Job Description
Acerca de la posición
En la unidad de Servicios Generales, iniciamos la búsqueda de un/a Asistente II, con el objetivo principal de ejecutar actividades
operativas y administrativas en las subunidades Recepción de la Casa de
Huéspedes y Conferencias & Visitantes, mediante la verificación, atención y
orientación a huéspedes, clientes y usuarios. Así mismo, brindar soporte en
eventos y reuniones, realizar el registro, seguimiento y reporte de
información, de acuerdo con los procedimientos internos establecidos,
contribuyendo al adecuado desarrollo de los procesos operativos.
La posición tendrá su sede de trabajo en el centro
de operaciones de las Américas, situado en el Campus de Palmira, Colombia.
Responsabilidades
Brindar apoyo
administrativo y operativo en las actividades relacionadas con la atención de
usuarios en la Recepción de casa de huéspedes y las Salas de Conferencias, de
acuerdo con las necesidades del servicio.Atender y
orientar de manera cordial y oportuna a huéspedes, clientes, visitantes y
participantes de eventos, resolviendo consultas sobre los servicios, espacios y
actividades de la Casa de Huéspedes.Apoyar la
gestión y seguimiento de reservas de habitación, solicitudes, requerimientos y
novedades relacionadas con huéspedes, clientes, reuniones y eventos, de acuerdo
con los procedimientos definidos.Gestionar y
verificar las solicitudes de reservas de salas de conferencias, asignando los
espacios disponibles conforme a los requerimientos del evento o reunion y los
procedimientos establecidos por el área, garantizando tiempos de respuesta
oportunos.Verificar que
las salas de conferencias y espacios asignados para eventos se encuentren en
las condiciones requeridas de acuerdo con la lista de chequeo establecida por
el área, antes, durante y después de cada actividad, registrando y reportando
oportunamente las novedades identificadas a su supervisor.Orientar y
brindar soporte oportunamente a los usuarios de las salas de conferencias,
durante las diferentes reuniones programadas, proporcionando información sobre
las facilidades, servicios y recursos disponibles, conforme al portafolio de
servicios establecido por el área, asegurando una atención de calidad.Identificar
fallas básicas en equipos o conexiones durante los eventos, y reportarlas
oportunamente al personal correspondiente para su atención, conforme a los
procedimientos establecidos.Atender y
gestionar llamadas, correos electrónicos y solicitudes relacionadas con
huéspedes, usuarios y eventos, de acuerdo con los procedimientos y lineamientos
internos definidos.Actualizar y
mantener organizados los registros, formatos, bases de datos, listas de
control, reportes y demás documentos requeridos para el seguimiento de la
operación.Apoyar la
preparación logística y administrativa de reuniones, conferencias y eventos,
verificando que los requerimientos previamente establecidos sean atendidos
dentro de los pazos definidos.Ejecutar las
actividades operativas de cierre de eventos y servicios, verificando la
organización de los espacios y la devolución y disponibilidad de los equipos y
elementos utilizados, siguiendo los procedimientos internos.Brindar apoyo
en la gestión de visas de cortesía para visitantes extranjeros, ejecutando las
actividades operativas conforme a los protocolos establecidos y notificar
oportunamente las novedades al Coordinador II de Eventos, dentro de los plazos
acordados.Asistir al
Coordinador II de Eventos en la ejecución de las actividades operativas durante
las visitas académicas de casa abierta para colegios y universidades siguiendo
el cronograma planteado y reportando oportunamente las inconsistencias o
novedades identificadas.Mantener
actualizada y organizada la información física y digital relacionada con las
actividades asignadas de Recepción y Conferencias.Consolidar y
organizar la información requerida para los controles administrativos de la
Unidad, de acuerdo con los lineamientos del supervisor.Ejecutar
actividades operativas en las diferentes subunidades del área de Servicios
Generales, de acuerdo con la programación, las necesidades del servicio y los
lineamientos del supervisor.Suplir
ocasionalmente las funciones del personal operativo durante periodos de
vacaciones o incapacidades, según asignación.Cumplir con la
normatividad y los protocolos establecidos para cada servicio de la unidad.