Asociado/a del Programa de Pequeñas Donaciones

Background

El PNUD es la organización fronteriza del conocimiento para el desarrollo sostenible en el Sistema de Desarrollo de las Naciones Unidas y sirve como integrador para la acción colectiva para lograr los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). El trabajo de políticas del PNUD llevado a cabo a nivel de la Sede, Regional y de las Oficinas de País ofrece un espectro que va desde un profundo conocimiento local hasta perspectivas globales de vanguardia y abogacía. En este contexto, el PNUD invierte en su Red Global de Políticas (GPN), una red de experiencia técnica global y de campo en una amplia gama de dominios de conocimiento y en apoyo a las soluciones emblemáticas y las capacidades organizativas previstas en el Plan Estratégico del PNUD.

Dentro de la GPN, la Oficina de Políticas y Apoyo a Programas (BPPS) tiene la responsabilidad de desarrollar todas las políticas y orientaciones relevantes para apoyar los resultados del Plan Estratégico del PNUD. El personal de la BPPS proporciona asesoramiento técnico a las Oficinas de País; aboga por los mensajes corporativos del PNUD; representa al PNUD en foros de múltiples partes interesadas, incluidos los diálogos público-privados, gubernamentales y de la sociedad civil; y participa en la coordinación interinstitucional de la ONU en áreas temáticas específicas.

Los Centros de la BPPS sobre Naturaleza, Clima, Energía y Residuos, con el apoyo del Centro de Apoyo, Supervisión y Cumplimiento del Programa de Fondos Verticales, trabajan con gobiernos, la sociedad civil y socios del sector privado para integrar las preocupaciones relacionadas con la naturaleza, el clima, la energía y los residuos en la planificación nacional y sectorial y en las políticas de crecimiento inclusivo, apoyar las obligaciones de los países en virtud de los Acuerdos Ambientales Multilaterales y supervisar la implementación de la cartera más grande de la ONU de programación en el país sobre naturaleza, cambio climático, energía y residuos. Esta cartera multimillonaria abarca:

• Biodiversidad y Servicios Ecosistémicos, incluidos los bosques;
• Gestión Sostenible de la Tierra y Desertificación, incluidos los sistemas alimentarios y de productos básicos;
• Gobernanza del Agua y los Océanos, incluidos los PEID (pequeños estados insulares en desarrollo);
• Mitigación y Adaptación al Cambio Climático;
• Energía Sostenible;
• Industrias Extractivas;
• Gestión de Productos Químicos y Residuos;
• Gobernanza Ambiental y enfoques de Economía Verde/Circular y CPS (consumo y producción sostenibles).

Este trabajo promueve temas transversales sobre finanzas innovadoras, transformación digital, desarrollo de capacidades, derechos humanos, igualdad de género, salud, tecnología y aprendizaje Sur-Sur.

Además de las alianzas bilaterales del PNUD en Naturaleza, Clima, Energía y Residuos, el PNUD es una agencia de implementación multilateral acreditada del Fondo Verde para el Clima (GCF), el Fondo Multilateral (MLF), el Fondo de Adaptación (AF) y el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF). Como parte de la asociación del PNUD con estos fondos verticales (VF), el PNUD proporciona a los países servicios técnicos integrados especializados para la evaluación de la elegibilidad, la formulación de programas, el desarrollo de capacidades, el asesoramiento sobre políticas, la asistencia técnica, la capacitación y la transferencia de tecnología, la movilización de cofinanciamiento, la supervisión de la implementación, la gestión y evaluación de resultados, los pagos basados en el desempeño y los servicios de gestión del conocimiento.

El Programa de Pequeñas Donaciones (PPD) del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF) es implementado por el PNUD en nombre de la Asociación del GEF. El PNUD supervisa el Programa de Pequeñas Donaciones (PPD) a través del Centro Vertical y el Centro de Naturaleza de la BPPS. Financiado por el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF), el Programa de Pequeñas Donaciones canaliza eficientemente donaciones directas a organizaciones no gubernamentales y comunitarias para ayudarlas a hacer frente al cambio climático; conservar la biodiversidad; proteger las aguas internacionales; reducir el impacto de los Contaminantes Orgánicos Persistentes; y prevenir la degradación de la tierra. Ayudar a las comunidades con sus iniciativas para medios de vida sostenibles mientras se generan beneficios ambientales globales es la inspiración central del Programa de Pequeñas Donaciones.

Lanzado en 1992 como un programa corporativo del GEF, el Programa de Pequeñas Donaciones del GEF (GEF SGP) ha apoyado la acción local durante más de treinta años para abordar las preocupaciones ambientales globales. El PPD tiene como objetivo brindar beneficios ambientales globales en las áreas focales del GEF de conservación de la biodiversidad, mitigación del cambio climático, protección de las aguas internacionales, prevención de la degradación de la tierra y eliminación de contaminantes orgánicos persistentes a través de enfoques basados en la comunidad. Hasta la fecha, el PPD ha financiado más de 27,000 proyectos comunitarios que abarcan más de 120 países. Ha adquirido una experiencia considerable a nivel comunitario, incluida la adaptación al cambio climático mientras se abordan los problemas de las áreas focales del GEF. Se puede encontrar más información en: https://sgp.undp.org/ .

Duties and Responsibilities

1.Apoyo a la implementación del Programa:

• Contribuir a la implementación diaria del programa/proyecto, asegurando la conformidad con los resultados, productos, objetivos y planes de trabajo esperados;
• Asistir al Analista de proyecto (AP) en la preselección de conceptos de proyectos y propuestas de proyectos, y evaluar la parte financiera de las propuestas de proyectos;
• Asistir al AP en el desarrollo y revisión de los formularios de solicitud de donaciones y otras herramientas de gestión, requisitos del programa y otros documentos del PPD;
• Asesorar a los posibles beneficiarios sobre los procesos y directrices de preparación de proyectos, e informar al AP y al Comité Directivo Nacional (CDN) sobre las actividades de desarrollo de proyectos, según sea necesario;
• Proporcionar apoyo y orientación diarios a los proyectos nuevos y en curso y a sus beneficiarios, según sea necesario;
• Asistir al AP en la implementación de proyectos, asuntos relacionados con el mecanismo de resolución de quejas, monitoreo y evaluación, incluida la participación en visitas de campo;
• Apoyar la organización y preparación de las actas de las reuniones del CDN y otros eventos del PPD;
• Mantener contactos y una relación de trabajo profesional con ONG, instituciones gubernamentales, donantes y otras partes interesadas del PPD;
• Asistir al AP en la presentación de informes regulares tanto al Asesor Técnico Regional (ATR) del PNUD como al Coordinador Global del Programa de País Actualizado (UCP), al Equipo Central de Gestión del Programa (CPMT), a la Oficina de País del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD CO), y asistir al CN en la preparación oportuna de la encuesta anual de monitoreo y otras encuestas e informes de UCP, CPMT, PNUD según se requiera;
• Apoyar al AP en el cumplimiento de los requisitos de M&E (Monitoreo y Evaluación) pertinentes (por ejemplo, Informe de Implementación del Proyecto [PIR], Revisión de Mitad de Período [MTR] y Evaluación Final [TE]);
• Redactar memorandos y otros documentos operativos en nombre del AP, y responder a consultas sobre asuntos del programa PPD;
• Actualizar y mantener regularmente la base de datos de proyectos del PPD, así como la base de datos de las partes interesadas.
• Apoyar en la elaboración del Informe de Evaluación del Desempeño en el marco del monitoreo y evaluación del proyecto.

2. Asegurar la correcta Gestión Financiera conforme las normas, políticas y procedimientos de PNUD.

• Proporcionar orientación, revisar y controlar la exactitud de la documentación de respaldo de los informes financieros intermedios y finales de los proyectos, como facturas, y asesorar al AP según sea necesario;
• Procesar las solicitudes de pago de los beneficiarios y proveedores obteniendo las autorizaciones y aprobaciones necesarias, y asegurando que los pagos se efectúen con prontitud y de acuerdo con los Procedimientos Operativos Estándar (SOP) del PPD;
• Mantener un estrecho contacto de trabajo con el Punto Focal Regional respectivo y buscar su apoyo, asesoramiento y orientación sobre cómo operar mejor Quantum de acuerdo con los SOP del PPD, si es necesario;
• En colaboración con el AP, mantener la integridad financiera del programa, implementar y monitorear el sistema de contabilidad y las bases de datos del presupuesto operativo del país del PPD;
• Preparar y mantener la tabla y el calendario de desembolso de donaciones; así como hacer un seguimiento del Presupuesto Operativo del País para garantizar el cumplimiento del presupuesto anual aprobado;
• Redactar las propuestas de presupuesto administrativo y de proyectos anuales de la oficina de país del PPD;
• Gestión de la cuenta de Caja Chica con la documentación adecuada y registros rastreables adecuados;
• Ingresar, extraer, transferir datos de Quantum y la base de datos del PPD y producir informes según sea necesario;
• Seguimiento de los arreglos de viaje y los pagos de viáticos (DSA) para el AP y los miembros del CDN;
• Proporcionar otros informes financieros según sea necesario.

3. Desempeñar las Funciones Administrativas necesarias.

• Adquirir suministros de oficina, equipos y mobiliario cumpliendo con los SOP del PPD y de la Oficina de País sobre las normas y reglamentos de adquisición;
• Gestionar y organizar el trabajo diario de la oficina;
• Establecer un sistema de archivo adecuado, mantener los archivos administrativos, financieros y de gestión de la oficina de país del PPD y actualizarlos con la documentación original o una copia de la documentación original según sea necesario. Enfoque especial en:
  1. Establecer y mantener una carpeta separada con todas las actas de las reuniones del CDN firmadas que aprueban nuevos proyectos financiados por el PPD.
  2. Establecer y mantener un sistema de archivo de proyectos que contenga los Memorandos de Acuerdo (MOA) originales y sus enmiendas, originales o copias de los informes intermedios y finales con todos los documentos de respaldo, y los informes de misión o documentos de evaluación.
  3. Establecer y mantener una carpeta financiera para todas las transacciones financieras de la oficina de país del PPD.
  4. Mantener los archivos de personal, informes de evaluación de desempeño, registros de licencias y otros registros pertinentes de personal/consultores.
• Redactar correspondencia y comunicaciones de rutina y establecer un sistema de archivo para registrar las comunicaciones con las partes interesadas locales;
• Proporcionar apoyo administrativo y operativo para la organización de eventos y actividades del PPD según se solicite;
• Preparar información de antecedentes y documentación, actualizar los datos relevantes para las áreas del programa y compilar material de antecedentes para el AP y el CDN;
• Asegurar el flujo de información y la difusión de materiales a todos los interesados;
• Mantener un inventario actualizado de todos los activos físicos y registrar todo el inventario en la hoja de inventario de activos;
• Proporcionar apoyo logístico y administrativo a las misiones visitantes, arreglos de viaje y reuniones para el AP y el CDN, cumpliendo con las normas y reglamentos de adquisición de los SOP del PPD;
• Apoyar en la auditoría del proyecto, incluida la preparación y la posterior implementación de cualquier recomendación de auditoría.

4. Gestión del Conocimiento y Comunicación

• Apoyar activamente a la oficina de país del PPD en los esfuerzos de gestión del conocimiento, redes de conocimiento y visibilidad del PPD;
• De acuerdo con las directrices de marca del PPD, apoyar al AP y al CDN en los esfuerzos para el reconocimiento adecuado del PPD en cualquier material de GC (Gestión del Conocimiento) y Comunicación producido por los beneficiarios o las partes interesas externas del PPD;
• Facilitar la organización de eventos de promoción del PPD, talleres, diálogos con las partes interesadas y mesas redondas;
• Asistir en la redacción de artículos y publicaciones con el debido reconocimiento del PPD;
• Participar en eventos con fines de difusión de información del PPD;
• Mantener, actualizar o proporcionar información válida del PPD para el sitio web del PPD, la base de datos global del PPD y el sitio web de la Oficina de País del PNUD.

El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencies

Required Skills and Experience