Chargé.e de la gestion des subventions et des partenariats

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation humanitaire internationale, indépendante et non confessionnelle, fondée au Danemark en 1956. DRC apporte une assistance aux personnes réfugiées, déplacées et aux communautés affectées par les conflits et les crises, en veillant à la dignité, à la protection et à la recherche de solutions durables.

1. Contexte

Dans le cadre de ses interventions au Tchad, DRC recrute un·e Chargé.e de la gestion des subventions et des partenariats pour renforcer le suivi des engagements bailleurs, la qualité du reporting et de la communication, ainsi que l’accompagnement contractuel des partenaires nationaux et locaux.

2. Objet du poste

Sous la supervision de la Responsable du développement et de la qualité des programmes, la personne titulaire assure le suivi des obligations contractuelles et des exigences des bailleurs et de DRC, ainsi que la coordination du reporting interne et externe. Elle appuie la rédaction des propositions de projet et la production de supports de communication et de visibilité. Elle assure également la gestion administrative et contractuelle des partenariats avec les organisations nationales et locales, notamment les vérifications préalables, les contrats de sous-subvention et le suivi des plans de renforcement des capacités, en lien avec les équipes Programme, MEAL, Finance et Opérations.

3. Responsabilités principales

Les responsabilités ci-dessous peuvent être adaptées aux besoins opérationnels, dans le respect du périmètre général du poste.

Gestion des subventions et conformité contractuelle

•  Assurer le suivi des conditions contractuelles, exigences des bailleurs, obligations, livrables, validations et échéances de chaque subvention, et diffuser les informations pertinentes aux équipes.

•  Appuyer les équipes dans l’application des directives bailleurs et procédures DRC ; identifier les risques de non-conformité et suivre les actions correctives convenues.

•  Organiser et documenter les réunions de lancement, de revue et de clôture des subventions ; assurer le suivi des demandes de modification et des avenants.

•  Tenir à jour les dossiers de subvention, l’archivage contractuel et les informations dans le système DRC Dynamics.

Reporting interne et externe

•  Élaborer et actualiser le calendrier de reporting interne et bailleurs et coordonner la collecte des contributions des équipes Programme, MEAL, Finance et des partenaires.

•  Coordonner la consolidation, et révision des rapports narratifs en contrôlant la qualité et la cohérence des données, l’analyse des résultats et écarts, les formats et les délais de soumission.

•  Contribuer aux outils de suivi et synthèses internes ; accompagner les équipes dans la compréhension des exigences bailleurs et l’amélioration continue du reporting.

Développement de projets, communication et visibilité

•  Appuyer la rédaction et la consolidation des notes conceptuelles et propositions de projet, en coordonnant les contributions et en vérifiant leur conformité aux instructions des bailleurs.

•  Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie de communication et de visibilité de DRC au Tchad, en lien avec les équipes concernées.

•  Rédiger, consolider ou réviser les produits de communication (fiches projets, présentations, témoignages et autres supports), à partir d’informations validées.

•  Veiller à l’application des règles de visibilité des bailleurs ainsi qu’aux exigences de confidentialité, de protection et de consentement pour les contenus diffusés.

Gestion contractuelle et accompagnement des partenaires nationaux et locaux

•  Coordonner les étapes de vérification préalable des partenaires (vetting, due diligence, appréciation des capacités et des risques) avec les départements compétents.

•  Préparer et suivre les contrats de sous-subvention et les avenants, notamment leurs validations, signatures et obligations contractuelles.

•  Suivre les échéances, livrables, rapports et autres obligations contractuelles des partenaires et signaler les risques ou écarts identifiés.

•  Appuyer l’élaboration des plans de renforcement des capacités des partenaires, suivre leur mise en œuvre et documenter les progrès et actions correctives.

Fonctions transversales

•  Collaborer avec les équipes terrain, Programme, MEAL, Finance et Opérations, ainsi qu’avec le bureau régional et le siège de DRC ; représenter DRC sur délégation.

•  Respecter les principes humanitaires, les valeurs, le code de conduite et les politiques de protection de DRC.

4. Qualifications et expérience requises

Critères obligatoires

•  Master 2 (Bac+5) en sciences sociales, gestion de projets, développement, relations internationales ou domaine connexe.

•  Au moins un an d’expérience professionnelle au sein d’une ONG nationale ou internationale, dans des fonctions liées à la gestion des subventions, au reporting de projets et aux partenariats.

•  Expérience de rédaction, consolidation ou contrôle qualité de rapports narratifs ; excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse en français.

•  Connaissance des règles et obligations contractuelles des bailleurs institutionnels (par exemple UE/ECHO-FPI, Nations Unies, FHRAOC, BPRM, GFFO, SDC, etc).

•  Anglais opérationnel : capacité à lire les directives bailleurs, participer aux échanges professionnels et travailler sur des documents en anglais.

•  Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) et bonne connaissance des principes humanitaires et de la redevabilité.

Atouts

•  Expérience de travail avec des partenaires nationaux ou locaux, notamment en due diligence, sous-subventions ou renforcement des capacités.

•  Expérience de préparation de propositions de projet et de produits de communication ou de visibilité.

•  Connaissance de DRC Dynamics et/ou expérience professionnelle en Afrique centrale ou de l’Ouest.

•  Connaissance de l’arabe tchadien et/ou soudanais.

5. Compétences et qualités professionnelles

DRC attend un niveau avancé pour chacune de ses cinq compétences essentielles : viser l’excellence, collaborer, prendre des initiatives et assumer ses responsabilités, communiquer efficacement et faire preuve d’intégrité. La fonction requiert également rigueur, sens de l’organisation, autonomie, proactivité, esprit d’analyse et aptitude à respecter des échéances exigeantes dans un environnement collaboratif.

6. Processus de candidature

Les candidatures sont à déposer exclusivement en ligne via la page officielle des offres d’emploi de DRC : https://drc.ngo/about-drc/vacancies/. Le dossier comprend un CV de trois pages maximums et une lettre de motivation en français. Les candidatures soumises par courriel, courrier ou dépôt physique ne seront pas considérées.

DRC est un employeur qui promeut l’égalité des chances et la non-discrimination. Les candidatures sont évaluées sur la base des compétences et des exigences du poste.

                                                                                                                                                                                                                                                                 Serge YOMBA KEPTUKWA

                                                                                                                                                                                                                                                                         Directeur pays-Tchad