The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Descripción general del trabajo: 

Coordinar, ejecutar y mantener el sistema de gestión documental digital del proyecto del FHV, garantizando que todos los documentos soporte de costos directos, cadena de suministro y personal estén debidamente escaneados, nombrados, organizados y archivados en Box conforme a los lineamientos obligatorios del donante, los estándares de CIR -VE y los requerimientos de auditoría interna y externa.

Durante visitas de Spot check financiero pueden solicitar documentación digital o en físico. La documentación para presentar por el área financiera, cadena de suministro y recursos humanos abarca la documentación de soporte acorde a las políticas del CIR-VE, la principal función del cargo es velar porque esta información este completa y a la mano.

Responsabilidades principales:


Configuración y Mantenimiento de la Estructura de Carpetas en Box:

  • Crear y mantener la estructura de carpetas obligatoria en Box para el proyecto del FHV.
  • Utilizar Box Drive para la administración eficiente de carpetas y subcarpetas, facilitando la navegación y carga masiva de documentos
  • Actualizar la estructura ante cambios en el proyecto.
  • Agrupación de los procesos con el orden establecido; Agrupación por Nombre de Categoría, Código Donante, etc.
  • Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de alquileres en excel
  • Verificar la existencia de la relación de gastos compartidos de internet en excel
  • Verificación de cargue de documentos por parte de los socios cuando aplique.
  • Relación de gastos pago a proveedores con facturas y número de orden de compra correspondientes
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 Mantenimiento de Archivo físico

  •  Verificación de existencia física de soportes de los procesos de compras desde la requisición hasta el soporte de pago y retención de ISLR, este último según aplique
  • Archivo adecuado de lista de asistente de actividades donde se entregaron refrigerios, insumos o materiales y la carta de pago en cuenta a tercero de los proveedores.
  • Verificación que los documentos para lo que aplique tengan el sello respectivo
  • Mantenimiento de carpeta con información tributaria: exenciones, declaraciones y RIF. 

Apoyo durante vistas del Spot Check Financiero:

  • Antes de la visita: Envió de documentación preparatoria necesaria
  • Durante la visita: Se debe tener la información impresa por cada proceso de acuerdo con las indicaciones, presentar carpeta de las facturas originales ,  presentar carpeta con la información constitutiva de CIR-VE y Socio (Según aplique).
  • Después de la visita: Ayudar a su supervisor a resolver los hallazgos.undefinedundefined

Gestión Documental

  • Recibir y archivar en Box todos los documentos soporte de transacciones de costos directos del proyecto, organizados por código de proyecto (D1) y mes del año fiscal
  • Coordinar con el equipo de Finanzas la recepción oportuna de los soportes físicos para su digitalización dentro del período contable correspondiente
  • Verificar el adecuado archivo en Box de todos los documentos del proceso de cotización y licitación (RFQ/RFP) relacionados con el proyecto
  • Verificar que cada expediente de proceso de selección de proveedor incluya: bases, cotizaciones recibidas, cuadro comparativo, acta de selección y contrato o acuerdo firmado
  • Coordinar con el equipo de Supply Chain la entrega oportuna de los expedientes físicos o digitales para su archivo en Box 

Control de Calidad Documental

  •  Realizar revisiones periódicas de completitud y calidad de los archivos en Box, verificando que no haya documentos faltantes, mal nombrados, ilegibles o ubicados en carpetas incorrectas
  • Mantener un tracker maestro de gestión documental con estado actualizado de cada documento requerido: pendiente / en proceso / archivado / observado
  • Emitir alertas preventivas a las áreas responsables cuando se detecten documentos faltantes o próximos a vencer en plazo de archivo
  • Coordinar la subsanación de observaciones documentales identificadas por la Auditoría Interna de IRC o por revisiones pre-auditoría del equipo de Finanzas 

Coordinación Interáreas y Comunicación

  •  Actuar como punto focal documental del proyecto de FHV ante todas las áreas (Finanzas, Supply Chain, RRHH, Programa), centralizando la recepción, validación y archivo de documentos soporte
  • Comunicar oportunamente a cada área los lineamientos de archivo, las convenciones de nombre obligatorias y los plazos de entrega de documentación
  • Apoyar al equipo de Finanzas en la preparación de documentación para auditorías internas y externas, asegurando que los expedientes en Box estén completos y accesibles
  • Participar en reuniones de seguimiento del proyecto reportando el estado de la gestión documental e identificando cuellos de botella o riesgos de incumplimiento  

RESPONSABILIDADES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO:

  • Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral, convivencia laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de estos.  
  • Participar en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
  • Participar en la construcción y ejecución de planes de acción.Promover la comprensión de la política en los trabajadores.
  • Informar sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Participar en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo.
  • Participar en las inspecciones de seguridad.  

Requisitos del trabajo:

  • Técnico, Tecnólogo o estudiante universitario en Archivística, Administración, Contaduría, Gestión Documental o carreras afines
  • Mínimo 1 año de experiencia en gestión documental, archivo o apoyo administrativo/financiero
  • Manejo de Box o plataformas equivalentes de gestión documental en la nube (OneDrive, SharePoint, Google Drive)
  • Habilidad en trabajo en equipo.
  • Manejo avanzado de Excel (tablas dinámicas, fórmulas financieras)
  • Alta atención al detalle y orientación al cumplimiento normativo
  • Iniciativa para proponer nuevas ideas, pensamiento creativo y análisis.
  • Buen criterio y capacidad para priorizar eficazmente múltiples tareas en un entorno de cambio constante.
  • Alto nivel de compromiso con valores de IRC 

Experiencia y habilidades preferidas:

  •  Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita, así como una capacidad general para ser claro y conciso en todas las comunicaciones
  • Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo; Capacidad comprobada para priorizar y entregar a tiempo
  • Fuertes habilidades analíticas para resolver problemas
  • Habilidad en trabajo en equipo.
  • Capacidad para trabajar con equipos externos bajo estándares distintos a IRC
  • Habilidades de comunicación para explicar requisitos técnicos a audiencias no financieras
  • Orientación al fortalecimiento de capacidades
  • Capacidad para trabajar tanto de forma independiente como en una estructura de equipo global dinámica y multifuncional
  • Altamente competente en la suite de Microsoft Office
  • Capacidad para gestionar y trabajar a través del cambio de una manera proactiva y positiva.

Ambiente de Trabajo:

  • Entorno de trabajo cambiante.
  • La presencia y movimientos de trabajo y el alcance del cargo podrían    cambiar a medida que el proyecto crezca o cambie. 

Estándares de conducta profesionalLos trabajadores de IRC y IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en IRC Way-normas para la conducta profesional. De acuerdo con estos valores, el IRC opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: IRC se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: IRC es un empleador de igualdad de oportunidades. El IRC considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.


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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.