Adjoint(e) en approvisionnement

À PROPOS D'IDLO

L'IDLO permet aux gouvernements, responsabilise les citoyens et renforce les institutions pour réaliser la justice, la paix et le développement durable. Nous contribuons à la création de sociétés stables et inclusives dans lesquelles chaque personne peut vivre à l'abri de la peur et du désir, dans la dignité et dans le respect de la légalité.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Département de la gestion financière et des services d'appui assure la prestation efficace des services rendus en matière de finances, de rapports, d'approvisionnement et de technologies d'information et de communication, afin d’aider l'IDLO à mener à bien ses activités, contribuant ainsi à la capacité de l’organisation à remplir sa mission au plan stratégique. Cela englobe également l'optimisation des politiques et processus internes de l'IDLO et s'étend à sa planification organisationnelle, à l'établissement d'objectifs et aux mesures de rendements.

Dans ce contexte IDLO recrute le poste d' Adjoint(e) en approvisionnement.  

LE POSTE

L'Adjoint(e)en approvisionnement est sous la supervision du Manager régional des opérations et partiellement sous celle du Directeur international en matière d'approvisionnement au siège de l'IDLO. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes du programme pour identifier les besoins en approvisionnement de la région du Sahel et mettre en œuvre les mesures d'approvisionnement nécessaires conformément aux politiques et procédures de l'IDLO.  Il/elle aidera également la région à renforcer la capacité de l'équipe dédiée à l'approvisionnement et les équipes de programme à améliorer la gestion globale de l'approvisionnement, de l'identification des besoins à la livraison des biens et services.

Le/la titulaire sera responsable de ce qui suit : 

1. Mise en œuvre de la stratégie d'approvisionnement

• Superviser la mise en œuvre de la politique en matière d'approvisionnement de l'IDLO dans la région et fournir des conseils stratégiques et techniques aux parties prenantes pendant toutes les phases du cycle d'achat, y compris la planification, la définition de la stratégie d'achat, la gestion de la performance et des contrats des fournisseurs
• Comprendre les besoins de la région et veiller à ce que les activités d'approvisionnement répondent à ces besoins
• Maintenir un outil de suivi de bout en bout de toutes les demandes d'approvisionnement essentielles et de leur statut 
• Responsabiliser les collègues en veillant à ce que les exigences/spécifications soient conformes aux normes d'approvisionnement de l'IDLO
• Fournir des solutions innovantes pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise tout en garantissant la conformité et l'intégrité

 2.  Être le point de contact central de toutes les parties prenantes pour l'orientation, le soutien et la formation sur toutes les questions inhérentes à l'approvisionnement

• Fournir des conseils, de l'information et des directives aux collègues sur toutes les questions inhérentes à l'approvisionnement, y compris la passation de marchés avec les fournisseurs de biens et de services, les outils et les techniques d'approvisionnement
• Assurer la conformité grâce à une surveillance continue et à l’implication des parties prenantes 
• Fournir au directeur régional du Sahel, au directeur régional des opérations, au directeur régional des finances et à d'autres intervenants des commentaires et des suggestions pour les aider à élaborer des politiques et des procédures d'enregistrement des fournisseurs, à examiner les critères d'évaluation des fournisseurs existants et à proposer d'autres méthodes, le cas échéant
• Fournir des conseils aux bureaux de pays du Sahel sur les normes de l'industrie, y compris les acomptes, les annulations, les accords-cadres, les perspectives comparatives avec d'autres grandes organisations intergouvernementales (ONU, Banque mondiale, etc.)
• A la demande des bureaux de pays, organiser les processus d'achat conformément aux politiques en matière d'approvisionnement de l'IDLO  

3. Gestion des fournisseurs et des contrats

• Élaborer et tenir à jour une liste de fournisseurs et mettre au point un système pour consigner leur évaluation après la prestation du service
• Effectuer des enquêtes trimestrielles concernant les fournisseurs et communiquer les résultats, y compris des examens périodiques des accords de service, pour s'assurer que les niveaux de service sont mis à jour en fonction de l'évolution des exigences opérationnelles
• Poursuivre des négociations au nom de l'IDLO et assurer une évaluation transparente, juste et logique des soumissions afin d'assurer l'optimisation des ressources
• Gérer les contrats d'approvisionnement pour les bureaux de pays en maintenant un système de classement centralisé
• Tenir à jour une base de données ou des listes électroniques contenant tous les renseignements sur les fournisseurs et les vendeurs

4. Gestion des risques

• Déterminer, évaluer et gérer les risques liés à l'approvisionnement tout au long du cycle de vie de l'approvisionnement
• S'engager avec les intervenants à gérer les risques potentiels
• Gérer les recommandations d'audit et veiller à ce que les mesures convenues concernant l'approvisionnement soient prises en compte afin d'éviter que les demandes d'audit précédentes ne se reproduisent lors d'audits ultérieurs.  S'assurer que les constatations sont communiquées au directeur régional et au directeur régional des opérations

5.  Gestion des personnes

• Identifier, discuter et convenir d'objectifs de performance clairs avec les subordonnés directs et en assurer le suivi conformément au cycle de gestion des performances de l'IDLO. Identifier et résoudre de manière proactive toute sous-performance
• Mettre en œuvre un système d'encadrement de l'équipe

6. Autre

• S'acquitter de toute autre tâche connexe à la demande du superviseur.                                                 

PROFIL DU CANDIDAT IDÉAL

Formation et expérience professionnelle                                                                                     

• Diplôme universitaire en administration des affaires ou en administration publique. Une formation spécialisée en matière d'approvisionnement sera considérée comme un atout                                          
• Qualification professionnelle dans le domaine de l'approvisionnement                                                
• Au moins 5 à 7 ans d'expérience en approvisionnement, gestion et administration de marchés dans de grandes organisations publiques ou internationales                                                              
• Expérience avérée dans la gestion des processus et le renforcement des capacités en matière d'approvisionnement

Langues

•  La maîtrise du français et de l'anglais est requise          

Connaissances, aptitudes et compétences spécifiques

• Une bonne compréhension des principes et des pratiques d'approvisionnement                 
• De bonnes connaissances en droit des contrats et de l'expertise dans la gestion de questions contractuelles complexes                                    
• Des compétences démontrées en négociation et en gestion de contrats                                                                     
• Des compétences analytiques et une capacité à mener des recherches de manière indépendante, à cerner les enjeux, à trouver des options et à formuler des conclusions et des recommandations                                                                                                                                   
• D'excellentes compétences en communication écrite et verbale avec les différents échelons, tant au niveau interne qu'externe                       
• Une capacité à impliquer les parties prenantes par le biais de la collaboration, à mener et influencer les décisions opérationnelles                     
• Des compétences démontrées en gestion des personnes, y compris la gestion des performances des subordonnés directs                                
• Une capacité avérée pour le travail de façon proactive et indépendante, ainsi qu'en équipe
• Une capacité avérée pour l'analyse des risques potentiels, la promotion de la conscience du risque et pour amener les autres à assumer la responsabilité de leurs pratiques                                 
• Le partage des connaissances à l'échelle de l'organisation et l'établissement d'une culture de partage des connaissances et de l’apprentissag
• De solides compétences interpersonnelles et une capacité à travailler dans un environnement multiculturel                                             
• La volonté de se rendre périodiquement dans d'autres bureaux situés dans des zones à haut risque                                               
• Capacité avérée pour la promotion de l'éthique et l'intégrité 

TERMES ET CONDITIONS

Le candidat retenu recevra un contrat temporaire pour une période initiale de 12 mois, avec possibilité de prolongation, en fonction des performances satisfaisantes et de la disponibilité continue du financement.

En outre, l'IDLO offrira au/à la candidat(e) une rémunération de Euro 21,500 base annuelle, des congés payés et des avantages sociaux, y compris une assurance médicale, conformément au Règlement du personnel de l'IDLO.

Ce poste ouvert localement s’adresse aux candidats ressortissants du lieu d'affectation ou ayant le statut de résident permanent ou toute autre autorisation légale leur permettant de travailler sur le lieu d'affectation. Un employé faisant l'objet d'un recrutement sur le plan local n'a pas droit aux indemnités ou avantages qui s'appliquent exclusivement aux employés recrutés sur le plan international.

IDLO valorise la diversité dans tous les domaines de ses activités et encourage les candidatures féminines qualifiées à postuler

DÉCHARGE DE RESPONSABILITÉ

Les énoncés ci-dessus visent à décrire la nature et le niveau généraux des tâches accomplies par le/la titulaire affecté(e) à ces fonctions. Il se peut que cette liste de toutes les tâches et responsabilités ne soit pas exhaustive. 

La Directrice générale de l'IDLO se réserve le droit de modifier et changer les responsabilités voire même d'annuler le recrutement pour répondre aux besoins de l'Organisation, le cas échéant.