Job Purpose
El/La Asistente de Compras brinda apoyo administrativo y operativo en los procesos de adquisición de bienes y servicios requeridos por la Delegación de la IFRC en Venezuela.
El/La titular del puesto apoyará la gestión de cotizaciones, el seguimiento a proveedores, la preparación y organización de documentación de compras, el monitoreo de entregas y el mantenimiento de registros actualizados, contribuyendo al cumplimiento de las políticas y procedimientos de la IFRC, así como a las necesidades operativas de los programas y proyectos.
El/La Asistente de Compras trabajará bajo la supervisión directa del Oficial Senior de Compras y en coordinación con las áreas programáticas, administrativas y financieras de la Delegación, así como con sus contrapartes de la Cruz Roja Venezolana.
Job Duties and Responsibilities
- Recibir, revisar y dar seguimiento a las solicitudes de compra, verificando que cuenten con las especificaciones, cantidades, aprobaciones y documentación requerida.
- Gestionar solicitudes de cotización y recibir ofertas de proveedores conforme a los procedimientos y umbrales de adquisición establecidos por la IFRC.
- Preparar cuadros comparativos y expedientes de compra para su revisión y aprobación.
- Emitir y dar seguimiento a órdenes de compra y contratos, coordinando con proveedores fechas, cantidades, condiciones y lugares de entrega.
- Monitorear el avance de las adquisiciones y entregas, identificando riesgos, retrasos o incidencias y comunicándolos oportunamente a las áreas involucradas.
- Coordinar con logística, almacén y usuarios internos la recepción de bienes y la validación del cumplimiento de las especificaciones solicitadas.
- Preparar y organizar la documentación requerida para pagos, asegurando la integridad y consistencia de los soportes correspondientes.
- Mantener actualizados los registros, bases de datos y expedientes físicos y electrónicos de compras y proveedores, garantizando la trazabilidad de cada proceso.
- Identificar y apoyar la evaluación de proveedores y alternativas de mercado para garantizar disponibilidad, calidad y competitividad.
- Brindar orientación a usuarios internos sobre políticas, procedimientos y requisitos documentales relacionados con adquisiciones.
- Apoyar procesos de importación, desaduanaje e informes periódicos de adquisiciones cuando sea requerido.
- Garantizar el cumplimiento de las políticas, procedimientos, principios éticos y lineamientos de prevención de fraude y corrupción establecidos por la IFRC
Education
Requerido
Título universitario o profesional en un área relacionada con administración o logística
Preferido
Estudios complementarios o certificaciones en Compras, Logística o Gestión de la Cadena de Suministro.
Experience
Requerido
Mínimo dos años de experiencia profesional en un departamento de compras y logística
Preferido
Mínimo un año de experiencia sobre el terreno en una organización humanitaria
Experiencia en elaboración de cuadros comparativos y documentación de compras
Experiencia trabajando con procedimientos de compras basados en cumplimiento y auditoría.
Knowledge, Skills and Languages
Requerido
Conocimientos en sistemas informáticos (por ejemplo, paquete de software de contabilidad, programas de MS Office)
Capacidad analítica y atención al detalle
Capacidad para gestionar múltiples procesos simultáneamente y cumplir plazos.
Buenas habilidades organizativas y de gestión documental.
Excelentes habilidades de comunicación
Preferido
Conocimiento del contexto humanitario y de las operaciones de la IFRC
Conocimiento de sistemas ERP o plataformas de gestión de compras.
Competencies, Values and Comments
Valores: Respeto por la diversidad; Integridad; Profesionalismo; Responsabilidad
Competencias clave: Comunicación; Colaboración y trabajo en equipo; Juicio y toma de decisiones; Relaciones con la sociedad nacional y los clientes; Creatividad e innovación; Generación de confianza