Asistente Administrativo/a de proyecto 87891

Mexico City

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Mexico City
Grade: Consultancy - SB-1 (SC1/SC2), Service Contract, Local Contractors Agreement
Occupational Groups:
- Legal - Broad
- Administrative support
- Environment
- Project and Programme Management
Closing Date: Closed

Background

Antecedentes del proyecto

El proyecto “Fortalecimiento institucional de la SEMARNAT para la aplicación estratégica de la cooperación con el GEF en las políticas sectoriales 2013-2018” (Unidad GEF) tiene como objetivo general consolidar el programa de colaboración con el Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF) para maximizarlas posibilidades de canalización de recursos del fondo hacia el país, en apoyo a las políticas nacionales de protección del medio ambiente.

De manera específica, se apoyará a la SEMARNAT en la integración y administración de la cartera de proyectos GEF en México, a fin de garantizar la atención de las diversas prioridades y acciones sectoriales, así como el cumplimiento de los compromisos nacionales ante los diversos convenios de los cuales el Fondo es mecanismo financiero.

En este contexto, la Unidad GEF ha apoyado al Gobierno de México en la identificación de propuestas a ser incluidos en la Cartera Nacional de Proyectos GEF 2014 – 2018, logrando la aprobación de 9 proyectos por un monto aproximado a 85 millones de dólares en las áreas temáticas de biodiversidad, cambio climático, degradación de tierras, químicos y desechos, así como en materia de aguas internacionales, con lo cual, México ha utilizado de manera estratégica la aportación de recursos asignada al país en la Sexta Reposición del Fondo.

En los próximos meses, el proyecto participará activamente en la identificación de temas prioritarios para el Gobierno de México que serán susceptibles de recibir financiamiento durante la Séptima Reposición del Fondo en el periodo 2018-2022, por lo cual, el proyecto requiere de personal de apoyo que facilite los procesos de gestión.

Duties and Responsibilities

RESPONSABILIDADES

1.	Apoyo en las tareas administrativas que le sean encomendadas por el Asistente de Gestión y Administración de la Unidad GEF.
2.	Recepción, registro de la documentación turnada a la Coordinación Administrativa del Proyecto.
3.	Elaboración y seguimiento de los trámites administrativos para llevar a cabo el proceso de contratación del personal, consultores especializados y/o empresas (vendor’s) en los sistemas financieros ATLAS Y FOMS de PNUD.
4.	Control puntual de solicitudes de vacaciones, licencias maternas/paternas, así como su archivo.
5.	Control puntual de los contratos y enmiendas generadas por el proyecto, así como su archivo.
6.	Control puntual de los envíos de mensajería a PNUD.
7.	Coadyuva en la elaboración de oficios, formatos y documentos relacionados con el Proyecto.
8.	Coadyuvar en la integración, archivo y resguardo de expedientes de personal,del proyecto
9.	Coadyuvar en el trámite de nómina del personal adscrito al proyecto.

ACTIVIDADES Y RESULTADOS ESPERADOS

ACTIVIDADES	RESULTADOS
1. Apoyo en las tareas administrativas	Atención y seguimiento oportuno de las tareas solicitadas
2. Recepción, registro de la documentación turnada a la Coordinación Administrativa del Proyecto.	Conocimiento básico de los documentos y procesos técnicos de proyectos GEF
3. Elaboración y seguimiento de los trámites administrativos.	Generar puntualmente los Vendor’s en los sistemas financieros ATLAS Y FOMS de PNUD,
4. Recepción de solicitudes de vacaciones, licencias maternas/paternas.	Base de datos de los días de vacaciones solicitados por el personal adscrito al Proyecto y un ordenado archivo de las solicitudes; Reporte mensual de vacaciones al Coordinador del Proyecto.
5. Recepción y seguimiento en la entrega de los contratos y enmiendas.	Base de datos de contratos y enmiendas del personal adscrito al Proyecto y un ordenado archivo de los expedientes; Reporte mensual de contratos y enmiendas al Coordinador del Proyecto.
6. Envíos de mensajería a PNUD y a las Contrapartes del proyecto	Seguimiento de la recepción de los documentos enviados.
7. Integración de expedientes de personal	Contar con los expedientes completos, debidamente integrados y organizados para su pronta identificación.

Competencies

Competencias esenciales	Nivel Requerido
Liderazgo	2
Innovación	1
Gestión de personal	2
Comunicación	1
Entrega de resultados	1
Otras competencias necesarias para desempeñar el puesto: Respeto, honestidad, discreción, flexibilidad que permita el desarrollo de las operaciones del proyecto.

Required Skills and Experience

Experiencia: Al menos dos años

Escolaridad: Licenciatura en áreas económico administrativas y ciencias sociales (relaciones internacionales)

CONOCIMIENTOS ESPECIALES Y CAPACITACIÓN
CONOCIMIENTOS REQUERIDOS: Administración básica Conocimiento básico en financiamiento Internacional, preferentemente de sector ambiental
HABILIDADES REQUERIDAS: Conocimiento en procesos administrativos, gestión de proyecto.
MANEJO DE PC Y PAQUETERÍA: Windows, Word, Excel, Power Point, Internet, Outlook.
IDIOMAS REQUERIDOS: Español e Inglés (lectura y escritura competentes).	OTROS: La plaza laboral estará ubicada en la Ciudad de México, en las instalaciones de SEMARNAT.

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