By continuing to browse this site, you agree to our use of cookies. Read our privacy policy

Operations Manager

Antananarivo (Madagascar)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Antananarivo (Madagascar)
  • Grade: P-4, International Professional - Internationally recruited position - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Managerial positions
  • Closing Date: 2020-01-30

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.

Background


Background
Dans le but de renforcer l’efficacité et l’efficience de ses opérations et ses capacités d’exécution des programmes, qui en 2019 ont été à la hauteur de USD 25 million, le Bureau pays du PNUD à Madagascar recrute un responsable des opérations. Cette démarche se place dans un contexte où le PNUD joue au niveau global, un rôle plus important dans l’appui à l’intégration des objectifs de développement durable (ODD) au niveau des pays et en tant que colonne vertébrale opérationnelle du système des Nations Unies et d’un système de coordonnateurs résidents des Nations Unies renforce.
Sous la supervision du Représentant Résident Adjoint, et le Responsable des opérations sera chargé de coordonner les flux de travail de soutien aux opérations et à la mise en œuvre des projets, en mettant l'accent sur l'accélération et l'amélioration de la qualité des services axés sur le client à travers l’élaboration de nouvelles méthodes de travail informées par l’analyse des lacunes et des goulots d'étranglement des opérations. Sous les orientations du superviseur, il (elle) coordonne la gestion des requêtes opérationnelles en étroite collaboration avec les collègues des programmes, du Bureau de Coordinateur Résident et des autres Agences des Nations Unies dans une approche orientée vers le client. Il s'appuiera sur les systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP), les outils de suivi des performances, les centres de services mondiaux pour les services financiers et autres services opérationnels du PNUD, ainsi que sur les liens avec le centre régional du PNUD à Addis et d'autres unités du siège pour assurer un positionnement optimal des capacités opérationnelles du PNUD Madagascar.

Le titulaire du poste devra disposer d’une base élargie de connaissances opérationnelles, d’une aptitude à la gestion axée sur les résultats et de solides compétences en matière d’appui aux programmes, notamment de compétences avancées en matière de gestion de projet et de gestion des risques, ainsi que de compétences analytiques. Il devra avoir un esprit d'équipe, des compétences interpersonnelles et en communication, être orienté client et avoir la capacité d'examiner les problèmes sous différents angles et de trouver des solutions créatives. Il devra systématiquement aborder le travail avec énergie et avec une attitude positive et constructive.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision du Représentant Résident Adjoint, le (la) titulaire du poste devra assurer les fonctions clefs ci-après :

Direction stratégique des opérations

Représentation du bureau auprès des instances gouvernementales (MAE, Douane, MEF, Aéroport…), auprès des fournisseurs et auprès des partenaires
Gestion des ressources financières, coordination et supervision des équipes des Finances, RH, achats, TIC, administration et logistique
Gestion stratégique et efficiente des services d'approvisionnement et de logistique
Gestion de l'information et de la communication de l'équipe TIC
Appui conseils à l’organisation et la coordination de l’action des Services Communs
Suggestion des partenariats avec les autres Agences du SNU

En particulier, le (la) titulaire du poste aura les responsabilités suivantes :

En tant que membre de l’équipe de Management, assurer la direction stratégique des Opérations en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

Conseille l’Equipe de Management sur toutes les questions en relation avec les politiques et pratiques dans la gestion des Ressources Humaines et Financières, des locaux et infrastructures y compris des ITC, des immobilisations et de la Sécurité.
Gestion des Opérations en stricte conformité avec les règles et procédures du PNUD/NU, met en œuvre les stratégies opérationnelles telles que fixées au niveau «corporate», fixe les orientations du Management telles que contenues dans le BSC et assure le suivi des résultats.
Etablissement des relations de partenariat avec les partenaires potentiels en mettant en œuvre un système de gestion de la clientèle pour mobiliser les ressources.
Prise en charge du bon déroulement du travail au niveau du bureau et met en œuvre les Procédures Standard Opérationnelles (SOPs) en Finance, Ressources Humaines, Approvisionnement et Logistique.
Analyse constamment l’environnement de travail et procède à des ajustements constants des Opérations, conseille sur les implications légales et évalue les risques.
Œuvre au partage des connaissances au niveau de l’équipe de Management et des Opérations, organise la formation des membres des Opérations et dissémine les meilleures pratiques et fait des contributions au réseau des partages de connaissance et des pratiques.

Assurer la gestion effective des ressources financières et la supervision de l’équipe des Finances tout en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

Planification effective, suivi des dépenses et audit des ressources financières en plus des revenus Extrabudgétaires en conformité avec les règles et procédures du PNUD.
Prise en charge du rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Vouchers et des transactions de trésorerie, rapprochement bancaire. Approbation des décaissements en suspens comme “Troisième autorité” (chèques, transferts, EFT).
Organisation du mécanisme de recouvrement des coûts pour les services rendus aux projets et aux Agences des NU incluant la préparation de factures pro forma pour les Agences des Nations Unies.
Organisation et supervision des décaissements du bureau, incluant la gestion de la trésorerie, le suivi des recommandations des niveaux de décaissements autorisés, la gestion des relations avec la Banque, les comptes rendus réguliers et le rapprochement de toutes les transactions, la sécurité des actifs financiers au bureau.
Contrôle des rapports financiers d’exception relatifs aux activités inhabituelles, investigation des anomalies ou des transactions inhabituelles. Informe les superviseurs et les autres membres du Siège des résultats des investigations au cas où des réponses satisfaisantes n’auraient pas été obtenues.
Membre des signataires sur les comptes bancaires
Autorise l’annulation des transactions ou des paiements sur Internet banking

Superviser l’équipe des ressources humaines tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants:

Conformité du bureau aux stratégies et procédures standard du PNUD en matière de gestion des Ressources Humaines.
Supervision du  processus de recrutement en conformité avec les procédures du PNUD, utilise de façon appropriée différentes modalités contractuelles, gestion des contrats, et assure les fonctions de HR Manager dans ATLAS.
Etablissement des normes de travail et de performance, met en place des systèmes de développement et de renforcement des capacités des membres du personnel. Mise en œuvre de la stratégie d’accès universel sur l’apprentissage en assurant l’accès des membres du personnel aux formations appropriées.

Assurer la gestion stratégique et efficiente des services d'approvisionnement et de logistique et superviser l'équipe procurement tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

Supervision technique de l’équipe des achats en se focalisant sur la production des outils de planification stratégiques et de fourniture des biens et services de qualité conformément aux règles et procédures en la matière
Elaboration de la stratégie d’achat optimisant les potentialités du marché, réduisant les coûts de transaction et coordonnée avec les agences du SNU pour les besoins similaires est disponible
Plan d’achat annuel disponible et mis à jour de manière dynamique en utilisant les outils corporate
Système de veille sur la qualité des processus de passation des marchés
Mécanisme de tracking des goulots d’étranglement et de résolution des problèmes
Partage des connaissances et coaching de l’unité en vue d’un transfert de compétences sur les principes et les pratiques du procurement conformément aux règles et procédures standard du PNUD.
Conformité des approvisionnements du bureau aux stratégies et procédures standard du PNUD
Participation à l’élaboration du plan d’approvisionnement du bureau, la gestion de la qualité et des relations avec les clients.
Elaboration des stratégies de contrat du bureau intégrant les processus d’appel d’offres et d’évaluation, gestion des contrats et des contractants, prise en compte des incidences juridiques.
Supervision de la logistique en conformité avec les règles et procédures du PNUD, assure le rôle de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des Bons de Commande.
Assure la bonne gestion des Immobilisations, des équipements et des services Logistiques.
Assurer la bonne tenue des systèmes de gestion des approvisionnements en ligne de la planification à la disposition et au payement.

Assurer la gestion efficiente des services IT tout en se focalisant sur l’atteinte des résultants suivants :

Supervision technique de l’équipe IT et assurance de la bonne qualité de services de communication et adaptés aux besoins de performance du bureau.
Vulgarisation d’Atlas pour l’amélioration des performances du Projet et la satisfaction des intérêts de la clientèle.
Identification des opportunités et des moyens de convertir les processus métier en systèmes basés sur le Web pour résoudre les problèmes d'efficacité et de responsabilité intégrale.
Mise en place d’un environnement IT sécurisé et fiable et planification adéquate des catastrophes et d’une stratégie de récupération (back-up)
Identification et promotion de différents systèmes et applications pour une gestion optimale du contenu, le partage des connaissances, la fourniture d'informations et l'apprentissage, y compris le registre électronique, le système de gestion de bureau en ligne, etc.
Gestion optimalisée des équipements informatiques dans un environnement sécurisé ;
Système de veille technologique en place et opérationnel pour garantir l’efficacité du Projet par des mises à jour régulières des connaissances du personnel.

Assurer l’organisation et la gestion des Services Communs, conseiller la Représentante Résidente Adjointe sur les partenariats avec les autres Agences du SNU en se focalisant sur l’atteinte des résultats suivants :

Mise en œuvre des Services Communs, maintien la coordination pour assurer les activités intégrées des services communs et la mise en œuvre des reformes des Nations Unies.
Elaboration de l’approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs en conformité avec les derniers développements sur les services communs et les meilleures pratiques.
Assure la bonne planification et le suivi des budgets des services communs et des contributions des Agences pour le compte des services communs.

Les résultats auront un impact sur l’efficacité et la performance générale du bureau. L’atteinte des objectifs assurera une efficiente coordination du flux de travail au sein des Opérations, la mise en œuvre des projets, la qualité des services axés sur les différents clients et l’image du PNUD dans le pays.

 

Competencies

Compétences de base :

Innovation
Capacité de développer et de mettre en œuvre des idées nouvelles et utiles
Niveau 5 : Créer des idées nouvelles et pertinentes et conduit les autres à les mettre en œuvre

Leadership
Capacité de persuader les autres de suivre
Niveau 5 : Planifier et agir de manière transparente, s'efforcer activement de supprimer les obstacles

Gestion des personnes
Capacité à améliorer les performances et la satisfaction
Niveau 5 : Donner l’exemple a travers l’application des normes professionnelles élevées et motiver l'excellence chez les autres

Communication
Capacité d'écoute, d'adaptation, de persuasion et de transformation
Niveau 5 : Gagner la confiance de ses pairs, partenaires et clients en présentant des concepts complexes de manière pratique aux autres.

Delivery
Capacité à faire les choses en faisant preuve de jugement
Niveau 5 : évaluer de manière critique la valeur et la pertinence des politiques / pratiques existantes et contribuer à améliorer la fourniture de produits, de services et de solutions innovantes

Compétences techniques/fonctionnelles:

Établissement de priorités
Capacité à analyser et à synthétiser divers ensembles d’informations pour définir des priorités stratégiques et des recommandations de positionnement
Niveau 5 : Catalyser de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue du domaine d'expertise professionnel.

Planification financière et budgétisation  
Capacité à créer et à gérer des processus permettant d'atteindre les objectifs financiers à long et à court terme du PNUD
Niveau 5 : Catalyser de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue du domaine d'expertise professionnel

Gestion des risques
Capacité à identifier et hiérarchiser les risques et à organiser des actions pour les atténuer
Niveau 5 : Catalyser de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue du domaine d'expertise professionnel

Coordination de la prestation de services
Aptitude à coordonner et à fournir des services conformément aux accords sur les niveaux de service et aux normes d'excellence du PNUD
Niveau 5 : Catalyser de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue du domaine d'expertise professionnel

Rapportage interne et redevabilité Capacité à créer des processus et des normes de reddition de comptes et de reddition de comptes internes
Niveau 5 : Catalyser de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue des domaines de compétence professionnels

Allocation de ressources
Capacité à répartir les ressources de manière stratégique ou tactique
Niveau 5 : Catalyser de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue des domaines de compétence professionnels

Gestion des ressources humaines Connaissance des problèmes et des principes de gestion des ressources humaines et capacité de les appliquer à des situations stratégiques et / ou pratiques
Niveau 5 : Catalyse de nouvelles idées, méthodes et applications pour ouvrir la voie à l'innovation et à l'amélioration continue des domaines de compétence professionnels

Required Skills and Experience

Education

Diplôme de maîtrise en administration des affaires (MBA), en administration publique ou dans tout autre domaine similaire ;
Certification en Procurement (Minimum Niveau 3)
Certifications professionnelles dans les domaines des finances et des ressources humaines constituent des avantages supplémentaires.


Expérience

Avoir au moins sept années d'expérience pertinente des fonctions opérationnelles, de préférence dans un bureau pays, et/ou régional et/ou le siège du PNUD ;
Aptitude confirmée à gérer des personnes et à travailler avec diverses équipes dans des pays en développement.
Expérience managériale dans le financement de programmes ; ressources humaines ; achats et opérations ;
Capacité prouvée à délivrer sous pression et dans des délais courts ;
Une excellente connaissance des plateformes ERP (telles que PeopleSoft) est souhaitable.
Une connaissance avérée des politiques et procédures de gestion des programmes et projets du PNUD est souhaitable ;
Fortes compétences interpersonnelles et en communication.

Connaissances linguistiques
Excellente maîtrise du français écrit et parlé et capacités à travailler en anglais

 

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Workforce diversity

UNDP is committed to achieving diversity within its workforce, and encourages all qualified applicants, irrespective of gender, nationality, disabilities, sexual orientation, culture, religious and ethnic backgrounds to apply. All applications will be treated in the strictest confidence.

Scam warning

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

 

We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
Apply

What does it mean?

Click "SAVE JOB" to save this job description for later.

Sign up for free to be able to save this job for later.