Finance Assistant

International Rescue Committee est un des acteurs majeurs en matière d’aide humanitaire et de développement post conflit en République Démocratique du Congo. IRC a commencé à travailler en République Démocratique du Congo en 1996 en vue de répondre aux besoins humanitaires des populations affectées par les conflits armés à l’Est du pays. Actuellement, IRC travaille dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et reconstruction communautaire, de la protection et autonomisation des femmes, des réponses aux urgences, de protection de l’enfance et de l’éducation.

L’IRC va, avec l’appui de l’USAID exécuter en consortium avec FHI360 un projet ‘’CYERA’’ dans la province du Nord Kivu, Sud Kivu et l’Ituri. Ce projet a une durée de quatre (4) ans et 8 mois et visant à offrir des services éducatifs aux enfants et aux jeunes, à soutenir la capacité des parents à financer l’éducation de leurs enfants ; etc.

Responsabilités

Le Finance Assistant appuie le bureau de Bunia dans les opérations de jour le jour relatives aux finances d'IRC Bunia. Il s’occupe de circulation de fonds par les entrées et sorties effectuées par le moyen de payements bancaires et la validation au BVA pour assurer un rapport financier efficace et efficient qui facilite le processus décisionnel opportun. Il assure l'information financière de qualité et exactitude au temps opportun pour réduire au minimum le risque et les conséquences de produire des rapports financiers avec erreur. Il produit des rapports financiers corrects facilitant l’établissement de BVAs avec minimum de corrections.

Ce qui suit sont des responsabilités principales :

• Procéder à l’enregistrement (cocher) dans le BVA online de toutes les demandes de paiement présentées aux finances pour paiement et cliquer systématiquement PAID tous les paiements en ligne ;
• Compléter les chèques et OV pour tous les paiements dûment approuvés par la hiérarchie (personnes habilitées à approuver) ;
• Tenir à jour le registre de banque et le registre de caisse en Excel et les soumettre à l’Officier /Manager des Finances d’une manière journalière ;
• Faire le suivi des documents des paiements du projet CYERA ;
• Tenir le journal des liquidations des avances et les soumettre au Finance Officer/Manager d’une manière hebdomadaire ;
• Procéder à la validation des journaux de caisse, banque et liquidation dans Sun system avant leur postage par le superviseur ;
• Tenir à jour le registre de chèques reçus de la banque et le registre de chèques remis aux bénéficiaires ;
• Effectuer les entrées et les sorties des espèces à la caisse conformément aux politiques d'IRC et aux procédures établies ;
• Procéder à une vérification préalable de l’exactitude des demandes de paiement avant de procéder aux paiements (vérification des signatures, vérification de la conformité avec le matrix des approbations, vérification des documents de support et vérification de toute autre exigence en matière de paiement d’après les règles de l’IRC) ;
• Effectuer des retraits et dépôts à la banque et s’assurer que le livre de banque et de caisse sont tenu à jour et partagés (journellement) avec l’Officier/Manager des Finances ;
• Apposer la mention/cachet « PAYE » sur toutes les demandes de paiement ainsi que leurs supports juste après le paiement ;
• Procéder à un comptage des espèces en caisse et comparer le solde en espèces avec celui du livre de caisse chaque jour, avec le superviseur. Tenir le classement du document de comptage de caisse/cash count ;
• Fournir les informations à l’Officier/Manager des Finances lors de la réconciliation bancaire ;
• Gérer le classement et l’archivage des documents financiers tel qu’exigé par la politique de l’IRC. Les documents financiers doivent être classés logiquement et gardés dans un endroit sûr et ne seront accessible qu’aux personnes autorisées ;
• Durant les travaux d’audit, rechercher les documents de paiement demandés par les auditeurs ;
• Participer à l’inventaire général des biens de l’IRC ;
• Travailler avec l’Officier/Manager des Finances sur le rapport de déclaration des sommes versées aux tiers ainsi que celui des taxes pour staff et temporaires ;
• Assister le superviseur à la réconciliation des comptes du bilan mensuel (balance sheet reconciliation) et faire le suivi sur la liquidation des avances ;
• Assumer toute autre fonction lui assignée par le superviseur et la hiérarchie.