Regional Procurement Specialist / Spécialiste de l’Approvisionnement

Regional Procurement Specialist / Spécialiste de l’approvisionnement (For French please scroll down)

IDLO Sahel - 1 Position (Local) 

ORGANIZATIONAL CONTEXT

IDLO enables governments, empowers people and strengthens institutions to realize justice, peace, and sustainable development. We contribute to creating stable and inclusive societies where every person can live free from fear and want, in dignity and under the rule of law. 

The Sahel region faces security and development challenges that are particularly acute. Respect for the human and other rights of local communities and trust between security and defense forces and these populations is essential to restoring peace and stability in the region. Together with its partner UNODC, IDLO is launching a program to strengthen the criminal justice chain to be implemented in the border area between Burkina Faso, Mali, and Niger. IDLO's program component is aimed at strengthening traditional criminal justice systems, in order to contribute to the restoration of trust between the institutions of the penal chain and the people. This five-year program takes a very innovative and reflective approach, adapted to the context and designed to respond effectively to the needs of local justice. The core of the approach is to create coordination mechanisms for the justice sector at the local level, in the affected regions, and capacity building.

THE POSITION

The Finance and Support Services Department (FSSD) provides effective delivery of IDLO’s finance, reporting, procurement, and information & communication technology to help deliver IDLO’s activities, thereby contributing to IDLO’s ability to strategically fulfill its mission. This also encompasses the optimization of IDLO’s internal policies, processes, and extends to its organizational planning, target-setting, and performance measurement.

The Regional Procurement Specialist reports to the Regional Operations Manager with a dotted functional line to the Global Procurement Lead in IDLO Headquarters. S/he will closely work with the program teams to identify the procurement needs of the Sahel region and implement the necessary procurement steps in line with IDLO procurement policies and procedures. The Regional Procurement Specialist will also support the region to enhance the capacity of the procurement team and the program teams to improve the overall procurement management, from the identification of needs to delivery of goods or services.

Summary of functions:

1. Procurement Strategy Implementation
2. Focal point for procurement matters
3. Supplier and Contract Management
4. Risk Management

Key results expected: 

1.         Procurement Strategy Implementation

• Oversee the implementation of IDLO’s procurement policy in the region and provide strategic and technical guidance to stakeholders during all phases of the procurement cycle including planning, the definition of the procurement strategy, vendor performance and contract management
• Understand the needs of the region and ensure procurement activities address these needs
• Maintain an end to end tracking tool for all essential procurement requests and status
• Keep colleagues accountable ensuring that requirements/specifications comply with IDLO procurement standards
• Provide innovative solutions to ad hoc business needs while ensuring compliance and integrity

2.        Central point of contact by all stakeholders for guidance, support, and training on all procurement matters.

• Provide advice, information, and guidance to colleagues on all procurement matters including contracting suppliers of goods and services, procurement tools and techniques
• Ensure compliance through continuous monitoring and stakeholder engagement.
• Provide the Regional Manager Sahel, Regional Operations Manager, Regional Finance Manager, and other stakeholders with inputs and suggestions to assist them in developing policy and procedures for vendor registration, reviewing the existing vendor evaluation criteria for registration and proposing alternative methods, if appropriate.
• Provide guidance in the Sahel Country Offices on industry standards, including down payments, cancellations, framework agreements, comparative perspective with other large intergovernmental organizations (UN, World Bank, etc.).
• Upon request of the country offices, organize procurement processes in compliance with IDLO procurement policies.  

3.         Supplier and Contract Management

• Develop and maintain a roster of suppliers and develop a system to record the suppliers’ evaluation after the delivery of the service.
• Perform quarterly supplier surveys and communicate findings including periodic reviews of SLAs to ensure service levels are updated in line with evolving business requirements.
• Carry our negotiations on behalf of IDLO and ensure transparent, fair and logical evaluation of bids to ensure value for money
• Manage procurement contracts for country offices by maintaining a centralized filling system
• Maintain an electronic database/lists of all vendor and supplier information

4.         Risk Management

• Identifies, assesses, and manages procurement risks throughout the procurement lifecycle.
• Engages with stakeholders to manage potential risks
• Manage audit recommendations and ensure incorporation of agreed actions relating to procurement tasks to ensure the non-occurrence of previous audit queries for subsequent audits. Ensure findings are communicated to the Regional Manager and Regional Operations Manager

IDEAL CANDIDATE PROFILE

Education

• University Degree in Business or Public Administration.  Specialized training in procurement is an asset.
• Professional qualification in procurement

Experience

• At least 5 - 7 years of procurement, contract management, and contract administration experience in big public or international organizations.
• Proven experience in process management and capacity building on procurement.

Language

• Excellent spoken and written knowledge in French and English is required

 

Specific knowledge, skills, and behavioral competencies

• Sound understanding of procurement principles and practices
• Good contract law knowledge and expertise in managing complex contract issues
• Demonstratable negotiation and contract management skills
• Excellent analytical skills and ability to conduct independent research, identifying issues, formulating options and making conclusions and recommendations.
• Excellent written and verbal communication skills with all levels of seniority, both internally and externally;
• Ability to engage with stakeholders through collaborations, leading and influencing business decisions.
• Demonstrable people management skills including managing performance from direct reports
• Demonstrated ability to work proactively and independently, as well as in a team environment;
• Proven ability to analyze potential risks, promote risk awareness, and hold others to account for their practices.
• Sharing knowledge across the organization and building a culture of knowledge sharing and learning;
• Strong interpersonal skills and able to deal with people in a multi-cultural environment;
• Willingness to undertake periodic travel to other office locations in high-risk areas.
• Demonstrated ability to promote ethics and integrity

 

TERMS AND CONDITIONS

 

The successful candidate shall receive a local Affiliate professional contract of 12 months, with the possibility of extension subject to performance and availability of funding. For this locally recruited position, IDLO shall offer a monthly basic salary of EUR 1,800 and a benefits package including provident fund contribution, medical and, leave entitlements in accordance with IDLO Employee Regulations and Rules.  

This local position is open to candidates who are nationals of the duty station, or with permanent resident status or other legal authorization permitting to work in the duty station. An employee subject to local recruitment shall not be eligible for the allowances or benefits exclusively applicable to international employees. 

The IDLO adheres to the ICSC duty station classification with regard to the setting of applicable entitlements/benefits.

DISCLAIMER AND CLOSING DATE

IDLO is an Equal Opportunity Employer and values diversity in all areas of its operations. We welcome and encourage diverse applications.

The above statements are intended to describe the general nature and level of the work being performed by the Contractor assigned to this work. This may not be an exhaustive list of all duties and responsibilities.

The Director-General of IDLO reserves the right to amend and change responsibilities or even to cancel the recruitment to meet business and organizational needs as necessary.

 

Closing Date 18 December 2019

 

Spécialiste de l’approvisionnement, Sahel

IDLO Initiative Sahel

1 Position: Mali – Poste Local

  

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

La région du Sahel est confrontée à des problèmes de sécurité et de développement particulièrement graves. Le respect des droits humains et autres des communautés locales et la confiance entre les forces de sécurité et de défense et ces populations sont essentiels au rétablissement de la paix et de la stabilité dans la région. En collaboration avec l'UNODC, son partenaire, l'IDLO lance un programme visant à renforcer la chaîne de la justice pénale à mettre en œuvre dans la zone frontalière entre le Burkina Faso, le Mali et le Niger. La composante de programme de l’IDLO vise à renforcer les systèmes de justice pénale traditionnels afin de contribuer à rétablir la confiance entre les institutions de la chaîne pénale et la population. Ce programme quinquennal adopte une approche très novatrice et réfléchie, adaptée au contexte et conçue pour répondre efficacement aux besoins de la justice locale. L’approche consiste essentiellement à créer des mécanismes de coordination pour le secteur de la justice au niveau local, dans les régions touchées, et à renforcer les capacités. 

LA POSITION 

Le Département des finances et des services d’appui (FSSD) assure la fourniture efficace des technologies de la finance, des rapports, des achats et des technologies de l’information et de la communication de l’IDLO, ce qui contribue à renforcer sa capacité à remplir sa mission de manière stratégique. Cela comprend également l’optimisation des politiques et des processus internes de l’IDLO, ainsi que la planification, la définition des objectifs et la mesure des performances de l’organisation.

Le spécialiste de l’approvisionnement, Sahel est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable des opérations, Sahel et dépend fonctionnellement du responsable international en matière d'approvisionnement au siège de l'IDLO. 

Le spécialiste régional des achats travaillera en étroite collaboration avec les équipes de programme afin d'identifier les besoins en achats de la région du Sahel et de mettre en œuvre les étapes d'achat nécessaires conformément aux politiques et procédures d'achat de l'IDLO. Il / elle aidera également la région à renforcer la capacité de l’équipe des achats et des équipes de programme d’améliorer la gestion globale des achats, de l’identification des besoins à la livraison des biens ou des services.

Fonctions Principales

Résumé des fonctions clés :

1. Mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement
2. Point focal pour les achats
3. Gestion des fournisseurs et des contrats
4. Gestion des risques

Résultats attendus 

1.     Mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement ; 

• Superviser la mise en œuvre de la politique en matière d'approvisionnement de l'IDLO dans la région et fournir des conseils stratégiques et techniques aux parties prenantes pendant toutes les phases du cycle d'achat, y compris la planification, la définition de la stratégie d'achat, la gestion de la performance et des contrats des fournisseurs
• Comprendre les besoins de la région et veiller à ce que les activités d'approvisionnement répondent à ces besoins
• Maintenir un outil de suivi de bout en bout de toutes les demandes d'approvisionnement essentielles et de leur statut Responsabiliser les collègues en veillant à ce que les exigences/spécifications soient conformes aux normes d'approvisionnement de l'IDLO
• Fournir des solutions innovantes pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise tout en garantissant la conformité et l'intégrité 

2.     Être le point de contact central de toutes les parties prenantes pour l'orientation, le soutien et la formation sur toutes les questions inhérentes à l'approvisionnement ; 

• Fournir des conseils, de l'information et des directives aux collègues sur toutes les questions inhérentes à l'approvisionnement, y compris la passation de marchés avec les fournisseurs de biens et de services, les outils et les techniques d'approvisionnement
• Assurer la conformité grâce à une surveillance continue et à l’implication des parties prenantes  
• Fournir au directeur régional du Sahel, au directeur régional des opérations, au directeur régional des finances et à d'autres intervenants des commentaires et des suggestions pour les aider à élaborer des politiques et des procédures d'enregistrement des fournisseurs, à examiner les critères d'évaluation des fournisseurs existants et à proposer d'autres méthodes, le cas échéant
• Fournir des conseils aux bureaux de pays du Sahel sur les normes de l'industrie, y compris les acomptes, les annulations, les accords-cadres, les perspectives comparatives avec d'autres grandes organisations intergouvernementales (ONU, Banque mondiale, etc.)
• A la demande des bureaux de pays, organiser les processus d'achat conformément aux politiques en matière d'approvisionnement de l'IDLO   

3.     Gestion des fournisseurs et des contrats ;

• Élaborer et tenir à jour une liste de fournisseurs et mettre au point un système pour consigner leur évaluation après la prestation du service
• Effectuer des enquêtes trimestrielles concernant les fournisseurs et communiquer les résultats, y compris des examens périodiques des accords de service, pour s'assurer que les niveaux de service sont mis à jour en fonction de l'évolution des exigences opérationnelles
• Poursuivre des négociations au nom de l'IDLO et assurer une évaluation transparente, juste et logique des soumissions afin d'assurer l'optimisation des ressources
• Gérer les contrats d'approvisionnement pour les bureaux de pays en maintenant un système de classement centralisé
• Tenir à jour une base de données ou des listes électroniques contenant tous les renseignements sur les fournisseurs et les vendeurs.

4.     Gestion des risques ;

• Déterminer, évaluer et gérer les risques liés à l'approvisionnement tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement
• S'engager avec les intervenants à gérer les risques potentiels
• Gérer les recommandations d'audit et veiller à ce que les mesures convenues concernant l'approvisionnement soient prises en compte afin d'éviter que les demandes d'audit précédentes ne se reproduisent lors d'audits ultérieurs.  S'assurer que les constatations sont communiquées au directeur régional et au directeur régional des opérations.

PROFIL CANDIDAT IDÉAL

Éducation

• Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique.  Une formation spécialisée en matière d'approvisionnement sera considérée comme un atout
• Qualification professionnelle dans le domaine de l'approvisionnement

Expérience

• Au moins 5 à 7 ans d'expérience en approvisionnement, gestion et administration de marchés dans de grandes organisations publiques ou internationales
• Expérience avérée dans la gestion des processus et le renforcement des capacités en matière d'approvisionnement 

Langues demandées 

•  La maîtrise du français et de l’anglais est requise.
• La maîtrise d'une langue(s) régionale(s)/locale(s) constituera un’ avantage. 

 

Connaissances, compétences et compétences comportementales spécifiques

• Une bonne compréhension des principes et des pratiques d'approvisionnement  
• De bonnes connaissances en droit des contrats et de l'expertise dans la gestion de questions contractuelles complexes  
• Des compétences démontrées en négociation et en gestion de contrats
• Des compétences analytiques et une capacité à mener des recherches de manière indépendante, à cerner les enjeux, à trouver des options et à formuler des conclusions et des recommandations
• D'excellentes compétences en communication écrite et verbale avec les différents échelons, tant au niveau interne qu'externe
• Une capacité à impliquer les parties prenantes par le biais de la collaboration, à mener et influencer les décisions opérationnelles
• Des compétences démontrées en gestion des personnes, y compris la gestion des performances des subordonnés directs.
• Une capacité avérée pour le travail de façon proactive et indépendante, ainsi qu'en équipe
• Une capacité avérée pour l'analyse des risques potentiels, la promotion de la conscience du risque et pour amener les autres à assumer la responsabilité de leurs pratiques.
• Le partage des connaissances à l'échelle de l'organisation et l'établissement d'une culture de partage des connaissances et de l’apprentissage
• De solides compétences interpersonnelles et une capacité à travailler dans un environnement multiculturel
• La volonté de se rendre périodiquement dans d'autres bureaux situés dans des zones à haut risque
• Capacité avérée pour la promotion de l'éthique et l'intégrité 

TERMES ET CONDITIONS

Le candidat retenu recevra un contrat temporaire de 12 mois, avec possibilité de prolongation sous réserve de performance et de la disponibilité des fonds.

Pour ce poste recruté sur le plan local, l’IDLO offrira un salaire de base mensuel de 1 800 EUR et un ensemble d’avantages, y compris une contribution au fonds de prévoyance, des prestations de maladie et de congé, conformément au Statut et au règlement du personnel de l’IDLO.

Ce poste local est ouvert aux candidats qui ont la nationalité du lieu d’affectation, un statut de résident permanent ou une autre autorisation légale leur permettant de travailler dans ce lieu d’affectation. Un employé faisant l’objet d’un recrutement local n’est pas éligible aux indemnités ou avantages exclusivement applicables aux employés internationaux.

L'IDLO adhère à la classification du lieu d'affectation de la ICSC en ce qui concerne la fixation des droits / avantages applicables. 

Déni de responsabilité et date de clôture 

L'IDLO est un employeur garantissant l'égalité des chances et valorise la diversité dans tous ses domaines d'activité. Nous accueillons et encourageons diverses applications.

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature générale et le niveau des travaux exécutés par l'entrepreneur chargé de ces travaux. Cela peut ne pas être une liste exhaustive de tous les devoirs et responsabilités.

Date de clôture 18 Decembre