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Portfolio Manager (republication)

Kinshasa (Congo Democratic)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Kinshasa (Congo Democratic)
  • Grade: P-3, International Professional - Internationally recruited position - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Environment
    • Managerial positions
    • Project and Programme Management
    • Banking and Finance
  • Closing Date: 2019-12-31

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Background

Pour la RDC, pays à haut couvert forestier, les réductions d’émissions en vue de contribuer aux efforts globaux de lutte contre le changement climatique proviendront principalement de la réduction de la déforestation et de la dégradation des forêts. Ayant rejoint les efforts REDD+ depuis 2008, la RDC a finalisé la phase de «préparation» pour ce qui concerne la déforestation et est actuellement en phase d’investissement avec les contributions de l’Initiative pour la Forêt de l’Afrique Centrale depuis 2015 et du Forest Investment Programme depuis 2012. Pays pionnier, la RDC progresse tout en posant les bases de la phase de paiement basés sur les résultats avec le Programme de Réductions d’émissions approuvé par le Fonds Carbone du FCPF en 2016.

La RDC s’est dotée (i) d’un cadre stratégique pour la REDD+, avec sa Stratégie Nationale REDD+ validée en Conseil des Ministres en 2012, (ii) d’un cadre programmatique pour la mise en œuvre de cette Stratégie définissant l’ensemble des politiques, mesures et activités à mettre en place à l’horizon de 2020, avec le Plan d’Investissement REDD+ en 2013, révisé en 2015, ainsi que (iii) d’un instrument de mise en œuvre avec le Fonds National REDD+ (FONAREDD) établi en 2012, doté d’un manuel d’opérations en 2013 et opérationnel depuis sa capitalisation en 2016 par l’Initiative pour la Forêt de l’Afrique Centrale (CAFI).

En Septembre 2015, la RDC a signé la Déclaration d’Adhésion en marge de l’Assemblée Générale des Nations Unies et de ce fait joint l’Initiative pour la Forêt de l’Afrique Centrale (CAFI). Le Gouvernement a ensuite présenté son Plan d’Investissement REDD+ au Conseil d’Administration de CAFI en vue de mobiliser des financements pour sa mise en œuvre. Après une évaluation indépendante satisfaisante du Plan, le Gouvernement de la RDC et CAFI ont signé une Lettre d’Intention en Avril 2016 définissant les engagements respectifs, en termes de politiques et mesures à mettre en œuvre à l’horizon 2018 et 2020 pour la RDC et en termes d’engagements financiers à hauteur de 190 Millions de dollars de la part de CAFI, une partie étant sécurisée, l’autre étant conditionnelle à l’atteinte des objectifs accordés.

Le Fonds National REDD+ est placé sous l’autorité conjointe des Ministères des Finances et Ministère de l’environnement et dispose d’une structure de gouvernance à trois niveaux (i) un Comité de Pilotage, structure politique de prise de décision ; (ii) un Comité Technique, chargé de conseiller le Comité de Pilotage en amont de la prise de décision ; (iii) un Secrétariat Exécutif. La structure de Gouvernance du Fonds National REDD+ (FONAREDD) dispose donc d’un Secrétariat Exécutif (SE) placé sous la direction du Ministère des Finances, en sa qualité de président du Comité de Pilotage du Fonds et financé au travers d’un projet du Programme des Nations Unies pour le Développement sur la contribution du CAFI. Le Secrétariat Exécutif est la structure nationale gestionnaire du Fonds et exerce les fonctions suivantes :

  • Gestion des activités de fonctionnement du Fonds
  • Analyse et conseil aux structures de gouvernance – Comité Technique et Comité de Pilotage
  • Planification, programmation et suivi évaluation du portefeuille du Fonds, pour la mise en œuvre de la Stratégie nationale REDD+ et de ses Plans d’Investissement REDD+.  


Afin de rencontrer les attentes des bailleurs en termes de gestion fiduciaire et programmatique, et sur une base intérimaire, le Gouvernement de la RDC / Ministère des Finances a délégué la fonction d’agent administratif au MPTF-O et sélectionné le PNUD pour apporter son appui au fonctionnement du SE et à la programmation au jour le jour. Ceci en vue de renforcer les capacités de la structure nationale pour une transition des fonctions au niveau national dans le respect des déclarations de Buzan et de l’appropriation nationale.

Le Secrétariat Exécutif est composé de plusieurs experts tels que représentés dans l’organigramme ci – joint. Tous les postes internationaux sont représentés dans a cellule d’Assistance Technique pour bien marquer leur nature transitoire et les distinguer des fonctions institutionnelles clés du SE FONAREDD qui pourraient à terme être financées par la partie nationale et/ou un mécanisme de financement sur portion des financements gérés par le FONAREDD.  

Les présents termes de référence décrivent les rôles et responsabilités du Gestionnaire de Portefeuille en charge de (i) la gestion des relations avec les agences selon leurs règles de procédures ; (ii) la préparation et la mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités du FONAREDD en vue de la transition vers une gestion nationale des processus de capitalisation, suivi des fonds, processus légal de contractualisation.

De ce fait le poste est limité à deux ans, renouvelables sous condition d’accord entre toutes les parties prenantes.
 

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du conseiller technique principal et du Coordonnateur National, et en tandem avec l’analyste fiduciaire, le/la gestionnaire de portefeuille aura les responsabilités suivantes :

1.Systématisation, intégration et évolution du cycle de programmation (60%) :  

  • S’assure de l’application des règles et procedures de l’agent adminitratif Multi- Partner Trust Fund Office’s (MPTF-O) dans le fonctionnement du Fonds ;
  • Garanti des mécanismes de fonctionnement clairs et redevables entre le Secrétariat FONAREDD, le CAFI, et l’agent administarif en ce qui concerne la contractualisation et le décaissement des fonds aux partenaires de mise en œuvre dans le respect des requis de transparence ;
  • Informe les members du Comité de Pilotage sur tout manquement en termes d’application des règles et procédures du FONAREDD (TDRs, Manuel de Procédure, SAA, MOU) ;
  • Documente, transmets et assure le suivi de la mise en œuvre des décisions du Comité de Pilotage, dont les demandes de transfert et les approbations de financement à l’Agent Administratif ;
  • Prépare le calendrier annuel de la programmation pour consultation, validation et dissémination ;
  • Passe en revue les manuels de procédures et les cycles de programmation des agences du FONAREDD et prépare un flowchart pour chaque agence identifiant les points d’intersection avec le cycle de programmation du FONAREDD ;
  • Identifie les goulots d’étranglement du cycle de programmation et propose des solutions afin d’accélérer les étapes de ce cycle ;
  • Mettre en place un dashboard pour l’analyse de la performance des programmes et agences sur les différentes étapes du cycle de programmation ;
  • Assure le suivi des audits, spot-checks et autres mécanismes de vérification – dans les limites des règles et procédures des agences d’exécution – et communique au Comité de Pilotage les résultats, recommandations et mesures à prendre en réponse à ces rapports ;
  • Etablit les liens et analyse les leçons apprises d’autres fonds fiduciaires nationaux (sur le climat ou autres thématiques) tant en RDC qu’à l’international, pour en tirer les bonnes pratiques et les leçons apprises ;
  • Transpose ces leçons apprises au niveau du Fonds National REDD+ et s’assure de leur approbation par les structures de gouvernance quand/si nécessaire ;  
  • Etablit un groupe de travail et/ou des relations rapprochées avec les points focaux programmatiques et opérationnels des agences pour identifier les points de convergence, les duplications et processus parallèles et en réduire la lourdeur ;
  • Pour chaque agence d’exécution du Fonds et suite à l’analyse de son propre cycle de programmation, établit un calendrier-type des étapes du cycle de programmation et intègre ces éléments dans le calendrier de programmation du FONAREDD.
  • Prépare un format des accords légaux à signer entre le Ministère des Finances et les agences afin d’assurer une redevabilité des agences vis-à-vis du Gouvernement congolais ;
  • Propose les arrangements pour les financements parallèles – leur enregistrement, accords légaux, définition et reporting.
  • Identifie les modifications au manuel de procédures, en assure l’intégration et propose des amendements/ajustements/rajouts pour permettre au FONAREDD de mobiliser des financements innovants dont les approches de mise en œuvre diffèrent de ceux du CAFI ;
  • Contribue à la préparation des présentations sur l’état d’avancement du Fonds aux structures de gouvernance du FONAREDD et/ou CAFI ;
  • Suit les décisions du Conseil d’Administration de CAFI en vue de leur prise en compte dans le cycle de programmation et s’assure de leur transmission aux agences et partenaires ;
  • Prépare des rapports réguliers au Coordonnateur du SE FONAREDD sur l’évolution du cycle de programmation et des solutions proposées ;
  • Contribue à la préparation des rapports annuels et à la revue des rapports d’agences pour y intégrer les aspects de performance du cycle de programmation.

2. Renforcement des capacités de la partie nationale (40%)

  • Prépare et valide un plan de renforcement des capacités du SE FONAREDD ;
  • S’assure de l’intégration des éléments de mise en œuvre de ce plan de renforcement des capacités dans les plans de travail et budgets annuels du SE FONAREDD ;
  • Prépare les TDRs, processus d’achats et recrutements pour les biens et services requis pour la mise en œuvre de ce plan de renforcement des capacités ;
  • Identifie et met en place un pool de consultants avec l’expertise nécessaire afin d’appuyer le fonctionnement du Fonds tant au point de vue technique qu’au point de vue opérationnel ;
  • Mets en place d’un plan de coaching/mentoring du gestionnaire de portefeuille national du fonds pour le transfert de graduel des capacités des staffs nationaux ;
  • Appuie la partie nationale a l’agent administratif du FONAREDD dans la préparation des outils permettant l’accès à et l’opérationnalisation de nouvelles sources de financement – manuels de procédures, modalités de décaissement, nouvelles fenêtres – ainsi que les structures nécessaires pour leur mise en œuvre ;
  • Appuie la partie nationale et l’agent administratif du FONAREDD dans les négociations avec des bailleurs directs au FONAREDD et/ou de nouvelles agences d’exécution hors celles accréditées par CAFI.

3.  Résultats Attendus

  • Réduction du temps de programmation par la prise en compte des cycles propres aux agences et la proposition de solutions ciblées pour chaque agence selon ses politiques et procédures.
  • Révision du Manuel de Procédure et des formats (Templates) pour intégrer les leçons apprises et tenir compte des processus émergents.
  • Préparation et mise en œuvre d’un plan de renforcement des capacités fiduciaires et légales de la partie nationale.
     

Competencies

Core 

Innovation :   Ability to make new and useful ideas work    Level 5: Creates new and relevant ideas and leads others to implement them

Leadership :  Ability to persuade others to follow    Level 5: Plans and acts transparently, actively works to remove barriers

People Management : Ability to improve performance and satisfaction    Level 5: Models high professional standards and motivates excellence in other

Communication : Ability to listen, adapt, persuade and transform    Level 5: Gains trust of peers, partners, clients by presenting complex concepts in practical terms to others

Delivery : Ability to get things done while exercising good judgement    Level 5: Critically assesses value and relevance of existing policy / practice and contributes to enhanced delivery of products, services, and innovative solutions

Technical/Functional  

Results-Based Programme Development and Management : Provides information for linkages across programme cycles to help identify critical points of integration; Provides information and documentation on specific stages of projects/programme implementation; Provides background information to identify opportunities for project development and helps drafting proposals; Participates in the formulation of project proposals    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Teamwork : Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Planning& Organizing : Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning; monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.
    Level 5:Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Accountability : Takes ownership of all responsibilities and honors commitments; delivers outputs for which one has responsibility within prescribed time, cost and quality standards; operates in compliance with organizational regulations and rules; supports subordinates, provides oversight and takes responsibility for delegated assignments; takes personal responsibility for his/her own shortcomings and those of the work unit, where applicable.
    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Creativity : Actively seeks to improve programmes or services; offers new and different options to solve problems or meet client needs; promotes and persuades others to consider new ideas; takes calculated risks on new and unusual ideas; thinks “outside the box”; takes an interest in new ideas and new ways of doing things; is not bound by current thinking or traditional approaches.
    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Client Orientation : Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.
    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

Technological Awareness : Keeps abreast of available technology; understands applicability and limitation of technology to the work of the office; actively seeks to apply technology to appropriate tasks; shows willingness to learn new technology.
    Level 5: Originate: Catalyzes new ideas, methods, and applications to pave a path for innovation and continuous improvement in professional area of expertise

 

Required Skills and Experience

Education:  

  •  Diplôme universitaire de niveau Master dans une ou plusieurs des disciplines suivantes : études commerciales, économie, développement international, approches systèmes ou domaines équivalents.


Experience:  

  •  Minimum 5 ans d’expérience pertinente en matière d’assurance qualité, d’intégration de cycle de programme, de normes fiduciaires et de gestion internationales au niveau national et/ou international.
  • L’expérience dans la conception/gestion de grands projets/programmes ou fonds d’affectation spéciale est une exigence. Connaissance de l’UNDG et/ou de plus d’une organisation de développement (banques de développement, agences des Nations Unies, agences de coopération bilatérale). Expérience de travail avec une contrepartie nationale, en particulier dans les programmes transformationnels.
  • Expérience en liaison avec les donateurs.

Language Requirements:  

  •  La maîtrise du Français (oral et écrit) est exigée ;
  • La connaissance de l’anglais est souhaitée.   


Other:  

  •   Non-Smoking environment
     

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