HR Officer (sostituzione maternità)

HR Officer 

Posizione: HR Officer (sostituzione maternità) 

Impegno:  full time   

Durata dell’ incarico: Contratto di lavoro in sostituzione di maternità  

Sede di lavoro: Roma   

Chiusura Annuncio: 5 ottobre 2026 

Data inizio incarico: ASAP 

Lordo mensile: 1800 euro 

Scopo generale della funzione 

Garantisce il necessario supporto alla gestione delle attività HR (selezione, contrattualistica e onboarding, supporto al flusso logistico e documentale per invio nelle missioni del personale expat, gestione archivio cartaceo e digitale dei dossier e delle policy, gestione della documentazione e dei flussi di comunicazione relativi alle presenze, ferie e RnR, raccolta dati per elaborazione del payroll)  riguardanti il personale presso l’Head Quarter ed il personale espatriato operante nelle missioni estere. Fornisce supporto operativo ai dipartimenti HR delle missioni estere.   

Attività e responsabilità 

Processo di selezione:  

• Preparazione documenti propedeutici alla pubblicazione delle vacancy sui vari canali   

• Pubblicazione delle vacancy sui vari canali (Impactpool, ReliefWeb, InfoCooperazione, VIS, Lavorare nel mondo)  

• Gestione del processo di recruitment (screening CV x long list, calendario, convocazioni test e colloqui, referenze, feedback, etc), tramite il portale IMPACTPOOL ed email dirette, e coordinamento con i recruitment panel per partecipazione/organizzazione  colloqui.  

• organizzazione colloquio psicoattitudinale con la psicologa di UPP, con invio documenti (cv-motivation letter-report colloqui)  

Processo di on boarding:   

• Redazione ed invio del contratto e offerta di lavoro (con relativa documentazione)  

• Raccolta dati personali (scheda dati, badge, info per volo) e gestione dei flussi comunicativi e documentali per il personale in fase di assunzione  

• Apertura account Un Ponte Per (email, accessi a sharepoint dedicato, mailinglist   

• Invio e archiviazione delle policy UPP ed altra documentazione personale (i.e. carichi pendenti)  

• Welcome email     

• Preparazione e coordinamento calendario induction   

• Organizzazione visita medica (solo staff Italia)  

• Induction:  

- preparazione, coordinamento calendario e invio ai colleghi  

- invio preliminary induction plan a newcomers inclusi corsi online   

- gestione induction sugli aspetti HR (Employment Suite/induction certificate/calendario festività/etc)  

Personale contrattualizzato:   

• Gestione dei Rinnovi di contratti, aggiornamento TOR, Lettere di assegnazione, Lettere d’incarico, con e senza P. IVA, Certificati di lavoro, etc.  

• Preparazione, in coordinamento con le missioni, del calendario festività annuale di tutte le missioni di UPP  

• Gestione completa del software Timen (inserimento staff, gestione calendari, gestione missioni, etc etc)  

• Controllo e gestione Timesheet e Leave Request (assenze, ferie, permessi orari, R&R, etc) del personale di competenza tramite il software Timen, e tramite l’utilizzo dell’Employee Suite   

• In collaborazione con il Line Manager supervisiona l’aggiornamento del calendario presenze e piani ferie del personale di competenza sul Share Point  

• Preparazione delle Buste paga e Payslip del personale espatriato di competenza, tramite raccolta e controllo mensile dei dati per elaborazione dei cedolini e payslip per personale non residente in Italia  

• Autorizzazione finale ed archiviazione dei Travel form ed invio alla logistica per procedere.   

• Gestione dei rimborsi Gestione rimborsi personale Syria (controllo ed invio a pagamento, x non italiani vanno in payslip)  

• Archiviazione documentazione personale   

• AOB relativo alla contrattistica e gestione del personale   

• Supporto agli HR Officers di missione Iraq e Syria  

• Supporto aspetti amministrativi di HR alle missioni Libano e Giordania  

• Predisposizione dei dati HR, sia di sede che delle missioni, per la finalizzazione del Bilancio Sociale annuale  

REQUISITI ESSENZIALI:  

• Laurea in ambito sviluppo e relazioni internazionali, in discipline umanistiche o ad indirizzo economico/giuridico;  

• Esperienza in ruolo analogo di almeno 2 anni, preferibilmente nell’ambito del settore cooperazione e del no-profit internazionale;  

• Conoscenza della normativa italiana del lavoro e del CCNL Commercio;   

• Conoscenza del funzionamento generale delle associazioni e delle organizzazioni no-profit;   

• Ottime capacità relazionali e capacità di approcciarsi in modo dialogico con le diverse sensibilità culturali e funzioni organizzative, riuscendo a ricomporre quadri di comune interesse e riferimento;  

• Ottime capacità di problem solving e di coordinamento;  

• Ottima conoscenza della lingua inglese;  

• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, Word, etc)  

REQUISITI DESIDERATI:  

• Master in risorse umane o in ambito cooperazione o relazioni internazionali  

• Esperienza diretta nel settore della cooperazione internazionale;  

• Sarà considerato un plus la conoscenza della lingua araba.  

ALTRI REQUISITI:   

Un Ponte Per è una ONG internazionale impegnata nella diversità e nell’inclusione all’interno dei propri team, in linea con il principio di non discriminazione. UPP incoraggia tutti le/i candidate/i, indipendentemente dal sesso, dalla religione e dall’etnia, comprese le persone con disabilità, a candidarsi e a diventare parte dell’organizzazione.  

 Codice Etico  

UPP sostiene tutti gli standard minimi in termini di condotta etica e si sforza di aumentare i suoi standard rispetto al minimo. La tolleranza zero è riservata all’abuso e allo sfruttamento sessuale e all’abuso su minori, alla violenza, al danno, alle lesioni e alla negligenza. UPP partecipa Inter Agency Misconduct Disclosure Scheme, pertanto, ogni candidato assicura che lei/lui non ha mai violato alcuno standard in termini di SEA e Child Safeguarding e che lei/lui non lo farà in futuro. Per la protezione dei beneficiari, delle comunità e dei partner, UPP effettuerà controlli approfonditi di riferimento e controlli sui candidati selezionati, anche attraverso i contatti indicati dal candidato. I candidati sono avvisati che il controllo dei precedenti potrebbe compromettere la loro privacy.