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Finance Assistant

Port-au-Prince (Haiti)

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Port-au-Prince (Haiti)
  • Grade: GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position - Administrative support
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Banking and Finance
    • Administrative support
  • Closing Date: 2020-11-08

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Background

Sous la supervision directe de l’Associé(e) Principal(e) aux Finances, l’Assistant(e) aux Finances fournit des services financiers en s`assurant de la qualité, de l`exactitude et de la consistance du travail effectué. L`Assistant(e) aux Finances promeut une approche basée sur le client tout en respectant les règles et procédures financières du PNUD.

L'Assistant(e) Financier(e) travaille en étroite collaboration avec l’équipe des opérations, du programme et des projets du bureau, le siège du PNUD et d’autres agences des NU dans le but d’échanger des informations pertinentes sur les opérations financières du bureau, d`assurer une exécution correcte des services et résoudre certaines questions financières complexes.

 

Duties and Responsibilities

Résumé des fonctions clées:

  • Mise en œuvre des stratégies opérationnelles
  • Fonctionnement du système de recouvrement de coûts
  • Bonne gestion de la trésorerie
  • Appui administratif et financier
  • Renforcement de l’apprentissage et partage des connaissances 

Appui pour la gestion et la mise en œuvre des stratégies opérationnelles en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:

  • Conformité de tous les processus et systèmes d`enregistrement et de rapportage financiers avec les règles, règlements, politiques et stratégies du PNUD et des NU
  • Contribution dans la mise en place d`un cadre de contrôle interne efficace,

Appui au fonctionnement du système de recouvrement des coûts en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants:

  • Contribution a la mise en place et a l`application effective d’un système de recouvrement des coûts dans ATLAS pour les services rendus par le PNUD
  • Facturation des services UPL et non UPL rendus aux projets et agences dans le cadre de sa responsabilité
  • Préparation des informations sur les montants a recouvrer pour les services rendus par le PNUD et préparation d`un tableau sur les montants recouvrés
  • Recouvrement mensuel des consommations réelles de carburant.

Fonctionnement d`un système de gestion de la trésorerie axée sur les résultats ci-après :

  • Remplacement de l`Associe(e) aux Finances (ICS6) pour la vérification régulière de l`état des fonds sur les comptes locaux en vue de s`assurer qu`il y ait suffisamment de fonds pour couvrir les dépenses. Identification a temps et enregistrement des entrées de fonds
  • Remplacement de l`Associe(e) aux Finances (ICS6) pour la vérification quotidienne que la balance est nulle sur les relevés des comptes dans ATLAS afin de surveiller le niveau des avances ; identification et enregistrement des contributions
  • Gestion de la petite caisse du bureau conformément aux règles et procédures en la matière
  • Vérification des pièces avant le déblocage les fonds
  • Réception et versement des recettes de trésorerie sur le compte du PNUD et établissement des reçus manuels.
  • Gestion du coffre contenant les chèques signés
  • Information des bénéficiaires sur la disponibilité des chèques et remise des chèques aux bénéficiaires.
  • Participation aux travaux de réconciliation bancaire

Appui administratif et financier au programme, aux projets et aux agences des NU en mettant l’accent sur l’atteinte des  résultats suivants:

  • Vérification systématique des pièces justificatives pour les paiements
  • Saisie des vouchers dans ATLAS
  • Transmission et suivi des vouchers pour approbation
  • Envoi des chèques en signature
  • Traitement des transactions, veiller à ce qu’elles soient correctement inscrites dans Atlas, conformément au système de contrôle des dépenses internes.
  • Corrections en temps opportun des données erronées inscrites dans Atlas.
  • Compilation des données lors des vérifications interne/externe.
  • Fourniture de  données pour  la rédaction de rapports.
  • Suivi du Dashboard sur les chèques non présentés a l’encaissement
  • Préparation des rapports des paiements reçus et traités
  • Participation  aux travaux de clôture des comptes
  • Maintien d’un système de classement et d’archivage  des documents et des rapports financiers
  • Mise à la disposition des documents sollicités.
  • Gestion des absences du personnel de l’unité des finances, en qualité de leave monitor ;

Facilitation de l’apprentissage et du partage des connaissances visant les résultats suivants :

  • Participation dans les formations pour le personnel des opérations et des projets
  • Contribution aux réseaux de connaissances et aux communautés des pratiques

 

Competencies

Compétences fonctionnelles

Construction de partenariats

Niveau 1.1 : Maintien des informations et des bases de données

  • Assure le tracking et prépare les rapports sur les ressources mobilisées

Promotion de l'apprentissage organisationnel et du partage des connaissances

Niveau 1.1: Recherche fondamentale et analyse

  • Identifie et communique les opportunités de promouvoir le partage des connaissances et l'apprentissage

Promotion des changements et du développement organisationnels

Niveau 1.2: Présentation des informations sur les meilleures pratiques dans les changements organisationnels

  • Est Apte à identifier les problèmes et à proposer des solutions

Compétences professionnelles/Expertises techniques

Niveau 1.1: Connaissance fondamentale du processus, des méthodes et des procédures

  • Comprend les processus et méthodes de travail par rapport au poste
  • Possède les connaissances de base sur les politiques et procédures de l`organisation en rapport avec la gestion des ressources financières et les applique de façon constante dans le travail
  • S’attache à mettre à jour les connaissances professionnelles grâce à l’auto apprentissage et autres moyens d’apprentissage
  • Démontre une bonne connaissance de la technologie d’information et l’applique dans son travail quotidien
  • Est Apte à effectuer un travail de nature confidentielle et traiter un grand volume de travail
  • Possède une bonne connaissance des règlements relatifs aux Finances  et du Guide de Gestion des Résultats, de la Comptabilité.
  • Maîtrise de l’outil informatique en général et d’Atlas en particulier
  • Est apte à travailler en équipe : aptitude à interagir, à établir et à maintenir de façon effective aussi bien avec les collègues, le supérieur hiérarchique qu’avec des personnes ayant des cultures différentes, de bonnes relations de travail, dans le respect de la diversité.

Conception et mise en œuvre des systèmes de gestion

Niveau 1.1: Collecte des données et mise en œuvre de systèmes de gestion

  • Exploite les informations / bases de données / autres systèmes de gestion
  • Top of Form
  • Fait des recommandations relatives à des procédures de travail et à la mise en œuvre de systèmes de gestion

Orientation vers le Client

Niveau 1.1: Entretien de bonnes relations avec les clients

  • Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais
  • Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun
  • Répond rapidement aux besoins des clients  

Promotion de la redevabilite et de la gestion basée sur les résultats

Niveau 1.1 : Collecte et diffusion des informations

  • Met en place et entretient les bases de données
  • Assure la préparation a temps des informations pour l`élaboration des différents rapports financiers.

Compétences générales

  • Démontre /préserve des valeurs d’éthique et d’intégrité
  • Démontre une connaissance des entreprises et un bon jugement
  • L’auto développement, la prise d’initiative
  • Esprit d’équipe et facilite le travail d’équipe
  • Facilite et encourage une communication ouverte dans l’équipe, communique efficacement
  • Gère les conflits
  • Apprentissage et partage des connaissances et encourage l’apprentissage des autres
  • Informe et rend transparent les prises de décision

 

Required Skills and Experience

Etudes:

  • Diplôme d’études secondaires en comptabilité ou finances. Diplôme universitaire en finances, en administration publique ou domaines similaires souhaitable mais non exige.
  • Détenir un titre d`un institut international reconnu dans la spécialisation en finances constitue un net avantage

Expérience:

  • Cinq (5) ans d’expérience dans le domaine des finances et une très bonne connaissance du logiciel du système de comptabilité propre au PNUD(ATLAS) et une bonne maîtrise des logiciels Excel et Microsoft Word.
  • Connaissances des normes standards IPSAS requises.

Langues requises:

  • Maîtrise du français et une connaissance moyenne de l’anglais.

Disclaimer

Important applicant information

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