II. Background and Organizational Context

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) travaille en Haïti depuis le 28 juin 1973. Le PNUD fait partie du système des Nations Unies avec 17 autres agences également présentes dans le pays. Sa présence est définie par un accord de base avec le gouvernement d'Haïti, qui définit les conditions de base dans lesquelles le programme appuiera le gouvernement dans la mise en œuvre de ses projets de développement.
Le PNUD soutient le gouvernement d'Haïti dans son approche à long terme du développement durable en soutenant le renforcement des capacités des institutions nationales, du secteur privé local et des communautés en Haïti pour mieux préparer l'avenir du pays et construire une nation forte et résiliente.
Les interventions du PNUD sont basées sur un Plan stratégique. Le Plan stratégique est fondé sur l'engagement continu du PNUD à éradiquer la pauvreté, à soutenir les pays dans leur cheminement vers les ODD et à œuvrer en faveur de l'Accord de Paris. Il envisage des objectifs audacieux, faisant une différence dans des millions de vies, notamment en s'attaquant à la pauvreté multidimensionnelle, à l'accès à l'énergie, à la participation aux élections et au financement du développement. Il explique comment le PNUD développera nos six solutions phares - alimentées par la numérisation, l'innovation et le financement du développement - pour un impact plus important.

III. Position Purpose
Sous la direction et la supervision générales du DRR, du Responsable des opérations ou de l'Associé administratif, l'Associé administratif chargé de la gestion des actifs soutient la gestion et le contrôle globaux des actifs consomptibles et non consomptibles du PNUD, gère la cession des actifs et le renouvellement ultérieur des données d'inventaire ; et administre et exécute les processus et les transactions, garantissant ainsi la qualité et l'exactitude du travail. L'Associé administratif peut superviser le personnel de soutien administratif. Il promeut une approche axée sur le client, la qualité et les résultats.

L'Associé administratif travaille en étroite collaboration avec les équipes des opérations, des programmes et des projets du bureau de pays, ainsi qu'avec le personnel d'autres agences des Nations Unies, afin d'échanger des informations et d'assurer une prestation de services cohérente.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s'adapter à l'évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d'atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est amené à travailler au sein d'équipes multidisciplinaires inter-unités, fonctions, équipes et projets afin de renforcer et de favoriser la collaboration horizontale.

IV. Key Duties and Accountabilities

1.)   Assurer la mise en œuvre de stratégies opérationnelles conformes aux règles et réglementations en vigueur et en mettant l'accent sur la cohérence et la qualité.

Example of Duties:    •    Assurer la pleine conformité de la gestion administrative et de l'inventaire en veillant à ce que la gestion appropriée des actifs soit effectuée conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD, et que les procédures d'inventaire soient respectées dans toutes les unités du bureau de pays. 
•    Fournir des contributions à la cartographie des processus administratifs du CO et à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard (SOP) internes.
2.)  Soutenir la gestion des actifs.

Example of Duties:    •    Assister le responsable de l'exploitation dans la mise en place des procédures de gestion des actifs au bureau de pays ; préparer, certifier et soumettre les rapports d'inventaire dans les délais.
•    Recevoir, inspecter et vérifier l'ensemble des équipements, meubles et fournitures entrants ; étiqueter tous les meubles et équipements dès réception du fournisseur. Mettre à jour les inventaires des biens durables et saisir dans la plateforme de ressources d'entreprise (PRE) du PNUD toutes les informations nécessaires à la gestion des actifs. Planifier les livraisons aux utilisateurs et suivre les mouvements du mobilier.
•    Capitaliser les éléments appropriés conformément aux politiques du PNUD régissant les catégories d'actifs, la durée de vie utile estimée et les éléments de coût ; et aux profils « Actifs immobilisés (CAP) » et « Actifs non immobilisés (NONCAP) » du budget d'appui biennal (BSB). Utiliser le PRE, conformément aux profils CAP et NONCAP, pour capitaliser les actifs de gestion dans le bilan du PNUD afin de déclencher l'amortissement ; et pour comptabiliser les éléments en charges, conformément aux politiques et procédures du PNUD et aux normes IPSAS.
•    Apporter un soutien à la gestion de la cession des actifs physiques. Examiner les actifs et recommander leur cession. Préparer la documentation à soumettre au CAP ; assurer le suivi des demandes et assurer la liaison avec l'unité demandeuse ; tenir des registres des cessions et saisir dans l'ERP tous les détails nécessaires à leur enregistrement. Superviser la cession des articles et l'exactitude des données d'inventaire.
•    Participer à la reconstitution de l'exercice annuel de vérification de l'inventaire physique afin de garantir l'exactitude des registres et la localisation des biens. S'assurer que les responsables approuvent le décompte physique et l'exactitude de la base de données du système d'inventaire.
•    Identifier les points faibles du système d'inventaire afin de garantir la fiabilité des informations extraites du système (par exemple, la saisie et la conversion des données saisies dans le système, la maintenance du système et les mesures correctives prises).
•    S’assurer du bon fonctionnement et de la maintenance du parc mobilier et automobile du bureau
3.)  Fournir un soutien au contrôle administratif et financier efficace dans le bureau de pays.

Example of Duties:    •    Participer à la préparation du budget de l'unité et y contribuer.
•    Tenir à jour les registres de contrôle administratif, notamment les engagements et les dépenses.
•    Examiner, vérifier et rapprocher diverses données et rapports afin de garantir leur exactitude et leur conformité aux règles et réglementations administratives.
•    S’assurer du paiement dans le délai de toutes les factures liées aux différents contrats connexes ainsi que le fonctionnement des bureaux (Nettoyage, Sécurité, Électricité, Eau  ect…)
•    Consolider et préparer les états récapitulatifs à inclure dans les états financiers.
4)  Soutenir le développement et le partage des connaissances au sein du bureau de pays
Example of Duties:    •    Former le personnel de bureau/projet et les points focaux de gestion des actifs chargés de la réalisation des inventaires physiques.
•    Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
5) Soutenir le processus de gestion des contrats de location / baux en coordination avec l’unité des achats
Example of Duties:    •    Initier le processus des contrats de location / Baux (bureau principal et bureaux des projets) ;
•    Anticiper le processus de renouvellement des contrats de location / baux (bureau principal et les bureaux des projets) ;
•    S’assurer du renouvellement dans le délai des contrats Connexes : contrat d’entretien, de sécurité ect…

Le titulaire s'acquitte d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision et de gestion : Peut superviser le personnel de soutien administratif.

V. Requirements:

Education
•    Un diplôme d'études secondaires est requis.
•    Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera pris en considération, mais n'est pas obligatoire.
•    Des certifications en administration et en approvisionnement sont souhaitables.
•    Des experts-comptables partiellement qualifiés, issus d'un institut de comptabilité reconnu internationalement, constituent un atout majeur.
 

Experience, Knowledge, and Skills

•    Minimum de 6 ans (diplôme d'études secondaires) ou 3 ans (licence) d'expérience pertinente en administration ou en services de soutien aux programmes.
•    Expérience de l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), de bases de données et de systèmes de gestion en ligne tels que les logiciels de gestion intégrés (ERP).
•    La connaissance des normes IPSAS et/ou IFRS est requise.
 

Language

•    La maîtrise du créole Haïtien et français est requise.
•    La maîtrise de l’anglais est un atout.
 

Expected Demonstration of Competencies

Core: Full list of UNDP Core Competencies can be found here  
Obtenir des résultats    LEVEL 2:  Augmentez l'échelle des solutions et simplifiez les processus, équilibrez la rapidité et la précision dans l'exécution du travail
Penser de manière innovante    LEVEL 2:  Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, démontrer une pensée systémique/intégrée
Apprendre en continu
    LEVEL 2:  Sortez de votre zone de confort, apprenez des autres et soutenez leur apprentissage
S'adapter avec agilité    LEVEL 2: Adapter les processus/approches aux nouvelles situations, impliquer les autres dans le processus de changement
Agir avec détermination    LEVEL 2: Capable de persévérer et de gérer plusieurs sources de pression simultanément
S'engager et collaborer    LEVEL 2:  Est un facilitateur/intégrateur, rassemble les gens, construit/maintient des coalitions/partenariats
Favoriser la diversité et l'inclusion    LEVEL 2:  Faciliter les conversations pour combler les différences, prendre en compte les différences dans la prise de décision
People Management (Insert below standard sentence if the position has direct reports.)

UNDP People Management Competencies can be found in the dedicated site.

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 
Thematic Area    Name    Definition
Gestion d'entreprise    Satisfaction client/Gestion de la clientèle    •    Capacité à réagir rapidement et de manière appropriée, avec un sens de l'urgence, à proposer des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions rapides et de qualité pour répondre aux besoins réels des clients.
•    Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service client.
•    Rechercher des solutions pour apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients.
•    Capacité à anticiper les besoins et préoccupations futurs des clients.
Gestion d'entreprise    Gestion des opérations    •    Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels de l'organisation afin de convertir ses actifs en résultats optimaux et de la manière la plus efficiente.
•    Connaissance des concepts et mécanismes pertinents
Gestion d'entreprise    Communication    •    Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant à l'écrit qu'à l'oral ; capacité à adapter les messages et à choisir les modes de communication en fonction du public.
•    Capacité à gérer la communication interne et externe, via les médias, les réseaux sociaux et autres canaux appropriés.
Administration et opérations    Gestion d'actifs    •    Connaissance des politiques et procédures relatives aux immobilisations corporelles ; capacité à préparer des états financiers sur les immobilisations corporelles ; maintenir le module de gestion des actifs dans l'ERP, effectuer un examen analytique des rapports de gestion des actifs et des informations sur les actifs afin de garantir l'exhaustivité et l'exactitude des informations sur les actifs
Administration et opérations    Gestion des stocks    •    Chaque bureau doit s'assurer que suffisamment d'articles en stock sont disponibles pour utilisation, ainsi que de signaler les articles qui dépassent le seuil de l'entreprise de 5 000 $ et plus

Finance    
Rapports et analyses financiers    •    Comprendre l'évolution des cadres réglementaires, juridiques et éthiques et des normes de reporting financier dans le secteur public. Être capable d'extraire et d'évaluer des données financières, d'en tirer des conclusions pertinentes et de les présenter de manière pertinente et cohérente afin de faciliter la prise de décision et le suivi de la performance.
•    Comprendre les avantages du reporting intégré, notamment en ce qui concerne les ressources non financières telles que le capital humain, social et intellectuel, ainsi que la performance environnementale et de gouvernance.

VI. Keywords
Comptabilité
Finance
Gestion d'actifs

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination. 

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles. 

Probation

For all new UNDP fixed term appointments (FTA), including for staff members being transferred or seconded to UNDP under the Inter-Organization Agreement concerning Transfer, Secondment or Loan of Staff, on an appointment of more than one year, continuation of the appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.