Requisition ID: req1925
Job Title: Supply Chain Officer - South Syria
Sector: Operations
Employment Category: Regular
Employment Type: Full-Time
Location: Syria
Job Description
خص الوظيفة:
من خلال التبليغ للمنسق الإقليمي ومقره في عمان، يكون موظف سلسلة الامداد مسئول عن تسهيل ومتابعة جميع أنشطه المشتريات وسلسلة الامداد في جنوب سوريا، وبتنسيق وثيق مع نائب مدير المشتروات وموظفي سلسله الامدادات في عمان . ويكون مشرف علي مساعدي سلسه الامداد في جنوب سوريا. يجب على موظف سلسلة الامداد أن يكون مسئول على توفير موارد البرامج والعمليات وخدماتها ومعداتها في سوريا حسب الاحتياج وما طلب منه ذلك ويعمل بالتنسيق مع البرامج ليضمن ان الانشطه المخطط لها تم تنفيذها كما يجب.
المسؤوليات الرئيسية
·التأكد من تنفيذ المشتريات تتم وفق حاجات لجنة الإنقاذ الدولية وسياسات المانحين واجراءاتهم، كما يجب أن يتمتع بالشفافية وتلبية حاجات لجنة الإنقاذ الدولية.
·التأكد من أن جميع المواد المطلوبه والخدمات والمعدات المطلوبة قد تم تسليمها في الوقت المناسب. ويشمل هذا الاتصالات الروتينية والتنسيق والتخطيط مع الهيئة الطالبة ذات العلاقة فيما يتعلق بطلبياتهم.
·تنسيق جميع برامج وعمليات توظيف العمليات في جنوب سوريا وفي مناطقهم الجغرافية المحددة. وهذا يشمل قبول طلبات الشراء، جمع طلبات الأسعار، والتبليغ للمقر الرئيسي في عمان ومشاركة العقود وطلبيات الشراء مع البائعين في داخل سوريا.
·التأكد من ان جميع الوثائق والملفات ذات العلاقة بسلسلة الامداد (الالكترونية والورقية) قد تمت أرشفتها وتنظيمها وتحديثها بالشكل الملائم مع التأكد من عمل نسخة احتياطيةلملفات سلسلة الامداد على نظام تخزين/وسائل تخزين ملفات لجنة الإنقاذ الدولية الرسمية ذات العلاقة بشكل منتظم
·التنسيق مع الدوائر المالية ودوائر البرامج للتأكد من الرقابة الداخلية المتكاملة ودفع كامل مستحقات البائعين وفي الوقت المحدد مع وثائق الدعم الذي يمكن تدقيقه.
·بالتنسيق مع فريق المشتريات في عمان، البقاء على اطلاع بأحدث الإجراءات التشغيلية القياسية ودعم منسق سلسلة الامداد من خلال التأكد من مشاركة الموظفين ذوي العلاقة المشاركين في المشتريات في جنوب سوريا، ومن أنهم على اطلاع وقد تم تزويدهم بالتوجيه الفني الملائم وكما هو مطلوب. ويشمل هذا توفير الدعم في مجال تخطيط التدريب عن بعد، والتدريبات الشخصية حيثما كان ذلك ممكنا.
·مساعده فرق البرامج في كيفيه مل تقديم امر الشراء والمساعهد في تقديم الاسعار الاوليه والتقديريه اذا ما طلب ذلك
·التأكد من المتابعة الكاملة والدقيقة لطلبات الشراء وملء وثائق المشتريات الاصلية.
·المساعده في مسوحات الاسواق الدوريه
·المشاركة في اجتماعات لجنة المشتريات عندما يكون ذلك مطلوبا.
·تأسيس علاقات عمل مهنية وأخلاقية مع الموردين والمحافظة عليها مع ضمان التواصل السهل وتدفق المعلومات/الوثائق من/الى الموردين ومكتب عمان.
·اجراء تمرين تحقق للمواد التي تم توريدها أو تسليمها في داخل سوريا (في مناطق مسئولية محددة)، وكما يطلب المشرفون.
·المشاركة في التعرف على وانشاء مكاتب ومراكز البرامج لجنة الإنقاذ الدولية في جنوب سوريا والمناطق ذات المسؤولية. وهذا يشمل تحديد المواقع والاتصال مع مالكي الأرض وجمع الوثائق واجراء المفاوضات كما هو مطلوب.
·بالتنسيق مع منسق سلسلة الامداد يقومموظف الامداد و فريق سلسلة الدعم لجنوب سوريا في إدارة المستودع وموجودات لجنة الإنقاذ الدولية في سوريا.
·الاحتفاظ بمعلومات عن المورد بشأن المواد التي يتم شراؤها بشكل منتظم والبقاء على اطلاع بظروف السوق المحلية في جنوب سوريا.
·التأكد من ان جميع الوثائق والملفات ذات العلاقة بسلسلة الامداد (الالكترونية والورقية) قد تمت أرشفتها وتنظيمها وتحديثها بالشكل الملائم مع التأكد من عمل نسخة احتياطيةلملفات سلسلة الامداد على نظام تخزين/وسائل تخزين ملفات لجنة الإنقاذ الدولية الرسمية ذات العلاقة بشكل منتظم.
·دعم الفرق الميدانية في التعرف على الحاجات التموينية (القرطاسية، مواد التنظيف ومواد المطبخ) والمساعدة في إعادة التخزين.
·متابعة أية متطلبات توثيق تحتاجها لجنة الإنقاذ الدولية للعمل داخل سوريا.
·الوصاية على النفقات الشهرية النثرية والتأكد من المتابعة الملائم للنفقات.
·اعلام منسق سلسلة الامداد بالقضايا/أو التحسينات المحددة والمتعلقة بمتابعة المشتريات.
·أية واجبات أخرى او مهام يفوضها منسق سلسلة الامداد او المنسق الإقليمي.
المخرجات المتوقعة
·الحفاظ على تقرير حديث للحالة (على شكل نظام BVA أو PRTS) لجميع طلبات الشراء.
·تقديم تقارير شهرية معيارية في الوقت المحدد لمنسق سلسلة الامداد والمنسق الإقليمي.
·استخراج والمحافظة على قائمة أسعار شاملة للبضائع والخدمات والمعدات التي قامت بشرائها لجنة الإنقاذ الدوليه.
·المحافظة على قائمة البائع للتأكد من إدارة العقد.
·دعم منسق لجنة الامداد والمنسق الاقليمي لإنتاج توقعات نقدية/مدفوعات روتينية.
Reporting to Field Coordinator based in Jordon, the Supply Chain/Procurement Officer is responsible for facilitating and following up on all procurement and Supply Chain activities in South Syria in close coordination with Deputy Procurement Manager and Supply Chain staff based in Amman . The Supply Chain/Procurement Officer is supervising the supply chain team inside South Syria and ensuring that all procurements are done on a timely basis without compromising known IRC standards. The Supply Chain/Procurement Officer will be responsible for inside Syria procurements as needed, and will work closely with all sectors to ensure that planned activities are implemented accordingly.
Major Responsibilities:
Ensure that procurement is carried out in accordance with IRC and donor-specific policies and procedures and procure all necessary items for programs and offices.
Ensuring that all supplies, services and equipment required are delivered on time. This includes routine communication, coordination and planning with the relevant requesting staff regarding their orders.
Generate all required procurement documentation and maintain records and files in an impeccable manner.
Coordinating with Finance and program departments to ensure integrated internal controls, timely payment of vendors and full, auditable support documentation
Assist program staff with raising purchase requests (PRs) and provide price estimations of goods requested when possible.
Assist in regular market surveys.
In coordination with the Deputy Procurement Manager, keeping informed about up-to-date Standard Operating Procedures (SOPs) and supporting the SC Coordinator in ensuring all relevant staff involved in procurement in Southern Syria field sites are informed and provided appropriate technical guidance, as required. This includes support in planning remote trainings and in-person trainings, where possible.
Coordinate transportation of procured items to other IRC locations.
Establishing and maintaining ethical, professional working relationships with suppliers.
Keep good track of supplier’s performance. Maintaining supplier information for regularly purchased items, and staying informed of current local market conditions in Southern Syria.
Maintain an accurate and organized filing system for both hard and soft copies.
Advising the Field Coordinator / SC Coordinator on procurement-specific issues and/or improvements.
Any other duties or tasked delegated by the Field Coordinator
Personal Characteristics:
Strong sense of personal integrity.
Attention to detail.
Ability to multi-task.
Highly organized.
Excellent follow up skills.
Ability to meet deadlines and accommodate to changing work environment.
Team spirit and problem solving abilities.
Good communication skills.
Qualifications
متطلبات الوظيفة
·درجة جامعية في المحاسبه او التجاره أو اداره الاعمال أو اللوجستيات أو أي مجال ذي علاقة.
·خبرة من عام الى عامين في اللوجستيات والمشتريات وغيرها من وظائف سلسلة الامداد، ويفضل خبرة في العمل لدى المنظمات الدولية غير الحكومية.
·معرفة في إجراءات وممارسات المشتريات العامة (يعتبر امتلاك خبرة في العمل لدى المنظمات غير الحكومية أو لجنة الإنقاذ الدولية ميزة)
·تعتبر المعرفة بقوانين وتعليمات المانحين الرئيسية والمحلية ميزة.
·اتقان اللغة الإنجليزية تحدثا وكتابة
·مقدره علي العمل تحت الضغط ومقدره علي التعلم و المرونه في التعامل
·استخدام ماهر للحاسوب الشخصي PC وبالأخص تطبيقات مايكروسوفت( اكسيل)
خصائص شخصية
·إحساس قوي بالنزاهة الشخصية
·إنتباه للتفاصيل
·القدرة على القيام بوظائف متعددة
·القدرة على العمل بروح الفريق والقدرة على حل المشكلات
- Degree in Accounting, Commerce or Finance, or full qualification in a recognized Accounting professional body.
- Minimum of one year of accounting experience, preferably in an international NGO
- Willingness and ability to travel to other field offices as needed.
- Good in English.
- A minimum of two year hands-on experience working with EXCEL.
- Excellent interpersonal and organizational skills;
- Additional qualities: ability to multitask, ability to handle pressure well, ability to improvise, flexibility, cultural and environmental sensitivity.
- Team work skills
Working Environment:
Basically this vacancy based on East / West Dar`a - Syria, but required traveling to other locations in South Syria region to cover any activities for Supply Chain department
IRC is an Equal Opportunity Employer IRC considers all applicants on the basis of merit without regard to race, sex, color, national origin, religion, sexual orientation, age, marital status, veteran status or disability.