Regional Operations Manager / Responsable des Opérations

Regional Operations Manager / Responsable des Opérations (for French please scroll down)

IDLO Sahel 1 Position: Mali

ORGANIZATIONAL CONTEXT

IDLO enables governments, empowers people and strengthens institutions to realize justice, peace, and sustainable development. We contribute to creating stable and inclusive societies where every person can live free from fear and want, in dignity and under the rule of law. 

The Sahel region faces security and development challenges that are particularly acute. Respect for the human and other rights of local communities and trust between security and defense forces and these populations is essential to restoring peace and stability in the region. Together with its partner UNODC, IDLO is launching a program to strengthen the criminal justice chain to be implemented in the border area between Burkina Faso, Mali, and Niger. IDLO's program component is aimed at strengthening traditional criminal justice systems, in order to contribute to the restoration of trust between the institutions of the penal chain and the people. This five-year program takes a very innovative and reflective approach, adapted to the context and designed to respond effectively to the needs of local justice. The core of the approach is to create coordination mechanisms for the justice sector at the local level, in the affected regions, and capacity building.

THE POSITION

The purpose of the Regional Operations Manager’s role is to lead from the Mali regional Country Office in ensuring and providing strong operational support to the overall Sahel Program Initiative. 

Under the guidance and supervision of the Regional Program Manager, and with a functional relationship with relevant support services departments (DFSS and DHROS) based in Headquarters, the incumbent will oversee the Sahel day-to-day operations and be responsible for strategic financial and human resources management, efficient procurement and logistical services, management of Information and Communication Technologies and ensure consistency with IDLO policies in all those operational areas. 

Summary of functions:

1. Finance and Procurement management
2. Human Resources, Admin and Logistics management
3. Facilities management
4. ICT management
5. People management

Key results expected: 

1.         Finance and Procurement management 

• Ensure compliance with corporate procurement policies and procedures.
• Ensure compliance with local labor and tax laws and requirements
• Ensure the timely preparation and submission of all financial reports and documentation to the HQ Finance Team including monthly bank and cash accounting worksheets, ensuring the correct allocation of costs to the program budget lines and reviewing the monthly fund transfer requests to HQ.
• Monitor program expenditures and utilization of funds; ensure compliance with IDLO Financial Procedures and Donor Rules and Regulations; be responsible for updating financial forecasts and contribute to projects and/or budget revisions as required.
• Keep track of financial progress of the projects; analyze project expenses as required, underline budget deviations and provide analysis.
• Ensure internal control procedures are followed for all cash disbursements, receipts, and transfers.

2.         Human Resources, Admin and Logistics management

• Compliance with organizational human resources policies and strategies
• Ensure optimal staffing of the Country Offices and projects.
• Ensure effective talent management, including recruitment, induction, and learning; ensure necessary human resources policies and procedures are in place and consistently applied across the Sahel region
• Ensure smooth coordination of all logistics-related services in the Sahel ensuring high-quality services are provided

3.         Facilities management

• Accountable for ensuring professional, cost-effective, quality services for office premises from all service providers including maintenance and cleaning, safety, utilities, transportation, and general consumables to provide comfortable, healthy and safe working environments for all employees and visitors.
• Establish smart working standards and office etiquette in the Sahel Region offices that support flexible working and a paperless office.
• Ensure work environments and office transport comply with Health and Safety standard

4.         ICT management 

• Ensure efficient and effective IT service delivery and usage through the management of technical support service and internet service contracts in the office and the examinations computer-based testing suites.
• Maintenance of a secure, reliable infrastructure environment for ICT and adequate planning for disasters and recoveries.

5.         People management

• Effectively lead the Sahel Region Finance, HR, and Procurement teams by providing clear direction, addressing development, and performance management through ongoing dialogue, and mentoring; fostering a teamwork approach in meeting objectives and goals; address possible conflicts in a positive and constructive manner; encourage initiative and maintain effective working relationships within a multi-cultural setting.
• Perform the line-management duties of the teams.
• Perform other similar duties as requested by the Supervisor.

IDEAL CANDIDATE PROFILE

Education

• Graduate-level degree in Finance, Business Administration, Accounting or related field is required.
• Professional accounting qualification such as ACCA, CPA is highly desired.
• Professional qualification in any of the following: Procurement; Project Management; and HR is desired

Experience

• Minimum 7-8 years of relevant professional experience with operations management, including financial, human resources and administrative functions at international level working
• Experience in a leadership role/operations management role at an international level required
• Previous experience in setting up a new office and in team supervision is desirable

Language

• Excellent spoken and written knowledge in French and English is required

Specific knowledge, skills, and behavioral competencies

• Previous experience in Enterprise Resource Planning (ERP) finance and accounting applications such as Navision;
• Project management qualifications or comparable experience; 
• Broad experience in strategic planning and capacity building;
• Proven track record of analyzing potential risks, encouraging awareness of risks, and holding others to account for their practices.
• Proven experience working in a multicultural, multiethnic environment and to maintain effective working relations with people of different national and cultural backgrounds.
• Strong negotiation and influencing skills
• Understanding of rules and regulations for a variety of donors
• Knowledge and experience in leading a diverse team in an international organization is desirable
• Excellent planning and organizing skills
• Excellent written and verbal communication skills.
• Sound knowledge of Microsoft Word, Excel and PowerPoint.
• A self-starter, able to identify improvements to working practice, make recommendations and implement changes.
• Excellent interpersonal skills and the ability to work constructively with several internal service departments.
• Proven ability to develop and foster productive working relationships across a globally based organization.
• Keen sense of ethics, integrity, credibility, and commitment to IDLO’s mandate.
• Willingness to undertake periodic travel to other office locations in high-risk areas, as required.  

TERMS AND CONDITIONS

The successful candidate will receive an Affiliate contract for an initial period of 12 months, with the possibility of extension, depending on satisfactory performance and continued funding availability.

For this internationally professional recruited position, IDLO shall offer a monthly basic salary of EUR 7,200and an additional benefits package including a lump sum relocation allowance, a monthly hardship allowance, provident fund, medical and mission insurance, and a comprehensive leave package including home leave and rest and recuperation (R&R).

The IDLO adheres to the ICSC duty station classification with regard to the setting of applicable entitlements/benefits. 

DISCLAIMER AND CLOSING DATE

IDLO is an Equal Opportunity Employer and values diversity in all areas of its operations. We welcome and encourage diverse applications.

The above statements are intended to describe the general nature and level of the work being performed by the Contractor assigned to this work. This may not be an exhaustive list of all duties and responsibilities.

The Director-General of IDLO reserves the right to amend and change responsibilities or even to cancel the recruitment to meet business and organizational needs as necessary.

Closing Date 18 December 2019 

Responsable des opérations, Sahel

IDLO Sahel. 1 Position : Mali

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

La région du Sahel est confrontée à des problèmes de sécurité et de développement particulièrement graves. Le respect des droits humains et autres des communautés locales et la confiance entre les forces de sécurité et de défense et ces populations sont essentiels au rétablissement de la paix et de la stabilité dans la région. En collaboration avec l'UNODC, son partenaire, l'IDLO lance un programme visant à renforcer la chaîne de la justice pénale à mettre en œuvre dans la zone frontalière entre le Burkina Faso, le Mali et le Niger. La composante de programme de l’IDLO vise à renforcer les systèmes de justice pénale traditionnels afin de contribuer à rétablir la confiance entre les institutions de la chaîne pénale et la population. Ce programme quinquennal adopte une approche très novatrice et réfléchie, adaptée au contexte et conçue pour répondre efficacement aux besoins de la justice locale. L’approche consiste essentiellement à créer des mécanismes de coordination pour le secteur de la justice au niveau local, dans les régions touchées, et à renforcer les capacités.

LA POSITION

Le rôle du responsable régional des opérations, Sahel est de diriger le bureau de pays régional du Mali pour assurer et fournir un appui opérationnel solide à l’ensemble de l’Initiative du programme pour le Sahel.  

Sous la direction et la supervision du responsable régional du programme et en relation fonctionnelle avec les départements des services d’appui concernés (DFSS et DHROS) basés au siège, le / la titulaire supervisera les opérations quotidiennes du Sahel et sera responsable des questions financières et humaines stratégiques, gestion des ressources, des services d’achat et de logistique efficaces, la gestion des technologies de l’information et de la communication et une cohérence avec les politiques de l’IDLO dans tous ces domaines opérationnels.

Fonctions Principales

Résumé des fonctions principales :

1. Gestion des finances et des achats
2. Gestion des ressources humaines, de l'administration et de la logistique
3. Gestion des installations
4. Gestion des TIC
5. Gestion des personnes

Résultats attendus :

1.     Gestion des finances et de l'approvisionnement ;

• Assurer la conformité aux politiques et procédures d'approvisionnement de l'Organisation.
• Assurer la conformité avec la législation et les exigences locales en matière de travail et de fiscalité
• Veiller à la préparation et à la présentation en temps opportun de tous les rapports et documents financiers à l'équipe des finances du siège de l’IDLO, y compris les feuilles de calcul mensuelles sur la comptabilité bancaire et la comptabilité de caisse ; assurer l'affectation correcte des coûts aux lignes budgétaires du programme et examiner les demandes mensuelles de transferts de fonds au siège.
• Surveiller les dépenses du programme et l'utilisation des fonds ; s'assurer du respect des Procédures financières de l'IDLO et des règles et règlementations des donateurs ; être responsable de la mise à jour des prévisions financières et contribuer aux projets et/ou aux révisions budgétaires si nécessaire.
• Suivre l'évolution financière des projets, analyser les dépenses des projets au besoin, souligner les écarts budgétaires et fournir une analyse.
• S'assurer que les procédures de contrôle interne sont suivies pour tous les déboursements, encaissements et transferts de fonds. 

2.     Gestion des ressources humaines, de l'administration et de la logistique ;

• Assurer la conformité aux politiques et aux stratégies en matière de ressources humaines de l'Organisation
• Assurer une dotation optimale en personnel des bureaux de pays et des projets
• Assurer une gestion efficace des compétences, y compris dans les domaines du recrutement, de l'intégration et de la formation ; veiller à ce que les politiques et procédures nécessaires en matière de ressources humaines soient en place et appliquées de manière cohérente dans toute la région du Sahel.
• Assurer une coordination harmonieuse de tous les services liés à la logistique au Sahel en veillant à ce que des services de haute qualité soient fournis. 

3.     Gestion des installations ;

• Responsable d'assurer des services professionnels, rentables et de qualité pour les bureaux de la part de tous les fournisseurs de services, y compris l'entretien et le nettoyage, la sécurité, les services publics, le transport et les biens de consommation généraux afin de créer un environnement de travail confortable, sain et sécuritaire pour tous les employés et visiteurs.
• Établir des normes de travail intelligentes et un protocole dans les bureaux de la région du Sahel qui favorisent un travail flexible et un bureau sans papier. 
•  Veiller à ce que les environnements de travail et le transport au bureau soient conformes aux normes en matière de santé et de sécurité. 

4.     Gestion des technologies de l'information et des communications ;

• Assurer la prestation et l'utilisation efficaces et efficientes des services des technologies de l'information à travers la gestion de contrats de services de soutien technique et de services Internet au bureau et à travers des tests informatisés.
• Maintien d'un environnement infrastructurel sûr et fiable pour les TIC et d'une planification adéquate en cas de catastrophe et de relèvement. 

5.     Gestion des personnes ;

• Diriger et gérer les équipes des Finances, des Ressources humaines et de l’approvisionnement de la région du Sahel.
• Identifier, discuter et convenir d'objectifs de performance clairs avec les subordonnés directs et en assurer le suivi conformément au cycle de gestion des performances de l'IDLO. Identifier et résoudre de manière proactive toute sous-performance
• Mettre en œuvre un système d'encadrement de l'équipe
• S'acquitter de toute autre tâche connexe à la demande du superviseur.

PROFIL CANDIDAT IDÉAL

Éducation

• Un diplôme d'études supérieures en finances, en administration des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe est exigé.  
• Une qualification professionnelle en comptabilité telle que ACCA, CPA est hautement souhaitable.
• Une qualification professionnelle dans l'un des domaines suivants est souhaitable : Approvisionnement, gestion de projet et Ressources humaines

Expérience

• Un minimum de 7 à 8 ans d'expérience professionnelle pertinente dans la gestion des opérations, y compris les fonctions financières, administratives et de ressources humaines au niveau international.
• Expérience en leadership / gestion des opérations au niveau international.
• Une expérience préalable dans la création d'un nouveau bureau et dans la supervision d'équipe est souhaitable.

Langues demandées

• La maîtrise du français et de l’anglais est requise. 

Connaissances, compétences et compétences comportementales spécifiques

• Une expérience antérieure avec des applications financières et comptables de gestion intégrée (ERP) comme Navision ;
• Des qualifications en gestion de projet ou une expérience similaire.
• Une vaste expérience en matière de planification stratégique et du renforcement des capacités
• De solides antécédents en matière d'analyse des risques potentiels, de sensibilisation aux risques et de responsabilisation des autres à l'égard de leurs pratiques
• Une expérience avérée de travail dans un environnement multiculturel et multiethnique et de maintien de relations de travail efficaces avec des personnes d'origines nationales et culturelles différentes
• De fortes capacités en matière de négociation et d'influence
• Une compréhension des règles et règlements pour une variété de donateurs
• Des connaissances et de l'expérience en ce qui concerne la direction d'une équipe diversifiée au sein d'une organisation internationale sont souhaitables
• D’excellentes compétences en matière de planification et d'organisation
• D'excellentes aptitudes rédactionnelles et verbales
• Une bonne connaissance de Microsoft Word, Excel et PowerPoint
• Un esprit d’initiative, une capacité à identifier les améliorations à apporter aux pratiques de travail, à formuler des recommandations et à mettre en œuvre des changements
• D’excellentes aptitudes en relations interpersonnelles et une capacité à travailler de façon constructive avec plusieurs services internes
• Une capacité avérée à établir et renforcer les relations de travail dans une organisation mondiale
• Un sens aigu de l’éthique et de l’intégrité et un engagement envers la mission de l’IDLO
• La volonté de se rendre périodiquement dans d'autres bureaux situés dans des zones à haut risque

TERMES ET CONDITIONS

Le candidat retenu recevra un contrat temporaire pour une période initiale de 12 mois, avec possibilité de prolongation, en fonction des performances satisfaisantes et de la disponibilité continue du financement.

Pour ce poste de professionnel recruté sur le plan international, l’IDLO propose un salaire de base mensuel de 7,200 EUR et un bloc d’avantages supplémentaire comprenant une indemnité forfaitaire de déménagement, une indemnité mensuelle de difficulté, un fonds de prévoyance, une assurance maladie et mission et un ensemble de congés incluant le congé dans les foyers et repos et récupération (R & R).

L'IDLO adhère à la classification du lieu d'affectation de la ICSC en ce qui concerne la fixation des droits / avantages applicables.

Déni de responsabilité et date de clôture

L'IDLO est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous ses domaines d'activité. Nous accueillons et encourageons diverses applications.

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau des travaux exécutés par l'entrepreneur chargé de ces travaux. Cela peut ne pas être une liste exhaustive de tous les devoirs et responsabilités.

Date de clôture 18 Decembre