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Asistente Administrativo/a

Buenos

  • Organization: UNOPS - United Nations Office for Project Services
  • Location: Buenos
  • Grade: LICA-5, Local Individual Contractors Agreement - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2019-10-17

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Background Information - Job-specific

En el marco de sus actividades en la República Argentina, UNOPS conforma equipos de trabajo para apoyar a sus asociados en el diseño y la ejecución de diversos proyectos que requieren el concurso de un/a Asistente Administrativo/a dadas las necesidades de intervención en áreas de vulnerabilidad y la proyección de las políticas aplicadas en el territorio de la Nación.

El programa “Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad MCH” dependiente del Ministerio del Interior, Obras Públicas y Vivienda de la República Argentina, tiene como principal objetivo contribuir a la reducción del déficit cualitativo y cuantitativo de vivienda en todas las áreas de la República Argentina, a través de:

• Mejoramientos de vivienda social para la reducción del déficit cualitativo en zonas específicas;

• Construcción de nueva vivienda social para la reducción del déficit cuantitativo;

• Intervención territorial de evaluación y ejecución;

• Fortalecimiento institucional del Ministerio del Interior, Obras Públicas y Vivienda, así como de las restantes entidades asociadas a la ejecución de este programa.

El Programa se ejecuta con la asistencia y cooperación de la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS). En este marco, y atendiendo a los múltiples y diversos programas de vivienda y hábitat que lleva adelante el gobierno nacional, se plantea la necesidad de contratar un/a Asistente Administrativo/a para realizar tareas de consultoría en relación a los trámites administrativos de la documentación dentro del programa.

Bajo la guía y supervisión del Jefe de Servicios de Soporte, Gerente de Operaciones o Asociado/a Administrativo/a, el/la Asistente Administrativo/a proporciona soporte a las operaciones de la oficina que realizan una variedad de procesos administrativos estándar que garantizan una alta calidad y precisión del trabajo. El/la Asistente Administrativo/a puede tomar decisiones de rutina sobre procesos administrativos basados en lineamientos claramente establecidos. Al realizar su trabajo, ell/a Asistente Administrativo/a promueve un enfoque de cliente, calidad y orientado a resultados.
 
El/la Asistente Administrativo/a trabaja en estrecha colaboración con el personal de Operaciones, Programas y Proyectos en la Oficina Regional. Operaciones o Centro de proyectos, así como con el personal de otras agencias de las Naciones Unidas para intercambiar información y garantizar la prestación constante de servicios.

Functional Responsibilities

Resumen de funciones clave:  
  • Apoyo al funcionamiento efectivo y eficiente de la oficina / departamento / unidad
  • Soporte a servicios administrativos y logísticos
  • Soporte con respecto a problemas de protocolo y solicitudes de documentación oficial
  • Soporte para mantenimiento de oficinas y administración de activos
  • Apoyo para la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento
1.   Asegura el funcionamiento eficaz y eficiente de la oficina / departamento / unidad, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Contactos con visitantes y personal, organización de citas y reuniones, actuando como intérprete cuando sea necesario y / o tomando minutas.
  • Recopilación y preparación de materiales de información y presentación, discursos, información de antecedentes y documentación para reuniones y misiones.
  • Mantenimiento de copias impresas y archivos electrónicos, materiales de referencia y registros confidenciales según sea necesario
  • Colaboración en la preparación del plan presupuestario administrativo para la oficina
  • Revisar y monitorear los gastos contra el presupuesto administrativo de la oficina, señalando a la atención del supervisor cualquier problema o discrepancia que amerite una revisión adicional.
  • Gestión de caja chica
  • Preparación de autorización de viaje para el personal
  • Traducción de correspondencias simples, cuando sea necesario.
2.    Asegura un apoyo administrativo y logístico efectivo, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Organización de envíos, arreglos de despacho de aduanas, preparación de documentos para envíos de UNOPS (recibidos / enviados), preparación de toda la documentación necesaria, implementación de acciones de seguimiento
  • Desempeño de un rol de Comprador en OneUNOPS y preparación de órdenes de compra para actividades de viaje, pagos, contratos.
  • Apoyo a la organización de procesos de compras incluyendo la preparación de RFQs, documentos ITBs o RFPs, recibo de cotizaciones, ofertas o propuestas, su evaluación preliminar. Preparación de PO.
  • Arreglos de reservas de viajes y hoteles, preparación de autorizaciones, solicitudes de trámite de visados, documentos de identidad y otros documentos.
  • Apoyo administrativo para conferencias, talleres, retiros.
  • Recopilación de información para DSA, agencias de viajes y otras encuestas administrativas, apoyo a la organización de servicios comunes.
  • Disposición de transporte de vehículos, mantenimiento regular de vehículos y seguro.
  • Verificación y registro de registro diario de vehículos y consumo de gas, actualización y mantenimiento del informe de historial de vehículos.
  • Custodio para la gestión de suministros de papelería de oficina, incluido el mantenimiento de la lista de existencias de artículos de papelería, la distribución de artículos de papelería según lo requerido por el personal y el mantenimiento de un registro de distribución.
  • Mantenimiento del sistema de archivo que garantiza la custodia de los materiales confidenciales.
  • Extracción de datos de varias fuentes.
  • Investigación y recuperación de datos estadísticos de fuentes internas y externas; preparación de gráficos estadísticos, tablas e informes.
  • Seguimiento de los plazos, los compromisos asumidos, las acciones realizadas y la coordinación de la recopilación y presentación de los informes al jefe de la unidad.
  • Asistencia en la preparación del presupuesto, provisión de información para la auditoría.
3.    Proporciona soporte con respecto a problemas de protocolo y solicitudes de documentación oficial, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Entrega puntual de certificados de protocolo oficiales; arreglos con los departamentos de la ONU para todas las cuestiones relacionadas con la documentación oficial que se proporcionará al personal internacional, como los requisitos de visado, el permiso de trabajo, los requisitos de seguridad, salud, etc
  • Arreglos con los departamentos de la ONU para que se proporcione documentación oficial para la importación / exportación o transferencia de bienes
  • Establecimiento y mantenimiento de una relación de trabajo eficiente con los ministerios del gobierno.
  • Proporcionar información precisa y completa al personal sobre los documentos justificativos necesarios para el personal y sus dependientes, y la importación / exportación o transferencia de bienes; lista actualizada de los documentos requeridos puestos a disposición de cada miembro / unidad del personal
  • Hoja de monitoreo individual para rastrear el estado de la documentación presentada para cada miembro del personal y sus dependientes, asegurando que la documentación oficial coincida con el calendario anunciado
  • Información precisa proporcionada a individuos / unidades previa solicitud sobre los pasos administrativos requeridos y el estado de su archivo de proyecto.
  • Información precisa y oportuna sobre procesos y cuestiones pendientes para las personas / unidades interesadas
4.    Proporciona soporte para mantenimiento de oficinas y gestión de activos, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Mantenimiento de registros de gestión de activos, preparación de informes.
  • Mantenimiento de archivos y registros relevantes para el mantenimiento de la oficina
  • Prestación de apoyo para el mantenimiento de locales comunes y servicios comunes
5.    Brinda apoyo para la construcción de conocimiento y el intercambio de conocimiento, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
  • Participación en las capacitaciones para el personal de programa, operaciones y proyectos en administración
  • Contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica.
Los resultados clave tienen un impacto en la eficiencia de la unidad. La entrada precisa de datos, la presentación de información y el enfoque orientado al cliente mejoran la capacidad de UNOPS como proveedor de servicios eficiente y de primera clase y su contribución al desarrollo del país.







Competencies ES

Demuestra comprender el impacto que tiene su función en todos los asociados y siempre pone al beneficiario en primer lugar. Desarrolla y mantiene relaciones externas sólidas y es un asociado competente para otros (si entra en sus funciones).
Evalúa los datos y los procedimientos que se deben seguir para lograr decisiones lógicas y pragmáticas. Adopta un enfoque imparcial y racional con riesgos calculados. Aplica la innovación y la creatividad al proceso de resolución de problemas.
Establece de forma eficaz una línea de acción propia y/o para otros con el objetivo de alcanzar una meta. Las acciones desembocan en la correcta consecución de la tarea con especial atención a la calidad en todas las áreas. Identifica las oportunidades y toma la iniciativa para actuar. Comprende que el uso responsable de los recursos maximiza el impacto que podemos tener en nuestros beneficiarios.
Trata a todos los individuos con respeto, responde con tacto a las diferencias y anima a los demás a hacer lo mismo. Defiende las normas éticas y de la organización. Mantiene altos estándares de confianza. Es un modelo para la diversidad y la inclusión.
Está abierto al cambio y es flexible en un entorno con un elevado ritmo de trabajo. Adapta su perspectiva a las circunstancias o los requisitos cambiantes. Reflexiona sobre las experiencias pasadas y modifica su propio comportamiento. El desempeño es constante, incluso bajo presión. Siempre persigue mejoras continuas.
Expresa ideas o hechos de forma clara, concisa y abierta. La comunicación indica una consideración por los sentimientos y las necesidades de los demás. Escucha de forma activa y comparte de manera proactiva el conocimiento. Gestiona los conflictos de manera eficaz mediante la superación de las diferencias de opinión y la búsqueda de un denominador común.
Actúa como modelo positivo que contribuye al espíritu de equipo. Colabora y apoya el desarrollo de otros. Solo para administradores de personal: mediante el uso de estilos de liderazgo apropiados, actúa como modelo de liderazgo positivo, motiva, dirige e inspira a los demás para que tengan éxito.

Education/Experience/Language requirements

Educación

  • Se requieren estudios secundarios completos.
  • Formación a nivel licenciatura (bachelor) en el área de administración o disciplinas relevantes al cargo es requisito deseable y permite reemplazar algunos años de experiencia.
Experiencia
  • Se requieren mínimo 5 años de experiencia relevante en administración o servicio de soporte de programa.
  • Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office) es altamente deseable.
  • Experiencia en manejo de sistemas de gestión basados en la web se considera un plus. 
Language requirements
  • Se requiere fluidez en idioma español
  • Se valorará conocimiento de idioma inglés

Contract type, level and duration

Tipo de contrato: Acuerdo como Contratista Individual (ICA)
Nivel de contrato: Local ICA 5 - Soporte (LICA)
Duración de contrato: Indefinido. Contrato continuo ICA sujeto a requerimientos de la organización, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio.

Este contrato se establece en la modalidad de Contrato regular mensual, es decir se requiere una prestación de servicios continuada durante el periodo del contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural.
Para mayor información sobre la modalidad contractual ICA, por favor siga el enlace:

https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx 

Información adicional

  • Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET). 7 p.m. Argentina
  • Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
  • Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
  • Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
  • Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
  • El candidato seleccionado será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS
Es la política de UNOPS llevar a cabo verificaciones de antecedentes de todos los contratados/pasantes potenciales. 
La contratación/pasantía en UNOPS está supeditada a los resultados de dichos controles.
UNOPS está comprometida en alcanzar diversidad en términos de género, nacionalidad y cultura. Animamos especialmente a postularse a candidatas calificadas y grupos diversos. Todas las aplicaciones serán tratadas con la mayor discreción.  Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.
UNOPS busca acomodar razonablemente a los candidatos y candidatas con necesidades especiales, previa solicitud. 

La posición se encuentra en un lugar de trabajo familiar.  

Información general de UNOPS

La misión de UNOPS es servir a las personas necesitadas mediante la ampliación de la capacidad de las Naciones Unidas, los gobiernos y otros asociados para gestionar proyectos, infraestructuras y adquisiciones de forma sostenible y eficiente.

Dentro de estas tres áreas de conocimientos principales, UNOPS proporciona a sus asociados servicios transaccionales, de asesoramiento e implementación en proyectos que abarcan desde la construcción de escuelas y hospitales hasta la adquisición de bienes y servicios o la formación del personal local. UNOPS trabaja en estrecha colaboración con los gobiernos y las comunidades para garantizar una mayor sostenibilidad económica, social y ambiental en los proyectos que apoyamos, con especial énfasis en el desarrollo de la capacidad nacional.

Trabajando en algunos de los entornos más desafiantes del mundo, la visión de UNOPS es promover prácticas sostenibles de implementación en los contextos humanitario, de desarrollo y de consolidación de la paz, siempre con el objetivo de satisfacer o superar las expectativas de nuestros asociados.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala. 

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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