Adjoint(e) de programme

À PROPOS D'IDLO

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Département des programmes joue un rôle central dans la gestion et la coordination de l’exécution des programmes et du développement des capacités. Il est responsable de la mise en œuvre du portefeuille de programmes mondial de l’IDLO pour les sites de terrain et hors terrain, conformément à la stratégie de l’organisation.

Dans ce contexte IDLO recrute le poste d’Adjoint(e) de programme. 

LE POSTE

Sous la supervision du Gestionnaire de programme de justice pénale, l'Adjoint(e) de programme travaille en étroite collaboration avec les Bureaux régionaux et nationaux de l'IDLO et les fonctions de soutien interne pour fournir une assistance administrative et procédurale aux équipes de programme afin de faciliter la mise en œuvre du programme.

Le/la titulaire sera responsable de ce qui suit : 

1. Fournir un soutien administratif à l'équipe du Programme et assurer l'intégrité du processus

• Appuyer la préparation de la mission, y compris la préparation des demandes de voyage, de visa, etc.
• Aider à l'intégration des nouveaux employés du Programme, y compris la vérification des antécédents
• S'assurer que les processus internes de l'IDLO sont suivis ; préparation et suivi des demandes de voyage et de paiement, des demandes en approvisionnement
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, y compris des appels à des donateurs et partenaires externes
• Organiser et tenir à jour un fichier principal des données et des documents relatifs au programme, des dossiers de programme, des publications techniques, des contrats, entre autres, à la disposition de la direction sur demande

2. Appuyer la coordination des travaux et la circulation de l'information entre les bureaux régionaux, les bureaux de pays et les services d'appui

• Aider à la traduction des documents relatifs au programme (si besoin)                                           

3. Soutenir la coordination du travail et la circulation de l'information entre les bureaux (siège ou sur terrain) et les services d’appui (p. ex. RH, Bureau du Conseiller général, Finances, Approvisionnement) en mettant l'accent sur les éléments suivants :

• Assister au traitement des contrats pour les contractants/consultants
• Mettre à jour les dossiers et informer le superviseur des mesures à prendre
• Collaborer avec les RH pour s'assurer que les aspects administratifs des nouvelles embauches sont traités
• Donner son soutien à l'élaboration des programmes, en assurant la coordination entre les équipes de programme et les services d’appui
• Coordonner la transmission des projets de rapport et des rapports narratifs entre les bureaux/unités 
• Initier le processus d'obtention de signatures et d'approbation des documents, de rédaction et de distribution des bordereaux d'acheminement
• Aider, dans le cadre institutionnel et des programmes, à l'organisation d'événements, de cours, de visites extérieures, de présentations, et coordonner ces activités avec les autres départements intéressés de l'IDLO

 4. Effectuer des recherches documentaires sur des sujets précis afin de contribuer à l'élaboration de nouvelles propositions.

• Rédiger des notes conceptuelles, des notes d'information, des rapports sommaires sur l'état d'avancement, ainsi que des rapports narratifs à l’usage des donateurs
• Contribuer aux publications de l'IDLO, au matériel de communication, au contenu du site web, etc.

PROFIL DU CANDIDAT IDÉAL

Formation et expérience professionnelle

• Diplôme en administration des affaires ou toute autre formation équivalente                                                                                                                          
• Au moins 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine de l'administration                                          
• Connaissances, aptitudes et compétences spécifiques
• Des compétences manifestes en administration                                                                                   
• §  Expérience dans la gestion administrative de projet                                                                              
• D'excellentes compétences organisationnelles et en communication                                                                       
• Un bon niveau de connaissances informatiques                                                                                     
• Une capacité à travailler dans un environnement multiculturel

Langues

• La maîtrise du français est requise                                                                                                              
• La connaissance de l'anglais constituera un atout

CONDITIONS GÉNÉRALES

Pour ce poste ouvert localement, l'IDLO proposera au/à la candidat(e) sélectionné(e) un contrat temporaire de 12 mois, avec une possibilité de prolungation qui sera foction des performances et de la disponibilité des fonds.

En outre, l'IDLO offrira au/à la candidat(e) une rémunération de base annuelle de Euro 15,540, des congés payés et des avantages sociaux, y compris une assurance médicale, conformément au Règlement du personnel de l'IDLO.

Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats ressortissants du lieu d'affectation ou ayant le statut de résident permanent ou toute autre autorisation légale leur permettant de travailler sur le lieu d'affectation. Un employé faisant l'objet d'un recrutement sur le plan local n'a pas droit aux indemnités ou avantages qui s'appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international.

Les candidatures seront examinées régulièrement ; un(e) candidat(e) qualifié(e) pourrait être recruté(e) avant la date limite de dépôt de candidature mentionnée sur cette publication. Afin d'utiliser au mieux les ressources, seuls les candidats présélectionnés seront contactés au cours du processus de sélection. 

Le/la candidat(e) sélectionné(e) sera appelé(e) à prendre ses fonctions dès que possible.

L’intégration des nouveaux arrivants s’effectuera à Bamako .

IDLO valorise la diversité dans tous les domaines de ses activités et encourage les candidatures féminines qualifiées à postuler

DÉCHARGE DE RESPONSABILITÉ

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature et le niveau généraux des tâches accomplies par le/la titulaire affecté(e) à ces fonctions. Il se peut que cette liste de toutes les tâches et responsabilités ne soit pas exhaustive. 

La Directrice générale de l'IDLO se réserve le droit de modifier et changer les responsabilités voire même d'annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l'Organisation, le cas échéant.