(Contratación nacional con base en Ciudad de México)
IMPORTANTE
Candidatos extranjeros deberán contar con permiso de trabajo en México
Objetivo del puesto
Brindar apoyo operativo, administrativo y logístico a las áreas de Premises & Administración y Finanzas, asegurando la correcta ejecución de actividades de soporte diario que contribuyan al buen funcionamiento de la oficina y a la continuidad de las operaciones.
Responsabilidades principales (descripción de las funciones)
Premises
· Mantener actualizadas las bases de datos, inventarios, expedientes físicos y digitales, bitácoras y controles del área.
· Preparar comprobaciones de caja chica y anticipos, reuniendo facturas, recibos y documentación de respaldo.
· Llevar el calendario de rentas, servicios y otros vencimientos; reunir la documentación de pago y presentar a la gerente la información completa para su revisión.
· Revisar existencias, solicitar cotizaciones y preparar pedidos de insumos de limpieza, café, cafetería y papelería, sujetos a aprobación.
· Organizar y actualizar calendarios de visitas, servicios, mantenimientos y actividades de oficinas y residencias.
· Actualizar resultado de planes de trabajo definidos por la gerente, dar seguimiento administrativo a tareas y fechas pendientes.
· Contactar a proveedores para solicitar información, coordinar citas y dar seguimiento a cotizaciones, servicios, facturas y reportes.
· Redactar correos, minutas, reportes y presentaciones; realizar tareas de archivo, escaneo, impresión y preparación de documentos.
Finanzas
· Brindar apoyo administrativo al área de Contabilidad en las actividades que le sean asignadas.
· Apoyar en el manejo y seguimiento de cuentas contables, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
· Apoyar en las gestiones relacionadas con efectivo y operaciones bancarias, conforme a los procedimientos y autorizaciones correspondientes.
· Realizar actividades de facturación y dar seguimiento a la documentación correspondiente.
· Realizar trámites y diligencias administrativas ante compañías, bancos, dependencias gubernamentales, notarías, proveedores y otras instituciones.
· Atender llamadas telefónicas y recibir a visitantes cuando sea necesario.
· Mantener comunicación y dar seguimiento a solicitudes y gestiones con proveedores y otros interlocutores administrativos.
Competencias
· Organización y capacidad para gestionar y dar seguimiento a varias tareas simultáneamente.
· Atención al detalle en el manejo de documentos, cifras, fechas y registros.
· Comunicación clara y profesional, tanto oral como escrita.
· Capacidad para establecer prioridades e informar oportunamente sobre pendientes o retrasos.
· Discreción en el manejo de información confidencial.
· Iniciativa para identificar información faltante y dar seguimiento a los asuntos pendientes.
· Actitud de servicio y disposición para colaborar con proveedores y personal operativo.
· Honestidad e integridad en el desempeño de sus funciones.
Perfil del puesto
Buscamos a un profesional organizado, íntegro, confiable y con espíritu de equipo, que cuente con iniciativa y capacidad para gestionar documentación, realizar trámites contables y administrativos, organizar calendarios, dar seguimiento a proveedores y atender pendientes administrativos.
· Licenciatura concluida, preferentemente en áreas económico-administrativas. Se valorará contar con título profesional.
· Experiencia mínima de 2 años en administración o áreas similares.
Conocimientos y habilidades técnicas:
· Paquetería office
· Bancos
· Dependencias y organismos
· Inglés (escrito y leído) conversacional es un plus
Es una posición administrativa, sin personal a cargo y sin funciones de gerencia. Reporta directamente a la coordinación del área de Premises para las actividades de esa área y a la Coordinación Regional Adjunta de Finanzas y Administración.
Ofrecemos: Sueldo competitivo, prestaciones de ley y superiores a la ley, oportunidad de contribuir en una organización internacional humanitaria.
Lugar de trabajo: Basado en la Ciudad de México.