Information Assistant (Publications/World Cancer Report)

English Version

PURPOSE OF THE POSITION

The Communications Group (COM) forms an integral part of the Director’s Office and is responsible for the presentation of a homogeneous image of all aspects of IARC work to the scientific community, the media, and the general public, as well as providing a service to the research Groups in all matters related to information.

The COM Group is in charge of piloting the World Cancer Report 2019 book project, which is the fourth volume in a series, encompassing both the established knowledge and recent research achievement in the field.

The World Cancer Report provides a unique global view of cancer, including cancer patterns, causes, and prevention. The World Cancer Report series is recognized as an authoritative source of global perspective and information on cancer. The first volume appeared in 2003, with subsequent volumes in 2008 and 2014.

The Information Assistant (Publications) has a support role to assist with the preparation of the publication of the World Cancer Report 2019 book project.

Within the COM Group, the incumbent reports to the Principal Information Assistant who is in charge of the World Cancer Report 2019 book project, and the project is placed under the overall supervision of the IARC Knowledge Manager

More information about the World Cancer Report book project can be found at the following link\:

http\://publications.iarc.fr/Non-Series-Publications/World-Cancer-Reports

DESCRIPTION OF DUTIES

The key duties and responsibilities of the incumbent are as follows\:

1. Typing, correcting, and formatting documents in accordance with IARC presentation and style in preparation for editing and layout;

2. Liaising with authors (e.g. preparing letters of invitation, collecting declaration of interest (DOI) forms, sending reminders), editors, and production staff;

3. Checking submissions and following up with authors to obtain missing information;

4. Gathering of and recordkeeping on illustrations from authors;

5. Modifying and correcting illustrations as needed with appropriate software;

6. Building an image bank for the World Cancer Report; identifying and selecting images for each chapter according to the key words;

7. Obtaining and tracking copyright permissions for images/figures, tables, and text as needed;

8. Creating and maintaining EndNote databases for the World Cancer Report (authors’ references and copyright permissions obtained), looking up source documents to help the copyright process;

9. Assisting with the coordination of the peer-review process;

10. Reviewing the design and layout of the book, including checking page proofs;

11. Coordinating the production of printed promotional material as needed (leaflet, flyer, postcard).

The Information Assistant (Publications) also screens incoming copyright permission requests, monitors the publications mailbox and answers daily communication, and provides related support to other staff within the COM group as needed.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential\:

Graduation from secondary school or equivalent, and subsequent training in the field of specialization with possession of a diploma in publishing, communications, information science, intellectual property law, foreign language(s), linguistics or related field (BTS, DUT or equivalent).

Desirable\: Additional relevant higher education would be an asset.

Experience

Essential\:

Three years of experience in publishing, communications, media or related area(s).

Desirable\:

Three years or more of experience specifically in publishing, printing and digital production processes and procedures.

Skills

Essential\: Microsoft Office Suite.

Desirable\:

• Citation management tools (e.g. Endnote, Zotero, etc.)

• Desktop publishing software and applications (e.g. InDesign, eXtyles, etc.)

• Graphics software (e.g. Photoshop, Illustrator)

• Editorial management systems (e.g. RSuite, OMP, etc.)

• Copyright clearance and tracking procedures

• Project management

• Scientific literature and bibliographic databases

Languages

Essential\: Expert knowledge of both English and French.

Desirable\: Knowledge of another WHO official language (i.e. Arabic, Chinese, Russian, Spanish) would be an asset.

ADDITIONAL INFORMATION

• IMPORTANT NOTE TO ALL CANDIDATES\:

Online applications should be filled out in English and should include a cover letter in English. Application profiles should include the details of all work experiences to date (including paid internships).

Moreover, please include in your application profile, all IT tools and software you have worked with in the following areas, including your user level of each tool/software\: i) citation management tools, ii) desktop publishing software and applications, iii) graphics software and iv) editorial management systems.

• This recruitment is restricted to candidates residing at the time of submitting their application, within a maximum distance of 50 kms from Lyon.

• Only candidates under serious consideration will be contacted for test and interview.

• Annual salary\: Euros 36346, net of French income tax (before deduction of the employee share of private social insurances applicable at IARC, i.e. staff health and accident insurances and pension fund).

• WHO/IARC has its own Staff Health Insurance and Pension plans and is not part of the French Social Security system ("Sécurité Sociale"), the French Pension system or the French unemployment benefit agency ("Pôle-Emploi").

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• WHO is committed to workforce diversity.

• This vacancy is open to applicants of either sex.

• IARC has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

Version française

OBJET DU POSTE

Le Groupe Communication (COM) fait partie intégrante du Bureau du Directeur. Il est responsable de la présentation d'une image homogène du travail du CIRC dans tous ses aspects auprès de la communauté scientifique, des médias et du grand public, et a pour mission d’apporter un service aux Groupes de recherche sur toutes les questions liées à l'information.

Le Groupe COM est chargé de piloter le projet de rapport sur le cancer dans le monde intitulé World Cancer Report 2019, qui constitue le quatrième volume d’une série regroupant l’ensemble des connaissances établies et des découvertes récentes dans ce domaine.

Ce rapport offre une vision unique du cancer sur le plan mondial, avec notamment ses différents types, ses causes et ses mesures de prévention. Cette série de publications est reconnue comme une source particulièrement fiable de perspectives et d’informations sur le cancer de portée internationale. Le premier volume a été publié en 2003, suivi de deux autres en 2008 et 2014.

L’Assistant d’Information (Publications) assure une fonction d’appui dans la phase de préparation de la publication du World Cancer Report 2019.

Au sein du Groupe COM, le titulaire rend compte à l’Assistant en information principale en charge du World Cancer Report 2019, projet placé sous la supervision générale de la Responsable des connaissances du CIRC.

Pour plus d’informations sur le projet de World Cancer Report, cliquez sur le lien suivant \:

http\://publications.iarc.fr/Non-Series-Publications/World-Cancer-Reports

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Le titulaire a les tâches et responsabilités suivantes \:

1. Saisir, corriger et mettre en forme les documents conformément à la présentation et au style en vigueur au CIRC pour préparer la révision et la mise en page du volume ;

2. Contacter les auteurs (pour préparer les lettres d’invitation, collecter les déclarations d’intérêt, envoyer les rappels), les correcteurs/rédacteurs et le personnel de production ;

3. Vérifier les soumissions et assurer le suivi avec les auteurs pour obtenir les informations manquantes ;

4. Obtenir les illustrations des auteurs et les archiver ;

5. Modifier et corriger les illustrations selon les besoins à l’aide du logiciel approprié ;

6. Constituer une banque d’images pour le World Cancer Report ; identifier et sélectionner les images pour chaque chapitre à l’aide de mots-clés ;

7. Obtenir et effectuer le suivi des droits d’auteur pour les images/figures, les tableaux et le texte, selon les besoins ;

8. Créer et mettre à jour les bases de données EndNote pour le World Cancer Report (les références des auteurs et les permissions obtenues), vérifier les documents sources pour aider à l’obtention des permissions ;

9. Aider à la coordination du processus de revue collégiale ;

10. Vérifier la conception et la mise en forme du volume, notamment vérifier les épreuves d’impression ;

11. Coordonner la production du matériel promotionnel imprimé le cas échéant (brochure, dépliant, carte postale).

L’Assistant d’information (Publications) filtre également les demandes de permissions de reproduction, vérifie la messagerie des publications et répond aux correspondances quotidiennes. Il apporte un soutien approprié aux autres membres du Groupe COM selon les besoins.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

Essentiel \:

Diplôme d'études secondaires ou équivalent et formation ultérieure dans le domaine concerné, titulaire d'un diplôme en édition, communication, sciences de l'information, droit de la propriété intellectuelle, langues étrangères, linguistique ou dans un domaine connexe (BTS, DUT ou équivalent).

Souhaitable \: Des qualifications supérieures dans un domaine pertinent seraient un atout.

Expérience

Essentiel \:

Trois années d’expérience dans l’édition, la communication, les médias ou dans un domaine voisin.

Souhaitable \:

Au moins trois années d’expérience spécifiquement dans les processus et procédures de l’édition, l’impression et la production numérique.

Compétences

Essentiel \: Suite Microsoft Office.

Souhaitable \:

• Outils de gestion de citations (Endnote, Zotero, etc.)

• Logiciels/applications de publication assistée par ordinateur (InDesign, eXtyles, etc.)

• Logiciels graphiques (Photoshop, Illustrator, etc.)

• Systèmes de gestion de publication (RSuite, OMP, etc.)

• Procédures d’obtention et de suivi des permissions de reproduction

• Gestion de projet

• Bases de données de littérature scientifique et bibliographique

Langues

Essentiel \: une connaissance approfondie de l’anglais et du français.

Souhaitable \: une connaissance d’autres langues officielles des Nations Unies (à savoir \: Arabe, Chinois, Russe, Espagnol) serait un atout.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

• REMARQUE IMPORTANTE A L’ATTENTION DE TOUS LES CANDIDATS \:

Les candidatures en ligne devront être remplies en anglais et inclure une lettre de motivation en anglais. Les profils des candidats devront contenir toutes les informations concernant l'ensemble des expériences de travail à ce jour (y compris les stages rémunérés).

De plus, vous voudrez bien mentionner dans votre profil de candidature tous les outils et logiciels informatiques avec lesquels vous avez travaillé dans les domaines suivants, en indiquant votre niveau pour chaque outils/logiciel \: i) outils de gestion de citations, ii) logiciels/applications de publication assistée par ordinateur, iii) logiciels graphiques et iv) systèmes de gestion de publication.

• Ce recrutement est limité aux candidats résidant, au moment de la soumission de leur candidature, dans un rayon de 50 kms autour de Lyon.

• Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

• Salaire annuel \: 36346 Euros, net d'impôt sur le revenu français (avant prélèvement des cotisations pour prestations sociales (assurance-maladie et accident, retraite) applicables au CIRC.

• L'OMS/CIRC possède son propre régime d’assurance-maladie et de retraite et n’a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n’a, en outre, aucune convention avec Pôle-Emploi concernant les cessations d'emploi.

• Cette réquisition pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

• Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS.

• L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.

• Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines.

• Le CIRC est un espace non-fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.