VN 022-GN10-2026-Administrative Associate, Finance G5

Job Description

Introduction

Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations and the leading UN agency in the field of migration. Working closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners, IOM promotes humane and orderly migration for the benefit of all. It saves lives and protects people on the move, drives solutions to displacement, and facilitates pathways for regular migration, while providing services and advice to governments and migrants. 

IOM is committed to fostering a respectful, inclusive and supportive workplace where all employees can thrive professionally and feel valued. By creating such an environment, IOM aims to better harness the full potential of migration and strengthen its support to people on the move.

IOM invites candidates from diverse backgrounds to apply and provides reasonable accommodation throughout the recruitment process when required. Learn more about IOM’s workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates.

Organizational Context and Scope

En Guinée, l’OIM intervient dans plusieurs domaines, notamment dans l’assistance et la protection des migrants de retour vulnérables ainsi que de leurs communautés d’origine. Cette action vise à réduire la migration irrégulière, qui affecte particulièrement ces populations et les expose à des parcours migratoires dangereux, avec de nombreux risques et conséquences négatives.

Dans ce cadre que l’OIM Guinée recrute un(e) Administrative Associate, Finance pour son sous-bureau de Mamou. Le/la titulaire du poste devra posséder une connaissance approfondie de l’Organisation, de son mandat, de ses objectifs et de sa mission, ainsi qu’une bonne compréhension de son environnement opérationnel et de ses partenaires externes. Il/elle veillera à la conformité des opérations financières et administratives ainsi à une gestion efficace, transparente et responsable des ressources du sous-bureau.

Responsibilities

Sous la supervision directe du NRMO et la supervision générale de RMO, le/la titulaire du poste sera le garant de la pérennité, de la transparence et de la fiabilité financière du programme ; il coordonnera également la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités de logistique et d’approvisionnement, en parfaite conformité avec les règles et procédures de l’OIM et les exigences du bailleur de fonds. 

Plus précisément, il aura les responsabilités décrites ci-dessous :

1. Contrôler les pièces comptables du sous bureau de Mamou ;

2. Préparer les opérations de clôture comptable mensuelle et les soumissions comptables à envoyer au Bureau Principal de Conakry ; 

3. Assurer un classement approprié des documents financiers et des pièces comptables justificatives ; 

4. Examiner et s'assurer que toutes les pièces justificatives et les signatures sont obtenu avant la finalisation des paiements, 

5. Vérifier les factures et s'assurer que les équipements, fournitures ou services auxquels elles se réfèrent ont été dûment reçus ou fournis avant de procéder à la demande de paiement ; 

6. Assurer la préparation et le suivi des TA, PR du sous bureau et informer le Chargé des Finances pour le paiement des services effectués.

7. Préparer les calculs de remboursements des frais de voyage (expenses claims) ; 

8. Assurer la maintenance d'un système bancaire efficace, y compris la préparation des rapprochements bancaires mensuels du sous bureau ; 

9. Gérer la trésorerie du sous bureau, et notamment les transferts de fonds, effectuer les contrôles de caisse et les rapprochements comptables ;

10. Assister le Chargé de programme pour le monitoring de leurs budgets ;

11. Préparation de tableau de bord et autres outils d’optimisation du processus de gestion des ressources financières du sous bureau de Mamou

12. Préparation trimestrielle des rapports financiers des projets en respectant les échéances et les procédures du bureau satellite comme demandé par le NRMO pour revu et prise de décisions par le RMO.

13. Informer à temps le NRMO des différentes situations des projets pour la prise de dispositions. 

14. Toutes autres tâches et responsabilités qui pourraient lui être confiées.

Qualifications

Required Qualifications and Experience

Education

• Diplôme Licence ou équivalent en comptabilité / finance

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experience

• Expérience professionnelle documentée.

• Assorti d’une expérience prouvée de 3 ans dans les domaines cités ;

• Expérience dans des organismes internationaux ;

• Excellente maîtrise des outils informatiques et notamment des logiciels comptables, expérience des systèmes de gestion intégrés un atout ; 

• Engagement personnel, flexibilité des horaires et capacité à travailler efficacement et harmonieusement sous pression dans un environnement multiculturel.

Skills

• Le/la candidat (e) doit démontrer les compétences suivantes :

• Connaissances en finance, comptabilité, droit (social, des affaires), fiscalité, audit, contrôle de gestion en Guinée (fournisseurs, transitaires, transporteurs, plateformes et bases logistiques) et des relations contractuelles avec ces acteurs.

• Connaissance de base en gestion pour l’élaboration et le suivi d’un budget de commande. 

• Connaissance de la règlementation et des exigences en matière de gestion financière et de gestion des actifs serait un atou       

Languages

All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).

• Pour tous les candidats, la maîtrise du Français est requise (oral et écrit).

• Avoir une connaissance en anglais et d’une des langues locales de la Guinée serait un atout.

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

Core Competencies – behavioural indicators Level 1

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Managerial Competencies – behavioural indicators Level 2, if with direct reports

• Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
• Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
• Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
• Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
• Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings. 

Notes

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.

This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.

Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.

IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.

IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.

IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.

No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info