Réceptionniste

UNDP works in about 170 countries and territories, helping to eradicate poverty, reduce inequalities and exclusion, and build resilience so countries can sustain progress. As the UN’s development agency, UNDP plays a critical role in helping countries achieve the Sustainable Development Goals.

La mission de UN House est de contribuer au bon fonctionnement des services communs des Nations Unies en offrant un environnement professionnel, accueillant et efficace aux agences, au personnel, aux partenaires et aux visiteurs.
Dans le cadre du bon fonctionnement de la UN House, qui accueille et facilite les activités des entités du système des Nations Unies, il est essentiel d’assurer un accueil professionnel et une orientation adéquate des visiteurs et des usagers. À cet effet, le recrutement d’un(e) volontaire des Nations Un réceptionniste vise à garantir une gestion efficace de l’accueil, des appels téléphoniques et des différentes sollicitations, tout en contribuant au maintien d’un environnement de travail organisé, convivial et professionnel. Le présent recrutement s’inscrit ainsi dans la volonté d’assurer un service d’accueil de qualité, respectueux des principes de courtoisie, de confidentialité et de professionnalisme.

Sous la supervision directe de l’assistante au registry, le/la Réceptionniste assure la gestion de l'accueil physique et téléphonique au niveau du Bâtiment des Nations Unies. Il/Elle est la première ligne de contact pour les visiteurs et les partenaires, et reflète par conséquent l'image de marque de l'Organisation. Le/la Réceptionniste fournit également des services d'appui administratif de base pour garantir l'efficacité des opérations quotidiennes des agences.
Le/la réceptionniste joue également un rôle essentiel dans la gestion électronique du courrier ainsi que dans la traçabilité des correspondances entrantes et sortantes pour chaque agence, en garantissant un enregistrement rigoureux conforme aux procédures internes. Plus spécifiquement ;

Assurer la gestion de la réception et l'accueil des visiteurs
• Accueillir les visiteurs, les partenaires et les prestataires avec professionnalisme, courtoisie et tact.
• Répondre aux requêtes basiques, orienter les visiteurs vers les personnes ou services appropriés.
• Maintenir la zone de réception (et éventuellement les salles d'attente) dans un état de propreté, d'ordre et de sécurité.
2. Gérer le standard téléphonique
• Gérer le standard téléphonique du bâtiment : recevoir, filtrer et transférer avec précision les appels entrants.
• Prendre des messages et s'assurer de leur transmission rapide aux fonctionnaires concernés.
• Mettre à jour régulièrement et diffuser l'annuaire téléphonique interne de l'agence et de l'équipe pays des Nations Unies (UNCT).
3. Fournir un appui administratif et logistique
• Gérer le courrier entrant et sortant : réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier physique et les colis de manière rapide.
• Assister dans l'enregistrement des factures ou autres documents administratifs déposés à la réception dans l’application métier pour UNICEF et les autres agences si applicable
• Assurer la traçabilité et le suivi du courrier jusqu’à sa distribution finale.
• Collaborer avec les points focaux des différentes agences pour une distribution efficace et rapide.
• Identifier et signaler tout incident (retard, perte, erreur d’attribution).
• Apporter un soutien dans la réservation des salles de réunion du bâtiment.
• Accomplir toute autre tâche administrative (photocopies, numérisation, classement basique) demandée par la supervision pour appuyer l'équipe des opérations.