PROCUREMENT OFFICER

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Depuis la déclaration de l’épidémie d’Ebola en 2026, l’IRC appuie les efforts de préparation et de riposte dans les provinces de l’Ituri et du Nord-Kivu à travers des interventions de santé, de prévention et contrôle des infections (PCI), de communication des risques et engagement communautaire (RCCE), ainsi que de protection. La réponse Ebola mobilise un grand nombre d’acteurs de santé, de travailleurs communautaires et de partenaires qui interagissent quotidiennement avec des populations affectées et particulièrement vulnérables. Dans ce contexte, il est essentiel de garantir que les services soient fournis de manière sûre, digne et respectueuse, tout en renforçant la confiance des communautés envers les structures de santé et les équipes de la riposte afin de favoriser l’accès aux soins, l’adhésion aux mesures de prévention et le contrôle de l’épidémie.

DESCRIPTIF DU POSTE

Sous la supervision du supply Chain Coordinator, le/La Procurement Officer est responsable de la bonne gestion des achats au sein du base de l'IRC à Butembo. Il/elle supporte également le supply Chain Coordinator sur la gestion.

La chaîne d'approvisionnement doit être capable d'approvisionner rapidement les Programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation

RESPONSABILITES CLES

• Collecter des cotations auprès des sources fiables et crédibles pour le processus de consultation et d’analyse des offres.
• Veiller à ce qu'un processus d'approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu.
• Veiller à ce que l'approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et de celles des bailleurs de fonds.
• Coordonner avec le service financier, le service administratif et le département des programmes pour assurer un paiement à temps des dossiers d’achat en garantissant les documents de supports complets et vérifiables.
• Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps.
• Informer le Coordinateur de la chaîne d’approvisionnement de tout problème ou difficultés en matière d'approvisionnement.
• Établir et maintenir des relations de travail d’éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.
• Mettre en place et maintenir des informations sur les fournisseurs et les articles achetés régulièrement et être informé des conditions actuelles du marché local.
• Tenir à jour le rapport des achats et assurer les partages hebdomadaires réguliers
• Une base de données de fournisseurs pré-qualifiés IRC tenue à jour.
• Situation mensuelle des engagements partagée au superviseur de la chaîne d'approvisionnement.
• Coordonner avec le Warehouse pour soumettre les documents supports des dossiers de paiement à la finance.
• Un système d’archivage Accessible et clair par mois/Grant/Fournisseurs tenu à jour dans Box.
• Une Liste des ATC tenue à jour et soumettre des nouvelles au besoin.
• Appuyer le supply Lead dans tout le processus des DAO

Contractualisation

• Création de l’instrument contractuel correspondant à l’aide du modèle approprié.
• S’assurer d/ inclure dans le contrat toutes les spécifications, exigences, énoncés de travaux, grilles tarifaires fournies par le fournisseur.
• Veiller à ce que les documents justificatifs ci-après soient annexés avant soumission pour approbation du contenu :
• Formulaire de renseignements concernant le fournisseur bien rempli
• b) Documents d’immatriculation ou d'identification fiscale des sociétés
• c) Autorisation ATC
• d) Reponses à la RFQ
• e) Analyse d’offre signee
• f) Politique relative aux conflits d’intérêt et au code de conduite des fournisseurs de l’IRC
• Constituer un dossier (Registre de commerce, Quitus fiscal, ATC, Formulaire d’information du fournisseur et le formulaire du conflit d’intérêt) de chaque fournisseur
• Il/Elle est le lead de tous les contrats de service à IRC Butembo ;
• Il/Elle s’assure que les clauses des contrats de service signés par IRC sont respectées 
• Il/Elle partage la mise à jour sur les échéances des contrats de service chaque mois.

• Taches spécifiques pour Intégra

Télécharger au moins deux fois par jour les demandes d’achats soumises en ligne par les programmes et le support,

Examiner chaque demande pour se rassurer qu’il y ait les dimensions financières et les dimensions de stock (entrepôt/Stock/non-stock) avant de procéder à l’achat,

Vérifier de manière systématique si la ligne de demande d’achat dans Integra fait partie du plan d’achat avant de commencer le processus d’achat, si non échanger avec le programme pour mise à jour du plan d’achat

 Faire en ligne sur Intégra, les bons de commande des biens et service et y attacher tous les documents d’achat (choix du fournisseur, demande de cotations, offres, analyse des offres, TDR…)

Faire une analyse du statut des achat et partager le rapport a la fin de chaque semaine

 Pour tous les achats des assets sous le budget non restrictif dont le cout est supérieur ou égal à 5 000 dollars, se rassurer que la finance ait attribué le groupe des assets sur le PR

En cas de nouveau fournisseur identifié, se rassurer que ce dernier soit créé en ligne avant tout processus d’achat.

Etude de Marché 

• Il (elle) a la charge de :
• L`analyse des couts au marché ;
• S'assurer que les prix sont authentiques et raisonnables ;
• Partager les résultats de l’étude de marche sur une liste actualisée chaque 3 mois

Rapportage

• Rédiger un rapport mensuel sur tous les contrats de service en cours et les partager au superviseur
• Produire un rapport sur la performance des fournisseurs en collaboration avec la finance et le programme
• Partager la liste des prix à tous les programmes chaque deux mois

Archivage

• Faire l’archivage physique et électronique des dossiers lies aux fournisseurs dans le Box
• Il/Elle est le lead et s’assure de l’archivage de tous les dossiers de Procurement dans Box

PROFIL REQUIS

• Une grande capacité en communication administrative et opérationnelles
• Un minimum de BAC+3 dans un domaine pertinent relatif à la description du poste.
• Jouir d’une grande expérience (3) ans en gestion des achats dans des grandes organisations. Expériences des grandes ONGs internationales est souhaitable.
• Compétences informatiques, notamment en ce qui concerne les Word, Excel, PowerPoint et une grande maitrise de l’internet.
• Être disponible pour toute éventualité.
• Être proactif pour s’adapter aux changements pouvant advenir rapidement dans un contexte complexe de sécurité. 

La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion.

Note pour le personnel de terrain IRC : Engagement envers les clients : En s'engageant à mettre en œuvre une programmation axée sur le client, l'IRC place les personnes qu'elle sert - ses clients - au centre de sa programmation et de ses services. Le personnel de l'IRC a un rôle important à jouer pour soutenir la mise en œuvre d'une programmation axée sur le client en sensibilisant la communauté et les clients aux mécanismes de retour d'information existants et à la manière de les utiliser, y compris les processus de réponse, l'accès et l'éligibilité aux services, et en contribuant à la création d'une culture institutionnelle qui incite le personnel à écouter les clients, à communiquer et à répondre à leurs demandes, à leurs commentaires et à leurs plaintes.”

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle.  Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. 

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Engagement en partenariat : IRC s’engage à travailler en partenariat avec les organisations locales de manière équitable, transparente et collaborative. Tous les postes au sein de l’IRC exigent la promotion des principes de redevabilité mutuelle, de partage de capacités, de co-création et de respect de l’expertise locale. Le/la titulaire contribuera activement à des relations de partenariat solides, inclusives et fondées sur la confiance. Tous les employés de l’IRC doivent impérativement défendre et respecter les six principes de partenariat (Egalité, Complémentarité, Réciprocité, Solidarité, Recherche de résultats, Humilité)

PRESENTATION DU DOSSIER

• Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)
• Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français ou en Anglais avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences.
• Copies :  Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs, d’une pièce d’identité, de la carte de demandeur d’emploi obligatoire livrée par l’ONEM.
• Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 18 Septembre au 27 septembre 2026 à minuit

• Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus ;
• En vue de gagner en temps dans le traitement de ce recrutement, l’équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu’ils seront reçus. Cette méthode peut amener à la clôture de ce processus avant la date finale de réception des candidatures, si les meilleurs candidats sont identifiés lors de traitement progressif des dossiers.  IRC vous encourage à ne pas attendre le dernier jour de la clôture de l’offre pour postuler ;
• Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

En vue de soutenir la femme, IRC offre des conditions particulières à la femme en payant 14 Semaines des congés de maternité à 100%, Jusqu’au premier anniversaire de l’enfant, la mère a droit à un maximum de deux heures par journée de travail pour l’allaitement. Cette période de repos est rémunérée et comptabilisée comme temps de travail. Dans le souci de permettre aux staffs féminins IRC qui ont des bébés en âge d’allaitement de concilier leur responsabilité familiale avec les missions sur terrain, il sera autorisé à ces staffs de voyager à bord de véhicules IRC avec leurs bébés et si nécessaire avec une personne accompagnatrice.

Les employés IRC ont droit à deux jours des congés annuels. Le droit aux congés augmente en fonction de l’ancienneté. La culture organisationnelle IRC offre un environnement de travail sûr et épanouissant pour tous ses employés avec des mesures de flexibilité axées au bien être de son personnel. A ce titre, la grille salariale IRC demeure compétitive à tous les grades.

 « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée aux numéros verts suivants 0829777572 et 0999972021, car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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