Associé au programme (Ouvert à tous les candidats)

II. Contexte organisationnel
Le programme pays du PNUD Haïti 2023-2027 met l’accent sur trois grands domaines de coopération qui se renforcent mutuellement : la gouvernance démocratique et l’état de droit ; l’inclusion sociale et le développement économique ; et la résilience (gestion des risques et catastrophes, et environnement). Ce programme est en conformité avec les priorités nationales telles qu’énoncées dans le Plan Stratégique de Développement d’Haïti 2012-2030 (PSDH), Plan-Cadre de Coopération des Nations Unies pour le Développement Durable 2023 – 2027 (Plan Cadre SNU) et le Plan stratégique du PNUD 2023-2027. Il vise à soutenir le Gouvernement haïtien dans sa démarche à long terme pour le développement durable, en mettant l’accent sur la nécessité de progresser rapidement vers la réalisation de l’Agenda 2030 et de ses 17 Objectifs de Développement Durable (ODD). Cela impose au PNUD une approche programmatique intégrée, axée sur les conseils stratégiques et la prise en main du programme par le pays. L’objectif du programme pays est donc de renforcer les capacités humaines et institutionnelles nécessaires à l’identification participative des besoins, la formulation de cadres juridiques, de politiques et de programmes de développement, et l’utilisation efficace des ressources publiques

III. . Résumé des principales fonctions
. Sous la supervision directe du Chef de l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique (ISDE) , l’Associé/e au Programme, a pour mission principale d’appuyer le bureau en matière de la coordination et de l’assurance d’une gestion rigoureuse, transparente axée sur les résultats du portefeuille. Il/elle participe activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers.

Il/elle contribue à l’identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays, particulièrement de l’Unité. Elle/Il apporte une assurance qualité dans la planification budgétaire, la mise en œuvre et le suivi et évaluation des activités du portefeuille et fournit des services d’appui conseil a la Cheffe de l’Unité ISDE. Elle/Il est responsable de la promotion d’un environnement de collaboration axé sur les clients et les résultats et conforme aux règles et procédures du PNUD (Programme and Operations Policies and Procedures – POPP) et du Cadre de Contrôle Interne du Bureau Pays.

L’Associé/e au Programme travaille en étroite collaboration avec les responsables de l’Unité du Programme, l’Unité d’Appui à la Direction (MSU) les unités des Opérations, de l’assistante au Programme ainsi que les Chefs de projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.

Résumé des fonctions-clés :

•    Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu`au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG…)
•    Fournit un soutien efficace à la gestion de l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE
•    Fournit un soutien administratif à l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE
•    Favorise la création de partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources
•    Assure la facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances dans le CO
 

1.) Assurer une gestion et une mise en œuvre efficaces des stratégies et des politiques du programme, et adapter les processus et les procédures.
Exemple de tâches:   

 •    Responsable de la conformité avec les règles, règlements et politiques des NU et du PNUD sur les activités financières de l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE ;
•    Responsable de la conformité avec le système financier d`enregistrement et de rapport et du suivi des recommandations des audits ;
•    Suivi de la mise en application du cadre de contrôle interne et le fonctionnement adéquat d`un système de gestion des ressources financières axe sur les clients et partenaires
•    Appui à la planification/allocation budgétaire pluri- annuelle des ressources de l’Unité du Programme (TRAC, TF, C/S) ; Analyse des écarts des plans de travail annuel et trimestriel des projets de développement et les recommandations de mesures rectificatives (révisions budgétaires) ;
•    Assurance du suivi rigoureux de la trésorerie des projets de
développement (ASL), identification des goulots d’étranglement et mise en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures ;
•    Appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances NIM et en lien avec les procédures HACT ;
•    Suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des projets du portefeuille à travers QUANTUM ;
•    Assurance de fiabilité des rapports de décaissements trimestriels consolidés (CDR) ;
•    Elaboration de rapports réguliers (DEX, QUANTUM, bailleurs,) a temps et en qualité sur la situation des ressources programmatiques de l’Unité du Programme ;
•    Alimentation du système de suivi des Dashboard et des exceptions, identification des solutions en collaboration avec le superviseur ;
•    Fourniture de conseils au Chef de l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE et au personnel de l’Unité sur les questions de rapportage ;
•    Assurance d’une exploitation efficace De QUANTUM (insertion systématique des données relatives aux projets) en appui à la gestion financière des projets de développement et de gestion ;
•    Application rigoureuse de la politique de recouvrement des coûts (GMS, DPC) ;
•    Transmission des directives administratives et financières d’usage aux agences d’exécution ;

•    Assurance de la clôture financière des projets de développement conformément aux procédures et dans les délais prescrits ;
•    Assurance de l’archivage des documents de l’Unité.
 

2.) Apporter un soutien efficace à la gestion de l’Unite ISDE
Exemple de tâches:   

 •    Soutenir la formulation de programmes et de projets, de plans de travail, le lancement d'un projet, l'entrée du projet dans le système ERP et la préparation des révisions budgétaires nécessaires,
•    Fournir des conseils quotidiens aux partenaires d'exécution e l’ISDE sur la mise en œuvre des projets et suivre l'utilisation des ressources financières. Contribuer à la gestion des solutions de technologie numérique dans la mise en œuvre du programme en vue d'assurer l'évolutivité et la durabilité conformément aux normes numériques du PNUD.
•    Contribuer à la gestion efficace des données dans la mise en œuvre du programme, tout au long du cycle de vie des données. Assurer le suivi des indicateurs de performance des programmes et des projets, des critères de réussite, des objectifs et des étapes, et préparer des rapports. Mettre en œuvre les mécanismes et les outils de gestion axée sur les résultats de l'entreprise.
•    Identifier les goulets d'étranglement liés au programme et proposer des solutions.
•        Préparer les documents pour les audits externes et internes des programmes et des projets et soutenir la mise en œuvre des recommandations d'audit.
•    Soutenir l'unité ISDE en gérant le système de dépenses internes et en procédant à un examen d'assurance qualité des rapports financiers et des paiements, ce qui implique un suivi avec d'autres unités et la prise de mesures correctives en temps utile..
•    Suivi du respect des exigences de mise en œuvre du programme selon les systèmes du PNUD (Quantum et système de planification corporatif).
 

3.)    Soutenir la mise en œuvre des stratégies de partenariat et de mobilisation des ressources de l’Unit ISDE.
Exemple de tâches:   

 •    Recueillir des informations sur les donateurs, préparer des profils de donateurs et tenir à jour la base de données des donateurs.
•    Suivre les ressources mobilisées et en rendre compte.
 

4.) Faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du bureau national.
Exemple de tâches:    

•    Organisation de formations pour le personnel de l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE.
•    Identification des leçons apprises et des meilleures pratiques issues de l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE.
•    Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
 

5.) Appui la création de partenariats stratégiques et la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources axée sur la réalisation des résultats suivants
Exemple de tâches:    
•    Assurance de la qualité des rapports aux bailleurs, en particulier les rapports financiers, pour l’Unité Inclusion Sociale et Développement Economique, ISDE.
•    Suivi et rapports sur les ressources mobilisées.

L’Assistant(e) au programme s'acquitte de tout autre tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l'Organisation.
Responsabilités en matière de supervision et de gestion : Superviser le personnel de soutien de l'unité de programme

V. Exigences

Education

•    Dipôme de l’enseignement secondaire, BacII requis
•    Un diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou dans un domaine connexe sera dûment pris en considération, mais ce n'est pas une obligation.

Expérience, connaissances et compétences
•    Un minimum de 7ans (avec un diplôme d’études secondaires) ou de 4 ans (avec un diplome universitaire) d’expérience pertinente et progressive responsable en administration ou dans la gestion de programmes au niveau national ou international.
•    Bonne connaissance de l’informatique (MS Word, Excel, etc.) ; connaissance avancée des tableurs et bases de données ; expérience dans l’utilisation de sites WEB basés sur les systèmes de gestion. La maîtrise des outils de gestion des projets utilisés par le PNUD serait un avantage.

Exigences linguistiques
•    Connaissance parfaite du français et du créole exigée. 

Bonne connaissance de l’anglais (écrit et parlé), un atout

Compétences

Obtenir des résultats: NIVEAU 2 : Déployer des solutions à plus grande échelle et simplifier les processus, trouver le juste équilibre entre rapidité et précision dans l'exécution du travail

Penser de manière innovante: NIVEAU 2 : Proposer de nouvelles idées/être ouvert à de nouvelles approches, faire preuve d'une réflexion systémique/intégrée

Apprendre en permanence: NIVEAU 2 : Sortir de sa zone de confort, apprendre des autres et soutenir leur apprentissage

S'adapter avec agilité: NIVEAU 2 : Adapter les processus/approches à de nouvelles situations,

impliquer les autres dans le processus de changement

Agir avec détermination: NIVEAU 2 : Être capable de persévérer et de gérer simultanément plusieurs sources de pression

S'engager et établir des partenariats: NIVEAU 2 : Être un facilitateur/intégrateur, rassembler les personnes, créer/entretenir des coalitions/partenariats

Favoriser la diversité et l'inclusion: NIVEAU 2 : Faciliter les conversations pour surmonter les différences, en tenir compte dans la prise de décision

Gestion du personnel
 

Compétences transversales

Gestion des affaires (Business Management) - Satisfaction des partenaires / Gestion des partenaires: Capacité à réagir de manière opportune et appropriée, avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes ainsi que des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre.
Contribuer à l’élaboration de la stratégie de service à mettre à disposition des partenaires de l’Unité et du bureau du PNUD.
Rechercher des moyens d’apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des partenaires et des collaborateurs.
Être capable d’anticiper les besoins et les préoccupations futurs dans le cadre de la collaboration avec les partenaires de l’Unité.

Business Management - Gestion de projet: Capacité à planifier, organiser, hiérarchiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d’atteindre des objectifs spécifiques des projets et de l’Unité ISDE.

Business Management - Gestion des risques: Capacité à identifier et à organiser des actions visant à atténuer les risques et à les gérer de manière proactive.

Business Development - Génération de connaissances: Capacité à rechercher et à transformer des informations en connaissances utiles, adaptées au contexte ou répondant à un besoin exprimé.

Procurement - Gestion des contrats: Connaissance des concepts, principes et méthodes de gestion des contrats et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.

Finance - Gestion du budget: Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, à établir et à gérer les budgets des équipes.

VI. Mots-clés
Développement de programmes Gestion axée sur les résultats Rapports financiers et suivi
Mobilisation des ressources

Égalité des chances

En tant qu'employeur offrant l'égalité des chances, le PNUD valorise la diversité comme une expression de la multiplicité des nations et des cultures dans lesquelles nous opérons. À ce titre, nous encourageons les candidats qualifiés de tous horizons à postuler aux postes au sein de l'organisation. Nos décisions en matière d'emploi sont basées sur le mérite et l'adéquation au poste, sans aucune discrimination.

Le PNUD s'engage également à créer un environnement de travail inclusif où tout le personnel est encouragé à contribuer à notre mission, est valorisé, peut s'épanouir et bénéficier d'opportunités de carrière ouvertes à tous.

Harcèlement sexuel, exploitation et abus d'autorité

Le PNUD ne tolère pas le harcèlement, le harcèlement sexuel, l'exploitation, la discrimination ni l'abus d'autorité. Tous les candidats sélectionnés subissent donc les vérifications appropriées et sont tenus de respecter les normes et principes correspondants.

Droit de sélectionner plusieurs candidats

Le PNUD se réserve le droit de sélectionner un ou plusieurs candidats à partir de cette annonce de poste. Nous pouvons également conserver les candidatures reçues et considérer les candidats postulants à ce poste pour d'autres postes similaires au sein du PNUD, au même niveau de grade et avec une description de poste, une expérience et des exigences éducatives similaires.

Alerte aux arnaques

Le PNUD ne facture aucun frais à quelque étape que ce soit de son processus de recrutement. Pour plus d'informations, veuillez consulter : www.undp.org/scam-alert .

Même description de poste pour les candidats internes et externes