Assistant (e) en gestion documentaire, Multiple positions
Niamey
- Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
- Location: Niamey
- Grade: Administrative support - LICA-5, Local Individual Contractors Agreement
-
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Administrative support
- Administration
- Closing Date: Closed
Informations générales sur l’UNOPS
Au sein de ces trois principaux domaines d’expertise, l’organisation fournit à ses partenaires des services transactionnels, de conseils et de mise en œuvre, pour des projets allant de la construction d’écoles et d’hôpitaux à l’achat de biens et de services, en passant par la formation de travailleurs locaux. L’UNOPS travaille en étroite collaboration avec des gouvernements et des communautés afin d’assurer la durabilité économique, sociale et environnementale des projets que l’organisation soutient, avec un intérêt particulier pour le renforcement des capacités nationales.
L’UNOPS intervient dans des contextes parmi les plus difficiles au monde et sa vision consiste à améliorer les pratiques de mise en œuvre durables dans les domaines du développement, de l’aide humanitaire et de la consolidation de la paix, tout en satisfaisant ou dépassant systématiquement les attentes de ses partenaires.
Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.
Background Information - Senegal
Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.
Background Information - Job-specific
Plus particulièrement au Niger, le Gouvernement du Niger (GdN) a créé le Millennium Challenge Account (MCA-Niger) et a besoin de services d’appui en gestion de programmes et en gestion de projets d'infrastructure, afin de planifier et mettre en œuvre le Niger Compact, qui comprend deux projets: (i) le projet « irrigation et d'accès aux marchés »; et (ii) le projet « Communautés résilientes au changement climatique ». Ce vaste programme est financé par le Millennium Challenge Corporation (MCC), dans lequel elle appuie cette agence d’exécution nationale. Ainsi, l’UNOPS a reçu un mandat et initié le projet « Prestation d’assistance technique pour les services d’appui à la gestion du programme du Compact Niger »,
Conséquemment, l'UNOPS a déployé à Niamey une équipe de spécialistes pour travailler aux côtés du MCA-Niger. Le personnel est intégré à l'organisme administratif qui apporte un soutien technique, administratif à la haute direction et à l'exécutif de Compact. En plus de l'unité de soutien à la gestion du programme, l’équipe travaille dans les unités d'irrigation et d'infrastructure routière de façon continue au cours du développement de la phase Compact et lors de la période d'entrée en vigueur.
Dans ce contexte, le projet « Niger Compact », financé par le Millennium Challenge Corporation (MCC) a été octroyé. Ainsi, le Gouvernement du Niger (GdN) a créé le Millennium Challenge Account (MCA-Niger) et a confié à l`UNOPS un mandat d’appui en gestion de programmes et en gestion de projets d'infrastructure, afin de planifier et mettre en œuvre le Niger Compact. Ce programme comprend deux projets: (i) le projet « irrigation et d'accès aux marchés »; et (ii) le projet « Communautés résilientes au changement climatique ». Pour se faire, l'UNOPS fournit ses services d'assistance technique et de gestion de programme, en intégrant des experts hautement qualifiés et expérimentés au MCA-Niger.
Ainsi, l`UNOPS est à la recherche de deux Assistant(e)s en gestion documentaire.
Functional Responsibilities
Sous la supervision du Spécialiste en gestion et contrôle de la documentation, l' Assistant (e) en gestion documentaire travaillera avec les différentes unités du MCA et le système de gestion des documents établis afin d'assurer que l’information de projet est précisée, contrôlée, transmise et archivée de manière à optimiser le suivi et le traitement. Il/elle assistera le Spécialiste en gestion et contrôle de la documentation dans l’accomplissement des tâches quotidiennes liées à la gestion documentaire dans le cadre des projets pour assurer que l’information est structurée conformément aux exigences des projets.
1. Contrôles de suivi et des progrès
Veiller à la tenue correcte des bibliothèques et des zones de stockage pour entreposer les documents et maintenir les documents de référence à jour
Appliquer les procédures de contrôle des documents pour couvrir la gestion de base, l'émission contrôlée des documents clefs, le contrôle de la version, l'historique des documents et les listes de distribution
Maintenir à jour le système de gestion de documents
Contrôler l'émission de tous les documents de programme ou de projet
Conserver un registre de toutes les copies de documents émis et aviser les détenteurs de toute modification de leurs copies
Effectuer des vérifications de configuration et conserver les informations sur le statut de tous les documents
Veiller au maintien et à la fonctionnalité des processus mis en place afin de gérer la sécurité et la confidentialité de la documentation du programme / projet ou d'autres éléments d'actif ;
2. Produit final
L'efficacité et la réussite des résultats obtenus par l’Assistant (e) en gestion documentaire a une incidence directe sur la réalisation des projets et, par conséquent, renforce la visibilité et l'image de l'UNOPS en tant que prestataire de services efficace au niveau de la gestion et du développement de projets.
Competencies FR
Élabore et met en œuvre des stratégies opérationnelles durables, pense à long terme et tient compte de perspectives externes de manière à façonner l’organisation de manière positive. Anticipe et perçoit les effets des activités et décisions futures sur les autres parties de l’organisation. |
Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). |
Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. |
Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. |
Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. |
Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. |
Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. |
Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés. |
Education/Experience/Language requirements
Avoir un diplôme d'étude secondaire est exigé
Avoir un diplôme supérieur (Licence ou au Master) en bibliothéconomie ou dans un autre domaine annexe est un atout.
Avoir une certification de PRINCE2® Foundation est souhaitable
Avoir une formation dans le domaine de la gestion électronique de documents serait un atout
Expérience professionnelle
Avoir au moins 5 ans d'expérience dans la gestion d'archives modernes, de services de gestion documentaire et de mise en place de systèmes globaux d'information
Avoir la connaissance de l’informatique (application de traitement de texte, tableurs, présentation) et des outils de navigation web est essentielle
Avoir une expérience avec Microsoft SharePoint 2013 est un atout
Une connaissance des normes ISO en gestion de documents et de l'information est un avantage (ISO 2709, 10244, 15836, 15489, 21127, 23950, 32000)
Avoir une expérience avec les solutions de stockage de contenu dans Cloud est un avantage
Avoir des compétences en gestion de projet serait un atout
Connaissances linguistiques
Avoir une maitrise parfaite du français est essentielle
Avoir une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.
Contract type, level and duration
Contract duration: 01 an
For more details about the ICA contractual modality, please follow this link:
https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx
Considérations supplémentaires
- Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
- Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
- Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
- Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
- Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
- Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.
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