Sobre a posição
Estamos buscando um(a) profissional organizado(a), colaborativo(a) e orientado(a) a resultados para atuar como Consultor(a) em Gestão da Informação e Arquivo. Você realizará a gestão dos arquivos físicos e eletrônicos da Representação do BID no Brasil, assegurando a correta classificação, proteção, organização, manutenção e recuperação de documentos e informações, além de apoiar usuários internos e externos.
Você trabalhará com a equipe de Operações e Administração da Representação do Brasil (CBR), em coordenação intensa com os colaboradores do escritório, a Seção de Administração de Arquivos do Banco em Washington, D.C., as unidades executoras e as contrapartes do Banco no país. A equipe apoia a gestão eficiente das informações internas e externas da Representação e a prestação de serviços de qualidade aos seus clientes.
O que você fará:
- Gerenciar e manter atualizados os arquivos físicos e eletrônicos, observando as políticas e os procedimentos de criação, classificação, proteção, manutenção e recuperação de informações, e determinar as necessidades de apoio e espaço para seu bom funcionamento.
- Processar registros não classificados no ezShare e apoiar o fluxo de entrada, distribuição e saída de correspondências.
- Implementar o novo sistema de gestão de arquivos físicos e eletrônicos, incluindo a classificação de arquivos pendentes e a migração de documentos já classificados.
- Colaborar com ITE para melhorar a funcionalidade dos sistemas do Banco e apoiar a gestão das informações relacionadas aos processos operacionais e corporativos, propondo soluções, respostas eficientes e alterações em conformidade com as políticas e os procedimentos internos.
- Identificar, selecionar e preparar arquivos qualificados para destruição, de acordo com os procedimentos estabelecidos pela Seção de Gerenciamento de Registros do Banco.
- Cuidar da experiência dos usuários internos e externos no uso de sistemas, processos e ferramentas de gestão da informação, entendendo suas demandas mediante metodologias e abordagens modernas.
- Apoiar, orientar e capacitar usuários na utilização dos sistemas de gerenciamento de documentos, comunicando-se de forma efetiva e realizando apresentações e treinamentos para grupos.
- Orientar mutuários e órgãos executores na organização e manutenção da documentação dos projetos e promover a troca eletrônica de correspondências conforme os padrões estabelecidos.
- Atender a consultas de usuários externos, preparar informações sobre projetos e atividades do Banco e elaborar e enviar o relatório mensal de usuários externos que solicitam informações.
- Atender aos colaboradores do Banco na utilização de sistemas e na concessão de documentos físicos, eletrônicos e pastas arquivadas, além de executar outras atividades relacionadas à área de competência que sejam atribuídas pela Administração do Escritório.
O que você vai precisar
Educação: Graduação em Arquivologia, Gestão de Arquivos, Ciência da Informação, Biblioteconomia, Design Gráfico ou outras áreas relevantes para as responsabilidades da função.
Experiência: Pelo menos 2 anos de experiência em gestão de arquivos.Conhecimento e experiencia na gestão de conceitos, princípios e práticas de gestão de arquivos e informação tanto eletrônica como física.
Experiência no uso de sistemas de arquivos eletrônicos, incluindo gestão de mudanças e implementação de novos processos. Experiência em melhoria de processos e conhecimentos de User Experience (UX), User Interface (UI) e Data Analytics são desejáveis.Habilidade para comunicar-se de forma efetiva, fazer apresentações e capacitar a grupos de usuários. Domínio de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), conhecimento de SharePoint e Office 365 é preferível. Aptidão para rápida aprendizagem de sistemas de informática.
Idiomas: Proficiência em português, falado e escrito, é requerida. Conhecimento adicional de inglês e/ou espanhol é desejável.
O que oferecemos
O Grupo BID oferece benefícios que atendem às diferentes necessidades e fases da vida profissional. Esses benefícios incluem:
Pacote de remuneração competitivo.
Licenças e férias: 2 dias por mês de contrato + licença parental neutra em relação ao gênero.
Plano de saúde: o Grupo BID oferece um subsídio mensal para complementar a aquisição de seguro de saúde.
Plano de poupança: o Grupo BID apoia seu planejamento financeiro — dependendo da duração do contrato, você receberá um subsídio mensal de poupança.
Atuação presencial, com flexibilidade ocasional para teletrabalho.
Desenvolvimento profissional: oferecemos oportunidades de aprendizagem para fortalecer seu perfil profissional, como seminários, aconselhamento individual, entre outras iniciativas.
Saúde e bem‑estar: acesso ao nosso Centro de Serviços de Saúde, que oferece cuidados preventivos e educação em saúde.