Chef adjoint du bureau du Programme

Niamey

Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
Location: Niamey
Grade: Mid level - IICA-3, International Individual Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Development Cooperation and Sustainable Development Goals
- Programme Management
Closing Date: Closed

Informations générales sur l’UNOPS

La mission de l’UNOPS consiste à aider les personnes démunies en renforçant la capacité des Nations Unies, des gouvernements et de ses autres partenaires à mener leurs activités en matière d’infrastructures, d’achats et de gestion de projets de manière durable et efficace.

Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.

L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.

Background Information - Senegal FRENCH

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.

Background Information - Job-specific

Le rôle principal du Chef adjoint du Bureau du Programme (Programme Management Office - PMO) est de veiller à ce que le management, les procédures, méthodes et pratiques de mise en œuvre soient en accord avec les normes du MCA-Niger et de l’UNOPS. Le Chef du Bureau du Programme assurera ainsi l’assurance qualité du projet au sein du MCA-Niger. Elle/Il veillera à ce que soit faite une sélection adéquate et cohérente des activités à mettre en œuvre, et à maintenir un équilibre entre les priorités opérationnelles et les changements, à la facilitation de la gouvernance et de la prise de décision et à la mise en place des ressources et capacités nécessaires à une mise en œuvre efficace et constante.

Les fonctions et services du Chef adjoint du Bureau du Programme sont les suivants:

Assister le Chef de Mission/ Chef du Bureau du programme dans l’alignement stratégique des activités du projet: s’assurer que le MCA-Niger se focalise sur les activités participant à la stratégie et à l’atteinte des objectifs du programme, à travers un appui à la prise de décisions
Assister le Chef de Mission/ Chef du Bureau du programme à mettre en place de façon opérationnelle le PMO. Le PMO soutiendra l'exécutif administratif du PLC et sera pleinement intégré au MCA-Niger. L'équipe de base sera renforcée par des experts à court et à moyen terme qui seront déployés pour des tâches spécifiques pendant toute la durée du projet. L'administrateur général sera responsable de l'élaboration des contrôles du projet pour le programme global du programme Compact dans le cadre de la phase d'initiation du projet. Ils assimileront et coordonneront les apports des équipes d'infrastructures d'irrigation et de routes qui élaboreront et maintiendront les contrôles techniques spécifiques au projet
Appuyer le MCA-Niger dans la livraison des produits et des résultats définis dans le programme, à travers une mise en œuvre efficace des projets et activités prévus.
Meilleures pratiques : atteinte des plus hauts standards de gestion, en encourageant l’application constante des meilleures pratiques de mise en œuvre

Functional Responsibilities

Objectifs et portée du poste

1. Appui à la gestion du portfolio

En collaboration avec l'équipe PMO, fournir des niveaux d’appui appropriés à la gestion du programme et un soutien administratif à l’équipe exécutive du MCA-Niger sur toutes les activités du programme, tout en appliquant les normes en vigueur et les meilleures pratiques, en conformité avec les politiques et procédures du partenaire
Définir et instaurer une méthodologie de gestion de programmes/projets pour la mise en œuvre du programme et de ses composantes
Définir et mettre en œuvre des systèmes appropriés de gestion des documents et de gestion de projet, y compris une contribution technique tout au long du processus d'approvisionnement
Être le chef opérationnel pour le développement de la documentation d'initiation du projet pendant la phase de mobilisation / démarrage du contrat
Promouvoir les bonnes pratiques de gestion de projets et programmes au sein de du MCA-Niger et servir de liaison et de canal de communication entre l’Exécutif et les équipes de mise en œuvre du programme et des projets
Contribuer directement à la supervision des opérations. Fournir des conseils et des directives sur les activités du programme et la gestion des projets en conformité avec le contrat et les documents encadrant le programme
Assurer le développement, la mise en œuvre et, si nécessaire, l’amendement, des budgets et des organigrammes, en assurant des synergies au sein de le MCA-Niger
Assurer la liaison avec les Chefs d’Unité de MCA-Niger et les appuyer sur toutes les questions liées à la gestion des finances et des actifs du projet
Élaborer et établir les systèmes de suivi des dépenses du Bureau de Gestion du Projet (PMO), en complément aux outils en ligne de MCA-Niger et de l’UNOPS, afin d'assurer une planification efficace, des prévisions justes et un suivi constant de l’exécution du projet

2. Mise en place, planification et clôture du programme

Faciliter le développement de plans généraux de mise en œuvre du programme et des projets, tout en définissant les étapes intermédiaires nécessaires à la réalisation du projet dans son ensemble
Développer suivre et maintenir les interdépendances entre les projets
Aux fins de la clôture du projet, fournir un appui (ou superviser un représentant) au point focal désigné par l’organisation auprès du partenaire

3. Suivi et rapports

Préparer et publier des rapports réguliers du programme et des projets, conformément aux lignes directrices du donateur concernant le reportage
Revoir régulièrement l'état d’avancement du projet, en évaluant les critères de performance (étendue du projet, coût, calendrier et qualité)
Alimenter des outils de suivi et des rapports tel que requis par les procédures de l’MCA-NIGER et du partenaire
Définir et instaurer des procédures permettant aux parties prenantes du programme d’identifier et de prioriser les risques et problèmes, de planifier des réponses et de conseiller l’équipe exécutive sur les mesures d’atténuation à mettre en œuvre
Assurer le suivi continu et l'analyse des données de livraison dans le système de tableau de bord de gestion du programme
Dans le cadre du suivi et évaluation, assurer que tous les projets mettent à jour et soumettent régulièrement leur état d’avancement vers les étapes intermédiaires et fixent des objectifs, tout le long du cycle du projet. Assurer la progression des projets et remonter l’information en cas de problème
Etablir une base de référence du programme et des projets (délais, coûts et étendue), et suivre les performances par rapport à celle-ci
Définir et instaurer un processus formel de contrôle des changements du projet, en particulier les changements ayant un impact sur la base de référence et les résultats
Fournir à l’Exécutif les rapports de projet et les informations pertinentes afin d’appuyer l’équipe de gestion du programme

4. Gestion des parties prenantes

Élaborer les profils des parties prenantes et faciliter l’identification et l’analyse des parties prenantes aux niveaux du programme et des projets
Faciliter et appuyer la formulation de stratégies de gestion des parties prenantes
Coordonner l’élaboration des plans de communication des programmes et des projets
Coordonner l’engagement des parties prenantes et la communication, en assurant une gestion efficace des communications au sein du programme et des projets
Coordonner les communications internes relatives aux programme / projets
Suivre l'efficacité de la communication des programmes / projets

5. Assurance Qualité

Travailler avec les départements d'audit interne et de finance pour assurer que le programme est conforme aux exigences d’audit
Diriger les membres de l'équipe de spécialistes dans la fourniture d'apports techniques pour le développement du PMO, à la maintenance et à la gestion
Travailler en étroite collaboration avec les membres de l'équipe d'infrastructure afin de s'assurer que le suivi, la gestion et la présentation de rapports sur les projets sont exécutés efficacement
Travailler avec le personnel des approvisionnements / achats afin d'assurer une interface efficace avec les systèmes de gestion de la qualité des fournisseurs
Assurer la conformité avec les normes définies par le partenaire pour la gestion des programmes / projets
Coordonner les contrôles qualité des documents de projet/programme et des livrables
Assurer le contrôle de la qualité des produits de gestion (documents de projet, rapports, et

6. Gestion des connaissances et innovation

Encadrer et favoriser les activités de renforcement des capacités, afin de construire les capacités du personnel sur le long terme et de façon durable
Fournir des formations aux Managers et aux parties prenantes sur les bonnes pratiques en matière de gestion de programmes et projets
Interagir activement avec les gestionnaires de projet, afin de partager des études de cas, les leçons apprises et les meilleures pratiques
Fournir un retour d’expérience aux « Chefs de Pratiques» sur les politiques et directives de travail afin de parvenir à une amélioration continue des politiques de l’UNOPS
Définir et instaurer des procédures permettant de collecter, d’analyser et de partager les leçons apprises pendant la mise en œuvre du programme et des projets. S’assurer que ces procédures soient bien appliquées

7. Gestion des ressources

Gérer l’allocation des ressources à travers le programme
Soutenir le Directeur de projet de l'UNOPS pour le recrutement, l'intégration et le suivi des performances du personnel
Promouvoir et soutenir une culture d'apprentissage par la responsabilisation des individus et des équipes dans l’identification de leur besoins d'apprentissage et offrir un accès facile et flexible aux formations pour maintenir et développer les compétences du personnel
Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes les plus élevées de conduite et d’éthique soient respectées

Résultats
Le Chef adjoint du Bureau du Programme a un impact direct sur la réalisation des résultats du projet en soutenant l'Exécutif dans la mise en œuvre de méthodes et de stratégies de gestion de projet optimale, en assurant la gestion des risques et la réduction des coûts.

Competencies FR

Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation.

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle).

Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes.

Établit efficacement une série de mesures pour soi-même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires.

Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion.

Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration.

Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente.

Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Functional competencies

Compétences principales :

Incarner et promouvoir l’intégrité, les valeurs des Nations Unies et les normes éthiques.
Faire preuve d´ouverture et de respect à l’égard de tous, indépendamment de leur appartenance culturelle, ethnique ou religieuse, de leur sexe, de leur nationalité ou de leur âge
Traiter toutes les personnes de manière équitable

Compétences liées au poste:

Capacité à travailler sous pression, à l'occasion dans un environnement stressant (de conflits, par exemple civils, les risques naturels ou en cas de crise humanitaire)
Solides compétences interpersonnelles et aptitude à établir et entretenir des partenariats et des relations de travail dans un environnement multiculturel
Capacité à gérer, organiser, planifier et exécuter les tâches, face à des demandes concurrentes, sous pression et dans des délais souvent serrés
Solides compétences analytiques et capacité à gérer une gamme de problèmes de gestion et de coordination

Education/Experience/Language requirements

Education

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme universitaire de deuxième cycle (Masters ou équivalent) en gestion de projet, école de commerce, ingénieur en travaux publics ou un domaine équivalent (ex : gestion des relations internationales ou Sciences Sociales)

Un diplôme universitaire de premier cycle (Bachelors ou équivalent) combiné à 2 années d’expérience pertinente supplémentaires peut être accepté au lieu de l’exigence mentionnée ci-dessus

Expérience professionnelle

Un minimum de 07 ans d'expérience professionnelle pertinente et progressive dans le domaine de la gestion de projet est requise
Une expérience minimum de deux ans dans le développement et/ou la gestion d'un bureau de gestion de programme dans un environnement public / privé est requis

Une connaissance détaillée des méthodes, règlements et outils de gestion de projet, d'achats et de gestion financière internationalement acceptés, est requise

Connaissance et expérience en administration/ management des procédures opératoires des Institutions Financières Internationales (IFIs) est un avantage

La connaissance détaillée des outils de gestion de projet de l'UNOPS, des règlements financiers et d'approvisionnement de l’UNOPS, et des outils de gestion financière, est un avantage

Forte expérience dans l'analyse des données, rapports de gestion et des outils et systèmes de gestion de l'information est un avantage

Langues

Une maîtrise parfaite de l’anglais et du français est essentielle

Certifications

Certification PRINCE2® ou Project Management Professional (PMP) hautement souhaitable

Les certifications Programme/Project Management Professional (MSP®) ou PMI-PgMP/PMI-PMP ou P3O seraient un atout

Contract type, level and duration

Contract type: International ICA Contract level: ICA 3
Contract duration: 9 mois

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Considérations supplémentaires

Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

This vacancy is now closed.
However, we have found similar vacancies for you: