Assistant (Resource Mobilization) - Local recruitment

English version

PURPOSE OF THE POSITION

The Resource Mobilization and Grant Office (IGO) is a unit within the Budget and Finance Office (BFO), Section of Support to Research (SSR). IGO supports the scientific units in identifying and responding to funding opportunities, negotiating contract terms and facilitating contract signatures, and following up on an average of 140 active grants at macro level regarding compliance with funder policies and implementation according to the agreed main deliverables. It is planned to strengthen and expand its support to the scientific units both at the pre-submission level as well as at the implementation phase of projects, and ensure the compliance of internal processes with the International Public Sector Accounting Standard (IPSAS).

DESCRIPTION OF DUTIES

Under the supervision of the Resource Mobilization and Grant Officer the incumbent performs the following duties\:

1.       Supporting resource mobilization activities of the Agency\:

·         Assists scientific units across the agency in submitting grants and proposals for direct funding, specifically\:

-      Supports the assembly of required documents and information.

-      Provides input to drafting and finalizing proposal texts as required by scientific units.

-      Ensures quality standards and compliance with funder submission guidelines, liaising with Funders’ contact points for clarification of queries.

-      Prepares memos, cover letters and other documentation and communication.

-      Follows up proactively on the outcome of grant submissions.

·         Supports the submission of applications through relevant online funder systems, such as, but not restricted to, the European Commission’s Participant Portal, the NIH’s ERA-Commons webtool, the online systems of INCA, ANSES, MRC, CRUK, WCR and other funders, including general submission systems, such as ProposalCentral.

·         Supports the scientific unit in drafting the donor agreement based on standard templates.

·         Prepares invoices for payment due as stipulated in the signed donor agreements.

·         Renews and maintains IARC registrations for funders (EC, NIH, etc).

·         Maintains the Project Portal and ensures that information is relevant and reliable.

2.       Supporting project implementation\:

·         Prepares a summary of each signed agreement and archives it in Project Portal.

·         Ensures full filing of documentation during project implementation to ensure a full audit trail and seamless communication around project activities.

·         Upon award, liaises with scientific groups to properly translate the programmatic needs of the project into the Project Portal regarding project team, communication needs, deliverables and milestones.

·         Creates sponsors and grants in SAP for signed grants/contribution agreements.

·         Carries out an oversight function for timely project execution reaching out to concerned units as required.

·         Monitors cashflows and outstanding invoices across the full portfolio of active projects, follows up as required or uses online payment systems (such as the NIH PMS system) and mitigates risk of not collected receivables.

·         Alerts the concerned units and the BFO team on expiring agreements and supports the requestes for extensions as required.

·         Liaises with the concerned Project Manager and BFO team to ensure that timesheets are in place as required by the donors for all donor reports submitted.

·         Supports the follow up of project closure including appropriate filing of relevant information.

3.       Other duties\:

·         Liaises frequently with assistants across the agency to clarify policies and handle requests.

·         Back stops colleagues within IGO as necessary to ensure the smooth functioning of activities; answers queries relating to assigned tasks and performs other related duties as assigned by supervisor.

REQUIRED QUALIFICATIONS
Education
Essential\: Graduation from secondary school or commercial school (DUT, BTS or equivalent) complemented by specialized administrative training.

Desirable\: University degree or specific education in scientific or grant administration.

Experience
Essential\: At least three years of relevant experience in research administration preferably in supporting a grants or resource mobilization function.

Desirable\: Experience in an international organization, national institution or multinational corporation.

Skills
- Familiarity with relevant Office software (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint).
- Good interpersonal skills and ability to work in multicultural environment.
- Excellent organizational skills and ability to work as a member of a team.
- Ability to learn and apply IARC/WHO rules and established procedures.

Languages
Essential\: Excellent knowledge of French or English, with good working knowledge of the other language.

Desirable\: Ability to provide translation of routine correspondence.

ADDITIONAL INFORMATION

IMPORTANT NOTE TO ALL CANDIDATES\:
Online applications can be filled out in English or in French. However, it is highly recommended to include in your application a cover letter in English.
Application profiles should include the details of all work experiences to date (including paid internships).

• This recruitment is restricted to candidates residing at the time of submitting their application, within a maximum distance of 50 kms from Lyon.

• Only candidates under serious consideration will be contacted for test and interview.

• Annual salary\: Euros 36346, net of French income tax (before deduction of the employee share of private social insurances applicable at IARC, i.e. staff health and accident insurances and pension fund).

• WHO/IARC has its own Staff Health Insurance and Pension plans and is not part of the French Social Security system ("Sécurité Sociale"), the French Pension system or the French unemployment benefit agency ("Pôle-Emploi").

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• WHO is committed to workforce diversity.

• This vacancy is open to applicants of either sex.

• IARC has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

Version française

OBJET DU POSTE         

Le Service Mobilisation des ressources et Subventions (IGO) fait partie du Service du Budget et des Finances (BFO) et de la Section Soutien à la Recherche (SSR). IGO apporte un appui aux Groupes scientifiques du CIRC en identifiant et en répondant à des opportunités de financement, en négociant les termes des contrats et en facilitant les signatures de contrats, puis en effectuant le suivi d’environ 140 demandes de subventions en cours au niveau mondial pour ce qui concerne leur conformité aux règles des bailleurs de fonds et leur mise en œuvre conformément aux principales prestations convenues. Il est prévu de renforcer et d'élargir son appui aux Groupes scientifiques pour ce qui concerne le pré-traitement des demandes ainsi que lors de la phase de mise en œuvre des projets, et d'assurer la conformité de divers processus internes aux normes comptables internationales du secteur public (NCISP).

DESCRIPTION DES FONCTIONS

Sous la supervision du Responsable (Mobilisation des ressources et Subventions), le/la titulaire apporte un appui aux activités de mobilisation des ressources du Centre et un soutien à la mise en œuvre des projets concernés.

1.       Appui aux activités de mobilisation des ressources du Centre \:

·         Appui aux Groupes scientifiques du Centre pour la soumission de leurs demandes de subventions et  de propositions de financement direct, plus particulièrement \:

-      Aider à la collecte des documents et des informations requises.

-      Aider à l’élaboration et la finalisation des textes en fonction des demandes des Groupes scientifiques.

-      S’assurer de la conformité aux normes de qualité des guides d’utilisation des donateurs, assurer le lien avec les contacts pour la clarification des demandes.

-      Préparer des mémos, des lettres de couverture et autres documentations ou communications.

-      Effectuer un suivi proactif des demandes de subventions.

·         Aide au dépôt des candidatures ou aux demandes de paiement par des systèmes en ligne propres aux bailleurs de fonds tels que, mais sans s’y limiter, le portail des participants de la Commission européenne, l'outil internet ERA-Commons des NIH, les systèmes en ligne de l'INCA, de l'ANSES, de l'AICR, de l’ARC, de l'ANR et d'autres bailleurs de fonds, y compris les systèmes de soumission généraux, comme proposalCENTRAL.

·         Assistance aux Groupes scientifiques dans l'élaboration des accords avec les donateurs, à partir de modèles standard.

·         Préparation des factures pour paiement conformément aux accords signés avec les  donateurs.

·         Gestion et renouvellement des inscriptions du CIRC auprès des bailleurs de fonds  (CE, NIH, etc).

·         Gestion et mise à jour de la base de données du Service IGO (IARC Project Portal).

2.       Soutien à la mise en œuvre des projets \:

·         Préparation d’un résumé de chaque accord signé et archivage dans la base de données du Centre (IARC Project Portal).

·         Vérification de la documentation complétée au cours de la mise en place du projet afin de garantir une traçabilité complète et une communication transparente autour des activités du projet.

·         Après l’adjudication, liaison avec les Groupes scientifiques pour traduire correctement les besoins des programmes du projet dans la base de données du Centre (IARC Project Portal), en particulier en ce qui concerne l’équipe, les besoins en communication et les différentes échéances pour la soumission des rapports.

·         Création dans le système SAP des commanditaires et des subventions pour les accords de subventions/conventions signés.

·         Réalisation d’un suivi global afin de veiller à la bonne exécution des projets en contactant les unités concernées selon les besoins.

·         Surveillance des mouvements de trésorerie et des factures en suspens pour l’ensemble des projets en cours, en limitant les risques de sommes dues non reçues.

·         Alerter les Groupes concernés et le Service du Budget et des Finances (BFO) sur l’expiration des accords et aider aux demandes d’extension.

·         Etre en contact avec les responsables de projet et l’équipe BFO afin de s’assurer que les feuilles de suivi sont en place conformément aux exigences des donateurs pour chaque rapport soumis.

·         Aider au suivi de la clôture des projets, y compris au classement des informations pertinentes.

3.       Autres fonctions \:

·         Contacts fréquents avec les assistant/es au sein du Centre afin de clarifier les procédures et gérer les demandes.

·         Soutien aux collègues au sein du service IGO en fonction des besoins afin d’assurer la fluidité du fonctionnement des activités. Répondre aux demandes relatives aux tâches assignées et effectuer toute autre tâche demandée par le supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS REQUISES
Formation
Essentiel \: études secondaires complètes ou école de commerce (DUT, BTS ou équivalent) complétées par une formation spécialisée en administration.

Souhaitable \: diplôme universitaire ou formation spécifique en science ou administration des subventions.

Expérience
Essentiel \: au moins trois années d’expérience pertinentes dans les fonctions d’appui à la gestion administrative des groupes de recherche, de préférence dans le cadre des subventions ou de la mobilisation de ressources.

Souhaitable \: expérience professionnelle dans une organisation internationale, une institution nationale ou une entreprise multinationale.

Compétences
Bonne connaissance des logiciels de bureautique Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint).
Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à travailler dans un environnement multiculturel.
Excellentes compétences organisationnelles et capacité à travailler en équipe.
Capacité à apprendre et appliquer les règlements du CIRC/OMS et les procédures établies.

Langues
Essentiel \: connaissance approfondie du français ou de l’anglais et connaissance au moins intermédiaire de l’autre langue.

Souhaitable \: capacité à fournir des traductions de correspondances de routine.

Informations complémentaires \:

REMARQUE IMPORTANTE A L’ATTENTION DE TOUS LES CANDIDATS \:

Les candidatures en ligne peuvent être remplies en anglais ou en français. Cependant, il est vivement conseillé d’inclure à votre candidature une lettre de motivation en anglais.

Les profils des candidats devront contenir toutes les informations concernant l'ensemble des expériences de travail à ce jour (y compris les stages rémunérés).

• Ce recrutement est limité aux candidats résidant, au moment de la soumission de leur candidature, dans un rayon de 50 kms autour de Lyon.

• Seules les personnes dont la candidature est sérieusement prise en considération seront contactées pour entretien et tests.

• Salaire annuel \: 36346 Euros, net d'impôt sur le revenu français (avant prélèvement des cotisations pour prestations sociales (assurance-maladie et accident, retraite) applicables au CIRC.

• L'OMS/CIRC possède son propre régime d’assurance-maladie et de retraite et n’a de ce fait aucun lien avec les régimes français de sécurité sociale ou de retraite et n’a, en outre, aucune convention avec Pôle-Emploi concernant les cessations d'emploi.

• Cette réquisition pourra être utilisée pour pourvoir un poste similaire, au même grade.

• Tout engagement/toute prolongation d'engagement doit être conforme au Statut du Personnel, au Règlement du Personnel et au Manuel de l'OMS.

• L'OMS s'engage en faveur de la diversité au sein de son personnel.

• Le poste est ouvert aux candidatures tant masculines que féminines.

• Le CIRC est un espace non-fumeur. L'Organisation ne recrute pas de consommateurs de tabac sous quelque forme que ce soit.