Recepcionista
San José | Riga
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: San José | Riga
- Grade: Administrative support - LICA-3, Local Individual Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Administration
- Closing Date: Closed
Background Information - Job-specific
Propósito y alcance de la asignación:
Bajo la supervisión general de el/la Oficial de Administración y Finanzas, el/la recepcionista será responsable de atender con calidad, eficiencia y amabilidad a las visitas, y canalizarlas con quien corresponda, contestar y transferir llamadas telefónicas, así como recibir y distribuir oportunamente la correspondencia
Functional Responsibilities
Específicamente, son parte de su responsabilidad las siguientes actividades:
Funciones y Responsabilidades:
- Contestar la central telefónica y transferir las llamadas al personal que corresponda, así como tomar el mensaje cuando la persona no se encuentre en su espacio de trabajo o en las oficinas.
- Dar la bienvenida a las visitas y canalizarlas con la persona que corresponda, así como garantizar que sean atendidos por la persona a cargo.
- Proporcionar información clara, de forma amable y sin distinción, o canalizarla con los especialistas.
- Llevar el control y registro de la correspondencia enviada y recibida.
- Mantener un registro actualizado y/o directorio telefónico de todas las contrapartes de Gobierno y de las Agencias y Programas del Sistema de Naciones Unidas.
- Mantener un registro actualizado y/o directorio de las extensiones internas de los asociados.
- Apoyar en la gestión de fotocopiado de documentos.
- Recepción y archivo de documentación, faxes, memos, cartas, etc.
- Envíos de correspondencia, documentación (fedex, etc.)
- Brindar apoyo en labores de soporte administrativo que solicite el/la Oficial de Administración y Finanzas.
- Otras funciones pertinentes al cargo.
Education/Experience/Language requirements
Educación
- Diploma de aprobación de título de secundaria
- Título de Técnico en Recepción, Secretariado Bilingüe, Servicio al Cliente, se considerará un plus
- Conocimientos en manejo de Windows Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
Experiencia laboral
- Al menos 3 años de experiencia como recepcionista.
- Experiencia en manejo de centrales telefónicas y equipo de oficina es requerida
- Experiencia en Organismos Internacionales será considerado un plus
Idiomas
- Dominio del idioma español.
- Nivel avanzado del idioma inglés.
Competencies ES
| Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios. |
| Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión. |
| Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas. |
| Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común. |
Competencies
Competencias funcionales:
- Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión.
- Actitud de servicio
- Organización
- Responsabilidad
- Proactividad
- Discreción
Contract type, level and duration
Contract type :Acuerdo de Contratista Independiente ICA- Contrato regular mensual
Contract level: LICA 3
Contract duration: 12 meses con posibilidad de extensión de acuerdo a desempeño y presupuesto
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
Contract level: LICA 3
Contract duration: 12 meses con posibilidad de extensión de acuerdo a desempeño y presupuesto
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
Información adicional
- Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET).
- Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
- Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
- Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
- Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
- El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.
Información general de UNOPS
La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.
Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.
Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.
Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.
Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.
Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.
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