Information Assistant (Layout)

English Version

PURPOSE OF THE POSITION

The Communications Group (COM) forms an integral part of the Director's Office and is responsible for the presentation of a homogeneous image of all aspects of IARC work to the scientific community, the media, and the general public, as well as providing a service to the research Groups in all matters related to information.

Under the supervision of the English Language Editor in the COM Group and the Head of the WHO/IARC Classification of Tumours Group (WCT) at IARC, the incumbent works in close cooperation with pathologists to perform layout of the WHO Blue Books and provides other design and layout support to the COM and WCT Groups as per their instructions.

The objective of the WHO Blue Books programme is to publish the WHO Classification of Tumours series (WHO Blue Books), which are the international standard of histopathological and genetic classification of human neoplasms.

More information about the WHO Blue Books can be found at the following link\:

http\://whobluebooks.iarc.fr/

DESCRIPTION OF DUTIES

The key duties of the incumbent are to\:

1. Perform layout work to produce the WHO Blue Books. Specific tasks include the following\:

• Prepare the draft layout using desktop publishing software (such as InDesign and Photoshop).

• Design the cover of the publication.

• Ensure the quality of the figures.

• Redraw or improve submitted charts and diagrams according to instructions.

• Revise the layout as needed, working closely with pathologists (both within and outside IARC).

• Incorporate corrections to the text and figures.

• Finalize the layout by following instructions from the WCT Group Head.

• Prepare the final layout files for printing, liaising with the printer if necessary.

• Prepare files for dissemination in electronic format.

• Contribute to ensuring the quality of the final product by applying sound production values.

2. Support the WHO Blue Books programme in the development of related materials. Specific tasks include the following\:

• Perform the design and layout of promotional materials related to the dissemination of the WHO Blue Books in print and electronic format.

• Assist with the preparation of images for use in WHO Blue Books.

• In liaison with COM Web services, help to improve the graphical content and design of the WHO Blue Books website by preparing banners, infographics, and other visual materials for the website.

3. Document processes within the production workflow; prepare and continuously update procedures documents (SOPs).

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\:

• Graduation from secondary school (DUT, BTS or equivalent) or equivalent school and specialized training in fields relevant to the position (e.g. design, publishing).

• Training in page-layout software such as InDesign.

• Training in word processing and related office functions.

Desirable\:

• Certification or degree in the field of design or publishing.

• Training in xml-based publishing software such as eXtyles and Typefi.

Experience

At least four years' experience of design and layout of large technical publications using specialized desktop publishing packages.

Skills

Essential\:

• Good knowledge and competency in the following IT tools\: MS Office suite and desktop publishing software packages such as InDesign and Photoshop.

• Excellent administrative, organizational, and time-management skills.

• Effective communication and ability to work well as part of a team.

• High level of accuracy and attention to detail.

• Ability to work to deadlines.

Desirable\: Knowledge and competency in xml-based publishing software such as eXtyles and Typefi.

Languages

An expert level of English and intermediate or higher level of French are required.

ADDITIONAL INFORMATION

• IMPORTANT NOTE TO ALL CANDIDATES\:

Online applications should be filled out in English and should include a cover letter in English. Application profiles should include the details of all work experiences to date (including paid internships).

Moreover, please include in your application profile, all desktop and xml-based publishing software that you have worked with including your user level of each tool.

• This recruitment is restricted to candidates residing at the time of submitting their application, within a maximum distance of 50 kms from Lyon.

• Only candidates under serious consideration will be contacted for test and interview.

• Annual salary\: starting at Euros 35948 (at Step I), net of French income tax (before deduction of the employee share of private social insurances applicable at IARC, i.e. staff health and accident insurances and pension fund).

• WHO/IARC has its own Staff Health Insurance and Pension plans and is not part of the French Social Security system ("Sécurité Sociale"), the French Pension system or the French unemployment benefit agency ("Pôle-Emploi").

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• WHO is committed to workforce diversity.

• This vacancy is open to applicants of either sex.

• IARC has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

Version française

OBJET DU POSTE

Le Groupe Communication (COM) fait partie intégrante du Bureau du Directeur. Il est responsable de la présentation d'une image homogène du travail du CIRC dans tous ses aspects auprès de la communauté scientifique, des médias et du grand public, et a pour mission d’apporter un service aux Groupes de recherche sur toutes les questions liées à l'information.

Sous la supervision de la Rédactrice de langue anglaise, dans le groupe COM, et du Chef du Groupe Classification OMS/CIRC des Tumeurs (WCT), le titulaire collabore étroitement avec les pathologistes pour réaliser la mise en page des différents volumes de la Classification OMS des tumeurs (les WHO Blue Books) et apporte l’appui nécessaire pour toute demande de conception et de mise en page pour les Groupes COM et WCT.

Le programme des WHO Blue Books a pour objectif la publication de la Classification OMS des tumeurs, série de publications qui constitue la norme internationale en matière de classification histopathologique et génétique des néoplasmes chez l’homme.

Pour plus d’informations sur les WHO Blue Books, cliquez sur le lien suivant \:

http\://whobluebooks.iarc.fr/

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Le titulaire effectue les tâches clés suivantes \:

1. Réaliser la mise en page des WHO Blue Books. Les tâches spécifiques sont les suivantes \:

• Mise en page préliminaire à l’aide de logiciels de PAO (tels que InDesign et Photoshop).

• Conception de la couverture de la publication.

• Vérification de la qualité des figures.

• Reprise ou amélioration des graphiques et diagrammes soumis conformément aux instructions.

• Reprise de la mise en page si besoin, en étroite collaboration avec les pathologistes (en interne ou extérieurs au CIRC).

• Intégration des corrections aux textes et aux figures.

• Finalisation de la mise en page conformément aux instructions du Chef du Groupe WCT.

• Préparation des fichiers finalisés pour l’impression, en liaison avec l’imprimeur si nécessaire.

• Préparation des fichiers pour leur diffusion au format électronique.

• Contribution au contrôle-qualité du produit final par l’application de critères de production éprouvés.

2. Apporter l’appui nécessaire au programme des WHO Blue Books pour le développement de la documentation s’y rapportant. Les tâches spécifiques sont les suivantes \:

• Réalisation de la conception et de la mise en page du matériel promotionnel pour la diffusion des WHO Blue Books aux formats papier et électronique.

• Aide à la préparation des images à intégrer aux WHO Blue Books.

• En collaboration avec le service Web, dans le Groupe COM, aide à l’amélioration du contenu graphique et de la conception du site web des WHO Blue Books par la préparation de bannières, infographies, et autres éléments visuels pour le site web.

3. Documenter les processus du flux de travail de la production ; préparer et actualiser continuellement les procédures.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

Essentiel \:

• Etudes secondaires sanctionnées par un diplôme (DUT, BTS ou équivalent) ou formation scolaire et spécialisée équivalente dans des domaines pertinents pour ce poste (conception, publication).

• Formation dans un logiciel de mise en page comme InDesign.

• Formation dans le traitement de texte et les fonctions bureautiques associées.

Souhaitable \:

• Certificat ou diplôme en conception ou publication.

• Formation à des logiciels de mise en page comme eXtyles et Typefi.

Expérience

Au moins 4 ans d’expérience dans la conception et la mise en page de publications techniques de grand volume à l’aide de progiciels de PAO spécialisés.

Compétences

Essentiel \:

• Bonne connaissance et compétence dans les outils informatiques suivants \: MS Office suite, logiciel de PAO (comme InDesign et Photoshop).

• Excellentes compétences administratives, organisationnelles et de gestion de son temps.

• Communication efficace et capacité à travailler efficacement en équipe.

• Haut niveau de précision et d’attention aux détails.

• Capacité à respecter les délais impartis.

Souhaitable \: Connaissance et compétence dans des logiciels de publication xml (par exemple, eXtyles et Typefi).

Langues

Une connaissance approfondie de l’anglais et un niveau au moins intermédiaire du français sont requis.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

• REMARQUE IMPORTANTE A L’ATTENTION DE TOUS LES CANDIDATS \:

Les candidatures en ligne devront être remplies en anglais et inclure une lettre de motivation en anglais. Les profils des candidats devront contenir toutes les informations concernant l'ensemble des expériences de travail à ce jour (y compris les stages rémunérés).

De plus, vous voudrez bien mentionner dans votre profil de candidature tous les logiciels d’édition de bureau et xml avec lesquels vous avez travaillé, en indiquant votre niveau pour chaque outil.

• Ce recrutement est limité aux candidats résidant, au moment de la soumission de leur candidature, dans un rayon de 50 kms autour de Lyon.

• Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

• Salaire annuel \: à partir de 35948 Euros (à l’échelon I), net d'impôt sur le revenu français (avant prélèvement des cotisations pour prestations sociales (assurance-maladie et accident, retraite) applicables au CIRC.

• L'OMS/CIRC possède son propre régime d’assurance-maladie et de retraite et n’a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n’a, en outre, aucune convention avec Pôle-Emploi concernant les cessations d'emploi.

• Cette réquisition pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

• Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS.

• L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.

• Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines.

• Le CIRC est un espace non-fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.