Asistente Administrativo

Vacancy No.S18513Category of ContractNationalPosition TypeNationalApplication Deadline15/09/2026Job Posted On01/09/2026Duty StationVenezuelaDuty Station StatusN/AAccompanied StatusN/ADuration6 months

Organizational Context

La Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (IFRC) es la mayor organización humanitaria del mundo, con 191 Sociedades Nacionales miembros. Como parte del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja, nuestro trabajo se rige por siete principios fundamentales: humanidad, imparcialidad, neutralidad, independencia, servicio voluntario, unidad y universalidad. Se guía por su Estrategia 2020, que expresa nuestra visión colectiva y nuestra determinación de avanzar en la solución de los principales desafíos que enfrenta la humanidad en la presente década. La Secretaría de la FIRC está organizada en grupos de trabajo: cinco oficinas regionales, una de las cuales es la de las Américas. La Oficina Regional de las Américas apoya a las Sociedades Nacionales de las Américas para elevar los estándares humanitarios y de desarrollo, ayudándolas a mantenerse relevantes en sus respectivos países y a ser sostenibles y responsables de sus acciones, guiadas por la implementación de la Estrategia 2020.

Con el objetivo de responder a las necesidades urgentes, la IFRC en apoyo a Cruz Roja Venezolana ha establecido su Delegación, la cual cuenta con la presencia Como parte de los servicios que se prestan en el área de Administración y Finanzas, es de suma importancia para los temas administrativos y buen funcionamiento de la oficina de la Delegación, por lo que el Asistente Administrativo en apoyo

Job Purpose

El puesto de Asistente de Administración es responsable de proporcionar apoyo administrativo, logístico y secretarial integral a la Delegación, asegurando una atención eficiente y de calidad a la Jefatura, las áreas de Recursos Humanos y Finanzas, la Oficina Regional y actores externos. El puesto contribuye a la adecuada ejecución de los procesos administrativos, al cumplimiento de las políticas y procedimientos institucionales, y a la coordinación efectiva de las actividades operativas, favoreciendo un entorno de trabajo organizado que permita el cumplimiento de los objetivos estratégicos y humanitarios de la organización.

Job Duties and Responsibilities

  1. Gestión administrativa
  • Dar seguimiento a los procesos administrativos de la Delegación, asegurando su ejecución oportuna y adecuada documentación.
  • Dar seguimiento a los procesos de pago, verificando la documentación de soporte y coordinando con las áreas correspondientes hasta su conclusión.
  • Mantener una relación operativa con proveedores de bienes y servicios, incluyendo solicitudes de cotización, coordinación de servicios, seguimiento de entregas y resolución de incidencias administrativas.
  • Gestionar y mantener actualizado el archivo y la documentación administrativa, de acuerdo con los procedimientos y sistemas de archivo establecidos por IFRC.
  • Dar seguimiento a contratos y acuerdos de servicios, incluyendo fechas de vencimiento, renovaciones y condiciones contractuales.
  • Realizar seguimiento de los gastos operativos, apoyando el control, registro y conciliación de la documentación asociada.
  • Apoyar la preparación y seguimiento de documentos administrativos, correspondencia oficial, solicitudes y comunicaciones dirigidas a proveedores, autoridades y otros actores.
  • Apoyar la identificación y gestión de proveedores y servicios requeridos por la Delegación y la operación.
  • Mantener actualizados los registros administrativos y contribuir a la disponibilidad de información para procesos de auditoría, control interno y reporte.
  • Apoyar a otros miembros del equipo administrativo y asumir tareas adicionales cuando las necesidades operativas lo requieran.

2. Apoyo Operación de Emergencia

  • Brindar apoyo integral al personal internacional desplegado en el país y visitantes oficiales.
  • Mantener comunicación con el personal desplegado durante su llegada, proporcionando instrucciones claras sobre aspectos administrativos, logísticos y operativos.
  • Identificar y coordinar opciones de alojamiento temporal/hoteles, transporte terrestre, traslados aeropuerto-hotel y otros servicios requeridos.
  • Coordinar con proveedores para obtener tarifas corporativas, disponibilidad y servicios adicionales, cuando corresponda.
  • Gestionar reservas de alojamiento y transporte.
  • Coordinar la documentación necesaria para viajes y misiones en el país, incluyendo recopilación, compilación, seguimiento y archivo de autorizaciones y otros documentos requeridos.

Job Duties and Responsibilities (continued)

3. Apoyo operativo transversal

  • Apoyar a otros miembros del equipo en tareas administrativas y operativas cuando sea necesario.
  • Apoyar en la entrega y recepción de activos, incluyendo la documentación correspondiente.
  • Gestionar y mantener el inventario de los materiales de oficina y papelería.
  • Apoyar en la entrega, recepción y gestión administrativa de apartamentos y alojamientos utilizados por personal de la operación.
  • Apoyar la identificación de proveedores, servicios y soluciones logísticas ante necesidades urgentes.
  • Mantener una actitud flexible y orientada al servicio, respondiendo oportunamente a las necesidades de la Delegación y de la operación de emergencia.

Education

  • Licenciatura, Especialización, Técnico Superior Universitario (TSU) o formación en Secretariado Ejecutivo Bilingüe, según la naturaleza y responsabilidades del cargo.

Experience

  • Experiencia de por lo menos 1 año en el manejo del área de recepción y atención a clientes internos y externos.
  • Experiencia en secretariado (manejo de notas verbales, asistencia a jefes de áreas y otros).
  • Experiencia de por lo menos 2 años en el área administrativa y manejo de oficinas.

Knowledge, Skills and Languages

  • Conocimientos en MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Access, etc), navegadores de internet, intranet y otros medios de tecnología relevantes para las funciones del puesto.
  • Excelentes habilidades para la creación de redes con otras agencias y organizaciones.
  • Buena capacidad en síntesis y redacción.
  • Capacidad para trabajar en un entorno multifuncional y multicultural.
  • Capacidad para trabajar en equipo, excelentes habilidades de comunicación, gestión y relaciones interpersonales.
  • Planificación y gestión del tiempo, organización y enfoque en los detalles.
  • Proactividad y anticiparse a las necesidades del puesto.
  • Flexibilidad, capacidad de trabajo bajo presión, adaptabilidad y tolerancia al estrés.
  • Español fluido hablado y escrito.

Competencies, Values and Comments

  • VALORES: respeto de la diversidad; integridad; profesionalismo; responsabilidad.
  • COMPETENCIAS BÁSICAS: Comunicación; colaboración y trabajo de equipo; juicio y toma de decisiones; Relaciones con Sociedades Nacionales y con beneficiarios; Creatividad e innovación; Creación de confianza.
  • COMPETENCIAS FUNCIONALES: Capacidad de construir alianza; liderazgo; Empoderando a otros.
At Impactpool we do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.