridad, el ámbito de especialización y los recursos que se tengan, y tener en cuenta el potencial de las implicaciones generales.
Gestión Institucional/Gestión de Proyectos: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar objetivos específicos.
Desarrollo Institucional/ Diseño de Inteligencia Colectiva: Capacidad para reunir a diversos grupos de personas, datos, información, ideas y tecnología para resolver problemas y diseñar soluciones o servicios. Conocimiento y comprensión de los principios, la metodología, el diseño y las prácticas de la inteligencia colectiva.
Gestión institucional/ Comunicación: Comunicarse de forma clara, concisa y precisa, tanto de manera escrita como verbal; personalizar los mensajes y seleccionar los métodos de comunicación según la audiencia. Capacidad para gestionar las comunicaciones internas y externas a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados
Gestión Institucional-Satisfacción/gestión de los clientes: Capacidad para responder de manera oportuna y adecuada, con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y soluciones de calidad en un plazo apropiado para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Contribuir al desarrollo de la estrategia de servicio al cliente. Buscar maneras de añadir un valor adicional que sobrepase las solicitudes inmediatas de los clientes. Capacidad de anticipar las necesidades y preocupaciones futuras del cliente.
Required Skills and Experience
Requisitos Académicos Mínimos
• Estudios de Secundaria completa (Bachillerato en secundaria) es requerido.
• Estudios universitarios (Bachillerato Universitario) en Administración de Negocios/Empresas, Gestión de Proyectos, Contabilidad, Finanzas Corporativas, Gestión Empresarial, Recursos Humanos, Relaciones Internacionales o carrera afín, será considerado favorablemente, pero no es un requisito.
Años Mínimos de Experiencia Relevante
• Mínimo seis años (con Estudios de Secundaria) o 3 años (con Bachillerato universitario) de experiencia progresiva y relevante en funciones secretariales, administrativas o programáticas, a nivel nacional o internacional, en instituciones públicas, empresas privadas y/o proyectos de organismos de cooperación.
Lenguaje(s) Requerido(s)
• Fluidez en español e inglés es requerida.
• El conocimiento de otros idiomas oficiales de las Naciones Unidas será considerado una ventaja.
Habilidades Deseadas adicionales a las competencias mencionadas en la sección de Competencias
• Experiencia previa brindando apoyo ejecutivo a alta dirección.
• Experiencia en la redacción de minutas, correspondencia, notas informativas y materiales de briefing.
• Conocimiento de protocolo institucional y coordinación interinstitucional será valorado favorablemente.
• Experiencia con módulos de viajes, finanzas o presupuesto en sistemas corporativos como Atlas, Quantum u otros ERP institucionales será un activo.
• Conocimiento de los procedimientos de contratación administrativa estatal, y/o de Organismos de Cooperación.
• Experiencia específica en manejo financiero y gestión de presupuestos.
• Experiencia previa con Naciones Unidas u organismos de cooperación internacional.
• Conocimiento en Derechos Humanos, igualdad de género y empoderamiento de las mujeres y las niñas, la agenda 2030 para el desarrollo sostenible.
Habilidades Requeridas
• Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina y LLMs (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc.).
• Experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web y herramientas digitales de oficina.
• Sólida familiaridad con software de presentaciones y manejo presupuestario será considerada una ventaja.
Otros
• Alta discreción y confidencialidad; capacidad para trabajar bajo presión, priorizar múltiples tareas, mantener seguimiento oportuno a compromisos y sostener relaciones de trabajo colaborativas con contrapartes internas y externas.
• Residir en Costa Rica.
Equal opportunity
As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.
UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.
Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority
UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.
Right to select multiple candidates
UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
Use of AI by candidates
Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection
Scam alert
UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.