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AVIS DE VACANCE DE POSTE EXTERNE

(Les candidatures féminines sont vivement encouragées)

La Représentation du Programme Alimentaire Mondial (PAM) en Guinée a le plaisir de publier cet avis de vacance dans le cadre de son opération en Guinée.

Cadre Organisationnel

A ce niveau, le titulaire du poste devra fournir essentiellement un soutien administratif , opérationnel aux équipes ou dans un domaine d’activité spécifique, et en rendre compte au superviseur. Les travaux sont effectués sous étroite surveillance ou assistance du superviseur.

Le détenteur de l’emploi doit produire des résultats précis.

But Recherché :

Effectuer une gamme de tâches de soutien aux collègues, afin qu’ils aient l’appui nécessaire pour l’exécution efficiente de leurs missions.

Description des Tâches :

Sous la supervision de l’Associé de l’Administration, le Business Support Assistant/Administration aura les tâches suivantes :

• Administration Générale

• Recueillir, trier et diffuser les correspondances, les rapports et autres documents afin de répondre aux exigences du personnel, conformément aux normes de temps ;

• Répondre aux demandes habituelles reçues et, le cas échéant, faire remonter les informations pour fournir un service rapide et précis aux collègues ;

• Fournir un ensemble d'activités standards de soutien aux collègues de l’unité, afin de contribuer au fonctionnement efficace des opérations ;

• Organiser les déplacements et toutes activités d’appui pour aider le personnel à travailler efficacement ;

• Soutenir la collecte et l’archivage (classement) des dossiers, des documents et des archives du bureau conformément aux systèmes et processus en place, de manière que les informations soient à jour et facilement disponibles pour le personnel ;

• Préparer les demandes de paiement des factures des loyers et des services récurrents ;

• Veiller au remplissage et à la transmission des fiches de présence du staff de

l’unité aux Ressources Humaines ;

• Gérer efficacement les fournitures du bureau, la consommation et la commande d’eau

Minérale ;

• Gérer les demandes de petite caisse de l’unité Administration ;

• Flotte de Véhicules :

• Saisir les consommations de carburant ;

• Appui à l’encodage des consommations et réparations des véhicules dans le système

de Gestion FMS (Fleet Management Système) ;

• Préparer les demandes de réparations des véhicules, et rapport de consommation

de carburant ;

• Equipements :

• Fournir l’appui nécessaire dans le réaménagement, l’entretien et la maintenance

des équipements du bureau ;

• Assister l’Associé de l’Administration dans la mise à jour des équipements dans le logiciel (GEMS) ;
• Fournir l’appui nécessaire aux opérations d’inventaires physiques ;

• Voyages :

• Etablir les documents de voyage des chauffeurs (ordre de mission, demande

de mission, sécurité clearance) ;

• Contrôler et saisir la liste des trips pour releases ;

• Exécuter toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement des activités de l’unité.

Qualifications : Diplôme d'études secondaires, complété par un certificat d'études postsecondaires en administration des affaires, gestion, secrétariat.

             Expérience Souhaitée

• Avoir au moins six (6) mois d’expériences de travail dans le domaine de l’administration générale ;
• Aptitude à utiliser du matériel de bureau standard, tel que des ordinateurs photocopieurs et scanners;
• Connaissance des routines et des méthodes de travail standardisées du support aux entreprises;
• Connaissance des progiciels de bureau standard, Outlook, Word, Excel, PowerPoint;
• Fait preuve de tact et de courtoisie pour donner et recevoir des informations avec divers personnes;
• Capacité à respecter les délais et à suivre des instructions claires.

Langue : Maîtrise du français (oral et écrit).

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront convoqué(e)s.                                                                                               

Être de Nationalité Guinéenne ou avoir le permis de travail de la Guinée.