Secretary

English Version

PURPOSE OF THE POSITION

Assigned to the Section of Evidence Synthesis and Classification (ESC), the incumbent provides secretarial and general administrative support to the ESC Section Head and also to the Group Head of the IARC Monographs Group (IMO) as well as to all other professional staff members in the IMO Group.

More information about the ESC Research Section at IARC can be found at the following link\:

https\://www.iarc.fr/en/research-groups/sec11/index.php

DESCRIPTION OF DUTIES

The key duties and responsibilities of the incumbent are as follows\:

1. To organize Group and Section meetings, seminars and international meetings, including three 8-day Monograph meetings (25-35 external participants) and one or two other scientific meetings a year, preparing meeting budgets, lists of participants, travel authorizations, letters of invitation and a variety of legal and security clearance documents, providing secretarial support and assistance to participants;

2. Using on-line systems, to prepare an extensive amount of travel authorizations for in-house and external travellers (check timetables and costs with designated travel agent, making flight and hotel reservations in liaison with travellers, security clearances, visa applications, meeting registration, travel claims and travel reimbursements);

3. To receive, screen and redirect incoming requests for information (letters, email messages and telephone calls) with tact and discretion;

4. To write meeting minutes and to draft replies to general and administrative correspondence ; assist in the typing of technical reports (editing for language and grammar) as well as in the preparation of grant applications;

5. To establish and maintain, in close collaboration with colleagues, the work area filing system, including information-resource searches and updating the IARC project portal;

6. To screen and receive visitors and telephone calls with tact, discretion, making appointments, answering queries and/or redirecting visitors and callers with diplomacy and courtesy, obtaining background information on the purpose of calls/appointments.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Graduation from secondary school or equivalent, and subsequent training in the field of specialization with possession of a diploma (BTS, DUT or equivalent) in secretarial support, administration, humanities or other related field.

Experience

At least 3 years' secretarial experience, preferably including some experience in the Organization/Agency or comparable institution. 

Experience in the organization of meetings is also essential.

Skills

• Training in office procedures and in the use of standard office software such as MS Word, Excel, Power Point, and standard internet applications.

• Familiarity with library/Internet searches.

• Capacity and willingness to work as a member of a team, in a proactive manner, under pressure when necessary, in a multicultural environment.

• Good organizational and interpersonal skills with ability to interact professionally and effectively with staff and visitors at all levels in an international environment. Tact, discretion and sensitivity to cultural differences.

Languages

Essential\: Expert knowledge of English and at least intermediate knowledge of French.

Desirable\: Knowledge of another WHO official language (i.e. Arabic, Chinese, Russian, Spanish) would be an asset.

ADDITIONAL INFORMATION

• IMPORTANT NOTE TO ALL CANDIDATES\:

Online applications should be filled out in English and should include a cover letter in English. Application profiles should include the details of all work experiences to date (including paid internships).

• This recruitment is restricted to candidates residing at the time of submitting their application, within a maximum distance of 50 kms from Lyon.

• Only candidates under serious consideration will be contacted for test and interview.

• Annual salary\: Euros 36346, net of French income tax (before deduction of the employee share of private social insurances applicable at IARC, i.e. staff health and accident insurances and pension fund).

• WHO/IARC has its own Staff Health Insurance and Pension plans and is not part of the French Social Security system ("Sécurité Sociale"), the French Pension system or the French unemployment benefit agency ("Pôle-Emploi").

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• WHO is committed to workforce diversity.

• This vacancy is open to applicants of either sex.

• IARC has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

Version française

OBJET DU POSTE

Affecté(e) à la section de recherche Synthèse des données et classification (ESC), le titulaire apporte un appui en secrétariat et un soutien administratif au Chef de la Section ESC ainsi qu’au Chef du Groupe Monographies du CIRC (IMO) et aux autres membres du personnel professionnel du groupe IMO.

Pour plus d’informations sur la section de recherche Synthèse des données et classification (ESC) au CIRC, cliquez sur le lien suivant \: 

https\://www.iarc.fr/en/research-groups/sec11/index.php

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Les fonctions et responsabilités clés du/de la titulaire sont \:

1. Organiser des réunions du Groupe et de la Section, des séminaires et des réunions internationales, incluant chaque année trois réunions des Monographies du CIRC d’une durée chacune de 8 jours (impliquant 25-35 participants externes) et d’autres réunions scientifiques, en préparant les budgets des réunions, les listes de participants, les autorisations de voyage, les lettres d’invitation ainsi qu’un certain nombre de documents de nature juridiques et/ou liés à la sécurité, et en apportant également aux participants un appui et terme de secrétariat et d’assistance ;

2. A l’aide des systèmes en ligne, préparer un nombre significatif d’autorisations de voyage pour des membres du personnel ainsi que pour des visiteurs (vérifier les horaires et les budgets avec l’agence de voyage du Centre, et effectuer les réservations de vol et d’hôtel pour les voyages, les autorisations de voyage, les demandes de visa, les inscriptions aux réunions et les demandes de remboursement des dépenses de voyage) ;

3. Recevoir, trier et distribuer les demandes d’information entrantes (lettres, courriels et appels téléphoniques), avec tact et discrétion ;

4. Rédiger des procès-verbaux de réunions et des réponses à la correspondance générale et administrative ; assister également pour la frappe de rapports techniques (corrections grammaticale et orthographique) ainsi que pour la préparation des demandes de subventions (bourses scientifiques) ;

5. Tenir à jour, en étroite collaboration avec ses collègues, le système de classement des dossiers du Groupe, y compris les recherches de sources d’information et la mise à jour d’informations sur le portail de projets du CIRC ;

6. Filtrer et recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, fixer les rendez-vous, répondre aux demandes d’information et/ou réorienter les visiteurs et les appelants avec diplomatie et courtoisie, obtenir des informations générales sur l’objet des demandes de rendez-vous.

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

Diplôme d'études secondaires ou équivalent, suivi d'une formation spécialisée sanctionnée par un diplôme dans l’un des domaines suivants \: secrétariat, administration, sciences humaines et sociales ou dans un domaine connexe.

Expérience

Au moins 3 années d'expérience en secrétariat, avec de préférence une expérience à l'OMS/CIRC ou dans une autre organisation internationale comparable.

Une expérience de l’organisation de réunions officielles est également indispensable.

Compétences

• Formation aux procédures de bureau et à l'utilisation des logiciels de bureautique standard tels que MS Word, Excel, Power Point, et des applications internet standard.

• A l’aise pour effectuer des recherches bibliographiques et sur Internet.

• Capacité et volonté de travailler en équipe, d'une manière proactive, sous pression le cas échéant, dans un environnement multiculturel.

• Bonnes compétences organisationnelles et interpersonnelles et aptitude à interagir professionnellement et efficacement avec le personnel et les visiteurs à tous les niveaux, dans un environnement international. Tact, discrétion et sensibilité aux différences culturelles.

Langues

Essentiel \: une connaissance approfondie de l’anglais et un niveau au moins intermédiaire du français.

Souhaitable \: une connaissance d'autres langues officielles des Nations Unies (à savoir \: arabe, chinois, russe, espagnol) serait un atout.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

• REMARQUE IMPORTANTE A L’ATTENTION DE TOUS LES CANDIDATS \:

Les candidatures en ligne devront être remplies en anglais et inclure une lettre de motivation en anglais. Les profils des candidats devront contenir toutes les informations concernant l'ensemble des expériences de travail à ce jour (y compris les stages rémunérés).

• Ce recrutement est limité aux candidats résidant, au moment de la soumission de leur candidature, dans un rayon de 50 kms autour de Lyon.

• Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

• Salaire annuel \: 36346 Euros, net d'impôt sur le revenu français (avant prélèvement des cotisations pour prestations sociales (assurance-maladie et accident, retraite) applicables au CIRC.

• L'OMS/CIRC possède son propre régime d’assurance-maladie et de retraite et n’a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n’a, en outre, aucune convention avec Pôle-Emploi concernant les cessations d'emploi.

• Cette réquisition pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

• Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS.

• L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.

• Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines.

• Le CIRC est un espace non-fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.